农业科技档案管理信息化途径探析

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【摘要】本文从信息化建设的角度就农业科技档案信息化建设的现实意义进行分析，阐述现阶段农业科技档案信息化建设中存在的问题，并提出建议，旨在进一步发挥农业科技档案的作用。

【关键词】信息化；科技档案；农业；对策；现实意义

伴随着科技水平以及社会经济的快速发展，档案信息化建设成为档案事业的发展趋势。在这种背景下，如何做好科技档案信息化建设工作，缩短科技档案管理的流程，提升管理效能，是当前科技档案管理人员需要思考的课题。为此，必须要用新思维解决新问题，不断推动科技档案管理方式创新，夯实科技档案管理基础。

一、农业科技档案信息化建设的现实意义

（一）有利于提升农业科技档案管理实效，适应时展趋势。人类进入信息化社会后，信息技术对各行各业的影响不断加深，农业科技档案信息化已经成为时展趋势。推动农业科技档案信息化建设，能够更好地采集信息资源，提升归档效率。传统纸质档案保管周期较短、成本较高，且容易受环境的影响。与此相比，推动农业科技档案信息化建设，对科技档案进行数字化处理，能够延长档案保管期限，打破档案开发利用的时间壁垒和空间壁垒，最大限度保证科技档案资源的完整性、真实性、原始性。

（二）有利于提升农业科研效率，实现农业科研目标。农业科技档案是农业科研活动中产生的信息载体，具有重要的社会价值、文化价值、经济价值、科研价值。对农业科技档案进行信息化处理，简化档案收集、整理各个流程，打造一体化的档案管理模式，能够更好地对农业科技档案进行查询，为农业科研主体提供信息参考。除此之外，推动农业科技档案信息化管理，可以改变现有的档案管理、利用格局，及时满足多个主体的查档需求，提升农业科研工作的效率和质量，进而更好地实现农业科研目标。

（三）有利于推动科技创新，加快科技成果转化。农业科技档案记载了农业科研活动的全过程，反映了农业科研活动的规律，具有十分关键的参考、指导和借鉴作用。一方面，加快农业科技档案信息化管理，搭建相应的档案服务平台，可以为科研主体开展科研工作提供参考，帮助其更好地了解某一科研项目，实现科技创新的目标；另一方面，农业科技档案为科研决策提供了重要依据，能够提升决策的科学性。做好农业科技档案信息化管理工作，能够实现信息资源的系统利用与开发，更好地认识科研规律，加快科技成果转化。

二、农业科技档案信息化建设中常见的问题

（一）农业科技档案数字化转化率不高。当下，部分单位没有及时对纸质农业科技档案进行数字化转化，阻碍了农业科技档案的数字化进程。一是档案管理人员数量不足，缺乏专人负责农业科技档案数字化工作。随着农业科技档案数量不断增加，部分单位现有的人力资源难以满足农业科技档案管理需求。二是硬件设施与软件设施不完善，农业科技档案数字化转化效率低下。典型表现在高拍仪、大型扫描仪、微缩相机、高存储硬盘缺失，信息化建设举步维艰。同时，部分单位档案管理系统的功能单一，仅能简单存储，无法对格式进行转化，不利于农业科技档案一站式处理。

（二）农业科技档案数据库建设缓慢。为了更好地提升农业科技档案检索、利用效率，必须建设农业科技档案数据库。然而，实践中许多单位对数据库建设工作缺乏足够重视，农业科技档案对农业科研工作的支撑作用不明显。一是没有对农业科技档案的类别进行细分，尚未根据类别来建立数据库，不利于农业科技档案精细化管理目标的实现；二是尚未将人工智能技术、智能算法技术应用到农业科技档案管理领域，无法对档案首页的关键字节进行精准识别，不利于自动化录入工作，导致数据库建设缓慢；三是尚未将大数据技术应用到农业科技档案管理工作中，不仅无法设置精度检索条件，而且无法自动识别图片中的文字信息，影响数据库的开发与利用；四是农业科技档案数据库与单位OA办公系统、农业科研系统的关联度不高，大量档案资源无法同步。

（三）农业科技档案安全存在隐患。信息技术是一把双刃剑，虽然能够很好地提升农业科技档案管理效能，但也留下了许多安全隐患。主要表现在：一是农业科技档案管理系统容易遭受非法程序、非法病毒的入侵，面临被篡改、窃取、非法加密的风险。一旦发生相应的安全问题，势必会损害单位的利益，侵害单位的科研秘密；二是部分单位缺乏创新意识，仍然习惯于使用防火墙、病毒扫描、病毒查杀等技术对农业科技档案进行安全管理，未全面提升安全效能；三是部分单位农业科技档案的访问权限不明，尚未建立农业科技档案查阅、调阅台账，存在安全管理漏洞。

（四）农业科技档案管理人员的综合素质有待提升。当前，部分单位档案管理人才建设不容乐观，难以适应新形势下农业科技档案管理工作。一是尚未制定科学合理的档案管理培训方案，档案管理培训内容单一，难以突出重点。部分单位尚未结合档案信息化建设的要求对培训内容进行设计，档案管理人员缺乏相应的知识和技能；二是单位与外部档案馆、图书馆等专业部门的沟通不足，档案培训工作过于封闭，不利于建设复合型人才队伍。

三、农业科技档案信息化建设的对策

（一）夯实基础，加快农业科技档案数字化转化进程。信息化时代，农业科技档案信息化管理的重要性愈发凸显。在这种环境下，不能仅对电子类文件进行管理，也要注重对纸质文件进行转化，确保档案利用的整体性、系统性。为此，一是要结合本单位农业科技档案管理需求以及档案数量，引进具有档案管理学、图书管理学知识的专业人才，安排专人负责农业科技档案信息化管理工作，实现分工精细化的目标。二是要购置或者更新相应的软硬件设施。一方面，要借助微缩相机、具有ORC技术的扫描仪、高拍仪对农业科技档案进行数字化转化，并将其录入硬盘中；另一方面，要选择功能较多的档案管理软件，为后续的开发利用工作奠定基础。

（二）精准定位，快速推进农业科技档案数据库建设。从资源利用效益最大化以及档案开发利用的角度来看，单位必须将农业科技档案数据库建设工作作为一项基础性、全局性、长期性的工作来抓。一是要对农业科技档案进行细分，以年度、内容为条件，设置相应的分类标准，打造多个档案数据库；二是要将人工智能技术、智能算法技术应用到农业科技档案管理领域，建立自动化处理模型，实现电子文件自动录入、归档与更新，精简档案管理流程，减少档案管理人员的工作压力；三是要将大数据技术融入农业科技档案管理工作中，结合档案需求来设置精度检索条件，满足不同主体多元化的档案检索需求；四是要将档案数据库与单位OA办公系统、农业科研系统关联起来，打破系统与系统之间的数据传输壁垒，满足农业科技档案一站式利用的要求，节约档案管理成本。

（三）坚持原则，做好农业科技档案安全管理。农业科技档案事关单位科研秘密、知识产权，具有极高的价值。对农业科技档案进行信息化处理，不能一味强调对信息技术的利用，更要坚持安全管理原则，防范安全风险。为此，一是要严格执行内外网管理机制，通过内网对科技档案进行管理，有效防止外部的越权访问、非授权访问、恶意入侵、恶意篡改等风险；二是要强化信息技术的利用，探索通过区块链技术、云加密技术、文档加密技术、数字水印技术对科技档案进行加密。同时，要通过云储存技术对科技档案进行高效备份，防止科技档案丢失；三是要完善科技档案安全管理制度，明确单位内部以及外部的查阅权限、查阅内容、查阅流程，建立相应的台账，为事后追责以及事后调查提供依据。同时，也要不断提升档案管理人员的安全责任意识，及时发现风险和管控风险，构建完善的安全管理体系。

（四）把握重点，强化档案管理人才培训。农业科技档案信息化管理离不开高素质的人才队伍。必须以档案标准化管理为目标，以档案信息资源建设为核心，培育高素质的档案管理人才队伍。一是要着眼于信息化建设的基本要求，重点开展以信息技术利用为核心的档案管理培训工作，制定档案管理人才培训方案，整体推进、突出重点。同时，要侧重于从实践操作的角度对档案管理人员进行培训，全面提升档案管理人员的实践能力，避免培训工作理论化和形式化；二是要深化与档案馆、图书馆等专业部门的合作，为档案管理人员提供交流学习平台，借鉴档案信息化建设中的新经验，全面提升人才建设质量。

四、结语

新时期，要进一步做好农业科技档案管理工作，优化管理内容、管理方式，构建档案信息化建设平台，提升档案管理质量、节省档案管理时间的同时，实现资源利用效益最大化。一是要夯实基础，加快农业科技档案数字化转化进程；二是要精准定位，快速推进农业科技档案数据库建设；三是要坚持原则，做好农业科技档案安全管理；四是要把握重点，强化档案管理人才培训。相信在农业科技档案管理人员的努力下，农业科技档案管理工作会朝着信息化、智能化、科学化的方向发展。

【参考文献】

[1]吕桂菊.农业科技档案信息化建设面临的问题及化解之策[J].黑龙江档案,2019(04):60.

[2]王岩.农业科技档案信息化建设探究[J].农家参谋,2019(01):86.

[3]陈莉.如何做好农业科研院所科技档案管理工作[J].北京农业,2013(27):244-245.

作者:胡忠全 单位:福建省南平市农业科学研究所