用友财务软件完善
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[摘要]针对用友ERP－U8.50软件的缺陷，本文从购销存模块、数据安全、模块接口及操作界面等四方面进行了具体的分析，并在此基础上提出了相应的解决方案。
[关键词]用友软件功能缺陷解决方案
来自权威研究机构赛迪顾问(CCID)刚刚的最新调查数据显示：中国最大的ERP（企业管理软件）供应商用友软件在2005年保持高速增长，以近四分之一的市场份额在中国ERP市场中继续保持第一并全面超越国际竞争对手，比挤入中国前10大的两家国外ERP供应商收入的总和还要高出3.4个百分点。这证明用友软件已经彻底改写中国ERP市场格局，用友ERP-U8、用友ERP-NC已经成为中国企业应用的主流ERP软件，用友软件为代表的中国本土ERP厂商已经崛起并成为市场主角。积极拓展市场的用友软件，2005年已经将ERP产品销售到日本、泰国等亚洲国家。
用友软件书写了中国软件企业在全面、激烈的国际竞争中的辉煌。从2002年开始，用友软件已经连续4年成为中国ERP市场第一，打破了国际厂商在中国ERP市场的垄断。而在之前国外厂商占有优势的高端ERP市场，因为用友ERP-NC的迅速成熟，已经有600多家大型企业选择并成为用友软件客户，用友ERP-NC已经成为中国高端ERP市场的第一品牌。
用友软件是目前国内应用得最为广泛的财务及企业管理软件，其国内用户总量已达10万家以上，国内市场占有率超过40%，行业覆盖率达100%，许多指标都高居国内同行业之首。但用户在使用用友软件过程中会产生不少问题和困惑，其原因一方面是由于大多数用户不熟悉软件某些功能的原理和细节，另一方面则是软件自身存在的一些缺陷和不足(包括其较早推出的集成账务处理系统6.0和7.0等版本，以及近年推出的针对中小型企业的最新企业管理软件U8。本文将对用友软件使用过程中遇到的一些普遍性问题中属于软件本身的缺陷问题提出解决方法。
一、U8软件购销存模块使用中存在的问题及其解决方法
U8是用友近年推出的针对中小型企业的最新企业管理软件，主要包括基础设置、财务系统、购销存、决策支持、行业一集团管理等五个模块。在使用中我们发现其购销存模块中存在较多尚待改进之处:
1.在销售时如何处理单价及收入均为0的赠品业务
许多企业为了促销或其他目的，在销售产品或进行广告宣传时经常会向客户提供一些赠品，这些赠在发送后需要修改库存和结转成本，故需要填制发货单和出库单，但单据中的单价应该为0,其销售收入也为0，即不记收人。但在U8购销存的销售和库存系统中不允许输人单价为0的发票、发货单及出库单等单据，这样这类赠品业务在系统中就无法处理，这是该系统未考虑周全的一个问题。在目前情况下，可以采用如下方法来处理这类业务:在填制发货单、出库单及发票时，将赠品的单价输人为0.00001元，对于单价小于0.01元的商品，开发票后系统不会生成相应的记账凭证，从而不会产生收人和应收账款，但不影响其生成相应的发货单和出库单。
2.销售订单在开发票或发货单后不会自动关闭所产生的问题
在购销存的销售系统中，提供了两种销售处理模式：一种是先发货后开销售发票(指根据销售订单或其他销售合同，向客户开出发货单，发货后根据发货单开发票并结算)；第二种处理模式是开发票后直接发货(指根据销售订单或其他销售合同，向客户开发票，客户根据发票到仓库提货，审核后的销售发票由系统白动生成相应的发货单、出库单及应收账款凭证)。在第二种模式下，在根据销售订单开发票时，需要打开该订单，但开票后该订单不会自动关闭，而必须由人工进行关闭操作。如果操作员没有及时或忘记关闭已开票的订单，则以后就可能发生按该订单重复开票的问题。由于增值税发票的冲销处理在会计上要求很严格，会造成不必要的麻烦。同样在第一种模式下，也会造成重复开发货单的问题。如果系统在开出发票或发货单后能将订单自动关闭，就可避免上述问题。
3.单据的删除功能
在购销存模块中提供了对出、入库单及发票的删除功能，这虽然方便了用户对错误出、人库单及发票的处理，但同时也会出现一些问题：错误的出、入库单及发票被删除后不留任何痕迹，且如果被删除的出、人库单及发票不是最后的单据，还将造成单据号不连续的问题，这对整个系统的职责和内部控制非常不利。因此建议操作人员不要使用出、人库单及发票的删除功能，对错误的出、人库单应做反向的单据冲销处理，对错误的发票则可使用发票的作废功能。
4.关于存货编码及其查找的问题
在购销存的采购系统中填制采购订单时，对材料物资的查找只能按编码进行，不能按存货名称查找，这样就需要操作员记住存货代码。通常企业的存货都非常繁杂，要记住所有代码是极其困难的，因此在实际操作中很不方便。在目前情况下要解决这一问题，可以在设置存货代码时，考虑把存货名称的拼音首字符插入各存货代码之前，以达到增加助记性、便于查找的目的。
5.库存系统使用中存在的主要问题
(1)存货的库存短缺报表没有提供按仓库进行统计的功能，只能按所有的仓库进行统计，这对企业生产或采购部门编制生产或采购计划可能问题不大，但对各仓库的存货管理就很不方便。企业的存货大部分是按仓库进行管理的，显然每个仓库的管理人员需要随时掌握其存货库存短缺的情况。
(2)无法以产品为条件在一张表上查询某一产品在多个仓库中的总库存情况，只能按仓库分别查找，这在实际使用中非常不便。在实务中，许多企业的一种产品往往会存放于多个不同仓库中，销售部门需要随时了解各种产品的总库存数据。在查询那些存放于多个仓库中的产品库存时，就必须按各个仓库分别查询，然后手工进行汇总，显然非常麻烦其实在软件中很容易实现按产品查询总库存数据这一功能。
6.关于业务员的输入问题
在采购和销售系统中填制采购及销售订单时，系统允许不输人业务员。可能有些企业并不要求按业务员进行订单汇总，但多数企业有这方面的严格要求，软件不强制输人业务员，业务员就很容易被忽略输人，这对日后的汇总管理将造成很大不便，也不便于经济责任制的落实。故建议用户在操作中应注意输人业务员，软件也应有强制输人业务员的要求。
二、安全漏洞及补救措施
目前，大多数的财务软件开发商都把注意力集中在如何扩充及完善软件功能、如何适应不断变化发展的财务制度等问题上，很少去关注软件用户的财务数据的保密问题。他们对财务软件所做的加密处理，实际上是对软件本身进行加密，其目的是防止盗版；而对于用户的“数据安全控制”问题，大多数的软件商都未予以足够的重视，有些软件甚至未设置任何保护措施。
1.危害
电算化系统的内部工作人员为了达到窃取或泄露商业秘密、非法转移资金、掩盖各种舞弊行为等非法目的，会千方百计寻找各种各样的方法来实现。随着工作人员的计算机知识不断积累和各种应用软件的使用，注册表的神秘面纱已被揭去，找到注册表中Admin的密码已经不是件很难的事情了。这样Admin和操作人员的密码形同虚设，会计数据根本就没有什么安全可言。系统管理员主要负责整个系统的安全和维护工作，工作主要包括设置操作人员、引入和输出会计账套等。得到了Admin的密码，也就意味着控制了整个系统，就可以随心所欲地进行各种操作了。
用一个账套可以设置多个账套主管的漏洞，新增一操作人员，并设权限为账套主管，随时利用账套主管的权限进行非法操作；直接找到原账套主管的密码，以账套主管的身份进行非法操作；找到某操作人员的密码，进行非法操作以陷害某人；窃取商业秘密、非法篡改、删除数据等等非法活动。操作完后，再利用Admin的身份清除上机日志，不留下任何操作痕迹。由此可见，用友软件的数据保密措施是不完善的。
