编务工作在科技期刊中重要性浅析

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[摘要]结合《浙江建筑》工作实际，阐述了编务工作在科技期刊中的重要性。以编务工作的作用为切入点，就编务工作的基本职责进行论述，从而使大家认识到编务工作的重要性。

[关键词]科技期刊；编务工作；重要性；基本职责

编务，顾名思义，就是为编撰成书服务的一切事务性工作[1]。笔者就是从编务工作开始做起，通过编务工作实践，一步一步熟悉编辑部工作流程，因此对编务工作的重要性深有体会。以下结合笔者的工作实际谈谈编务工作在科技期刊中的重要性。

一、编务工作的作用

编务工作在大家看来是一项琐碎而专业技术性不强的工作，好像人人都会，编务工作人员往往得不到领导的重视。但是，编务对于一个杂志社来说，又是一个不可或缺的岗位，将直接影响到整个编辑部的工作。如果编务人员责任心不强，将会造成一个编辑部内务的混乱，使来稿无人登记，资料不能按时归档，作者的查稿电话无人应答，读者的信息不能及时反馈等不良影响[2]，不仅影响到编辑出版工作的顺利进行，更会使整个杂志社在外界的评价下降，进而影响杂志社广告发行等对外的工作；反之，若编务认真负责，将部门日常的事务性工作做得井井有条，不但可以使编辑专注于手头的编辑校对工作，还能使整个部门的工作更有效率，提升杂志社的知名度。对于作者和读者来说，咨询的问题能够得到及时的答复；对于杂志社来说，外界满意度也会上升。因此，编务不仅仅是杂志社内部的一员，也是杂志社对外联系的渠道，为杂志社的长远发展奠定了基础。

二、编务工作的基本职责

笔者仅以《浙江建筑》杂志为例对编务工作的内容进行说明：1）来稿登记，并及时交给责任编辑初审；2）负责将初审后的稿件送审稿专家审阅并于规定时间内取回；3）负责版面费的支付通知及收缴工作，并及时将款项上交财务部门；4）负责审稿费和稿酬的发放；5）负责杂志社的资料档案管理；6）负责稿件的查询；7）完成编辑部交办的其他工作。以下就编务工作的基本职责进行分析：

（一）编务最基本的工作———来稿登记

来稿登记是编辑部的一项基础工作，是整个编辑出版工作的第一步，在一定程度上反映了杂志社编辑们的版权意识，对版权法的认识程度，对版权法的贯彻、实施情况，对在有限时间内保证期刊能优质、按时顺利地出版发行影响较大，对提高编辑部工作效率影响较大，不能轻视，应认真做好[3]。来稿登记的关键就在于时效性，编务要每天按时将收到的稿件登记整理好，尽快将稿件交到初审编辑手上，为杂志的顺利出版打好坚实的基础。来稿登记的方式有很多种，在网络发达的今天，已经有许多软件可以用作稿件登记，编务应细心及时地将收到的稿件按照编号、日期、作者、题名、作者单位、联系方式、初审编辑等内容登记好，以备查询。来稿登记越全面详细，越能提高杂志社的工作效率。《浙江建筑》的来稿登记见表1。

（二）将初审后的稿件送审稿专家审阅

文章作者总希望在第一时间内得知自己的文章是否被录用，因此，稿件送审速度也需要引起重视。很多优秀的稿件就是由于送审时间过长，作者转而另投他刊，造成稿件资源的流失。《浙江建筑》的稿件送审从最早的由编务亲自送到审稿专家手里，发展到今天，已经采用了多样化的方式，可以由编务送稿到专家单位或家里，也可以通过电子邮件的方式直接发送给审稿专家，还可以通过快递寄送的方式送稿，目的都是为了尽快地将稿件送到审稿专家手里，以便专家审稿，从而能尽快地将审稿意见反馈给作者。稿件是否已送达专家手中，稿件审理进程是否正常，编务应当跟踪了解，以便及时采取有效措施，保证稿件能顺利审阅。网上送审虽然速度快、效率高，但有时因网络出现问题，会出现收发E-mail不畅通的情况，甚至造成电子函件丢失，因此，网上送审时应要求专家收到稿件后予以确认。对于反复发送不出去的送审稿件，应与专家电话联系，询问可以接收的E-mail地址，重新发送。接近规定审稿时限时，编务应提前通过电话或E-mail询问或催促，如果审稿专家因故无法按时审阅，应及时予以更换，另请其他专家审稿[4]。

（三）负责版面费的通知及收费工作

版面费作为杂志社收入的一部分来源，其重要性不言而喻。通过收取版面费，可以改善办刊条件，从而提高办刊质量。收取版面费后，作者和杂志社的关系成了消费者和商家的关系，杂志社必然会对作者的论文实行质量管理，防止编辑、排版过程中错误的发生[5]。编务要将通过主编审批的文章及时通知作者缴纳版面费，在通知过程中，要注意说话语气，态度要温和大方，对待作者要热情而有礼貌，并记录好缴纳情况，过一周左右就查阅一下收缴情况。如有未缴费的稿件，需定期联系作者，且不要将稿件滞留太长时间，需尽快将版面费收缴后将款项上交财务部门，责任编辑也可以将稿件尽快编辑发稿，以便加快稿件的刊登时间。

（四）负责专家审稿费和稿酬的发放工作

杂志社请专家审稿，专家给出中肯的意见，对杂志社来说，对来稿的专业质量是一种保障；对作者来说，专家提出的意见，对他们也是一个重要的学习过程。因此，支付一定的专家审稿费，也是大多杂志社例行的工作。编务可以每个季度一次，将审稿费和稿酬进行统计，经编辑部主任签字后上报财务部门，收到审稿费和稿酬后要尽快将费用发放给专家和作者，当面支付的需要签字确认，通过汇款支付的要将汇款凭证保留，以供查验。

（五）负责杂志社的资料档案管理

档案的建设与保管在一个杂志社里属于必要的工作之一，而编务的尽职尽责是整理、保管并利用好档案的基础。结合《浙江建筑》的工作实践，笔者认为，应纳入建档存档的资料主要有以下几点[6]：1）期刊的出版许可证、选题策划、出版情况以及版权有关内容变更情况的记录；2）有关期刊出版过程中的请示、报告，上级管理部门的文件、指示、批复；3）已编辑出版稿件的审稿单和编辑加工过的原始稿件；4）录用通知单的存根和稿费的存根；5）每期的样刊按照出版日期整理，力求一目了然；6）刊庆活动中重要人物的题词和手迹等材料；7）有代表性及典型意义的读者来信，等等。归纳起来，杂志社的资料档案可以划分为期刊的稿件档案和其他文字档案。期刊的稿件档案应以期立卷，每期附以样刊归档；其他文字档案应分类整理编目，按年度归档。

（六）负责稿件的查询

稿件的查询工作主要是编务和作者之间的互动关系，杂志社收到作者的稿件后一般会在15个工作日内答复是否录用，遇上有些心急的作者会不时地来电咨询，有时也有读者会来电反映他们的读书心得，加上日常的查询电话，编务一天下来总要接许多电话。这时编务代表杂志社与作者进行信息沟通交流，需要编务具备耐心，热情有礼貌地回答对方的询问。就算稿件未被采用，耐心地解释和及时地回复，也使作者能够理解。假如表现出不耐烦和不友善的态度，势必将会影响杂志社的形象，造成作者资源的流失，甚至会影响到既有的读者资源。许多门类的期刊，它的作者也恰恰是它的读者。期刊市场的竞争，首先是作者资源的竞争，有了高水平的作者队伍才能保证期刊质量[6]。

三、结语

综上所述，笔者以为，从编务的角度来说，编务要热爱自已的本职工作，不仅要有责任心，还要有一定的研究能力、创新能力、判断能力和组织能力[7]。杂志社也要重视编务的重要性，可以有组织、有计划地对编务进行业务培训，增强编务的业务能力，协调好编辑和编务的工作，使整个杂志社在良好的氛围里健康成长。

作者:楼艳艳 单位:《浙江建筑》杂志社