民营企业档案管理研究
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一、民营企业管理的特点及现状综述
1.民营企业档案的特点
(l)内容广泛性。民营企业从事的产业有属于第二产业的,也有属于第三产业的;规模有大有小,规模大的拥有几个亿的资产,小的只有几十万资产甚至更少。
(2)来源多样性。民营企业在社会经济生活中是一种十分活跃的经济成份,它不仅与国内外企业、财团、科研机构打交道,而且与国家行政机关如工商、税务、公安、司法等部门打交道。
(3)管理松散性。民营企业对文件材料较多的是考虑眼前的分散利用价值,而忽视归档管理。
(4)保管随意性。民营企业虽然日益壮大,但是档案管理还没有基本规范º。
2.民营企业档案管理的现状就目前情况来看,除少数民营企业的档案工作比较规范之外,有95%左右的民营企业的档案工作尚处于初始阶段,存在的问题有:
(l)档案管理基础差。在民营企业中,除一些国有、集体的转制企业外,绝大部分民营企业的档案工作处于自发状态(即未经档案行政管理部门的指导,未建档)。企业档案处于“三无”状态,即无档案部门,无档案管理人员,无档案工作制度。企业形成的文件资料,重要的由企业法人自己保管,其余的由各业务部门保管,以致造成零散杂乱、随处堆放、无章无序、难于找寻和利用的状况。
(2)管理者档案意识淡薄。一是家族式管理。相当数量的民营企业的管理为“家族”式管理,企业管理者认为企业是自己的,重要的文件自己管,据为己有;部门则认为,部门的文件资料部门管,用起来方便。二是单纯追求生产效益。企业管理者只图片面追求企业的效益,缺乏长远性和全面发展的思路,看不到或忽视档案信息就是企业的生产力和效益的功能作用。因此管理者档案意识淡薄,对企业档案工作不重视。
(3)档案人员业务素质不高。企业负责人在进行企业内部管理过程中,财力无必需的投人,机构上无必要的设置,人员上无必要的保障,设备上无必要的满足,这“四无”是造成目前民营企业档案工作“空白”的主要原因。由于上述原因所致,绝大多数民营企业的档案工作无人问津,或无人管,或由素质不高的人管,以致造成档案人员未经过培训,不懂档案专业知识,往往造成“有文必档、打捆存放、零乱无序”,甚至出现任意销毁档案资料的现象。
(4)缺乏监督机制和管理。就当前的发展趋势而言,民营企业的经营项目涉及到教育、科研、中介、房地产业、交通、通信、能源等多行业,加之目前民营企业的形式多种多样,诸如民营公有企业、个体私营企业、公私股份合作企业、合资企业等等,形成了档案所有权的多样性。这种所有权的多样性,使各地档案部门在宏观管理上无所是从,其监督也将无从下手¹。专门案档管理4.民营企业加强档案管理的意义
(l)加强对民营企业档案工作的管理,有利于把党中央、国务院“三个代表”思想向民营企业贯彻和执行,使民营企业的发展沿着健康、有序、守法、发展的轨道前进。
(2)用于加强业务档案管理方式,促使民营企业自觉执行党的方针政策,依法经营,不断发展,为社会主义现代化建设贡献力量。
(3)加强民营企业的档案管理,有利于政府有关部门全面掌握民营企业的各方面情况,有利于政府对民营企业的指导、监督和帮助。
(4)加强对民营企业的档案管理,要长抓不懈。档案工作是一项看似简单,实际上也不简单的工作,要认识到档案工作的重要性和科学性。
(5)加强民营企业的档案管理体制,要依法进行,政府主管部门要有专门机构和人员对其进行有针对性的管理。
(6)充分认识对民营企业的档案加强管理,是一项艰苦和细致的政治思想业务工作,只有掌握了民营企业各方面的情况,才能积极引导和加强管理,才能更有效地发挥其积极性,为社会主义市场经济贡献力量,否则就可能阻碍社会主义市场经济的发展¹。365专门档案管理
二、民营企业档案管理的发展对策
民营企业档案真实地记录了民营企业的性质、职能、发展过程以及与国有经济共同发展的实践。做好民营企业档案工作是新形势下适应民营企业发展的必然选择,也是保证民营企业发展的关键,必须把它作为一项系统工程来抓,采取综合措施,推进其跟上时代的步伐。
1.强化意识,提高管理者素质。要强化企业领导与管理工作者的档案意识。树立档案为企业服务的观念,从根本上解决认识问题。民营企业人在民营企业中占绝对主导地位,一定要引起他们的高度重视,切实把档案工作纳人企业日常管理范围,舍得投资,改善设施,保证正常的管理费用,并配备专门的人员。档案管理工作者也要有较高的素质,不仅要有较高的政治素质,还必须具有较高的科学文化知识、档案专业知识、现代化管理知识等,要积极参与各种培训,优化知识结构,提高适应工作的能力。
2.坚持主动参与,搞好业务建设。各地为鼓励发展民营企业颁发了有关优惠政策和规定,对民营企业的发展起了有力的推动作用,由此产生了大量的档案材料。我们可以抓住契机,主动参与,按照档案管理的统一标准,结合民营企业档案的特点进行分类、归档、管理,在业务环节上坚持案卷质量,力求实现标准化、规范化、科学化。
3.坚持分类指导,促进建档达标。根据民营企业面广量大,而且又分散的特点,要坚持分类原则,指导档案工作。从行业看,要把生产性民营企业作为指导的重点;从规模上,要把规模较大的民营企业作为指导的重点;从效益看,要把科技含量高、经济效益好的民营企业作为指导重点¹。
4.做好企业档案收集工作。企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,它以科技档案为主,包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、产品等方面。只有把这些档案收集齐全,才能为企业发展提供系统的、有价值的信息,为搞好服务打下基础。做好这项工作首先应从管理制度入手:一是健全收集制度,作为这项工作的依据。二是建立目标责任制,把档案收集同企业年度目标管理责任制结合起来,同个人目标责任制结合起来。三是建立业务指导制度,每年档案收集期间,主动聘请职能部门进行业务指导,档案管理人员要深入企业科室分类指导,以保证收集工作的顺利进行。具体工作时,一定要按归档制度的要求进行,还要注意平时收集,以免遗漏一些零散文件。
5.实现企业档案集中统一管理。对企业档案实现集中统一对于提高企业管理水平、改善保管条件、开发档案信息资源和加速档案管理现代化步伐,都具有积极的促进作用,是做好企业档案管理工作的根本保证。企业可建立综合档案室,对企业形成的所有档案实行集中统一管理,建立企业档案目录中心,为企业提供全面、系统的信息服务。有条件的大型企业集团还可建立企业档案馆,统一保管集团公司和核心企业的档案,并定期接受紧密层企业中的重要档案。
6.逐步实现档案管理现代化。随着与世界经济的接轨,民营企业管理专门档案理管要实现现代化。实现档案管理的现代化,首先要提高对档案管理现代化的认识。在具体实现过程中,要制定出档案管理现代化的总体规划,明确思,合理布局,根据企业现状和发展逐步实施。在布局上,要克服分散研、多头设点、低水平重复投人等弊端。有条件的民营企业可建立档案信367路究专门档案管理息处理中心,础。人员上,实行集约化管理和企业内系统联网,为信息资源共享打下基必须配备文化层次高、懂计算机的高层次的档案专业人员。此外,还要借鉴其他单位的先进经验,选择最佳投资方式,争取早日实现民营企业档案管理的现代化。
作者：邓穗屏单位：深圳市档案局
