民营企业中档案工作解析
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一是缺乏档案意识。民营企业以盈利为目的，主要精力和资金放在生产经营、销售、宣传上。相当一部分民营企业档案工作处于无制度、无人管、无库房、无设备的状态，许多民营企业的董事长，档案意识淡薄，管理缺位，企业形成的文书、科技、业务文件材料散存在科室和个人手中。随着时间的推移、人员的变动，导致企业档案资料严重不全、损失较大。二是档案人员变动频繁。在部分领导心目中，档案工作可有可无，有了也不能直接创造经济效益，没有也无损大局、无伤大雅。对档案人员随意调换，甚至空缺，前后任之间没有交接手续。档案工作经常出现脱节、断档、责任不清现象，更谈不上对新上岗人员进行培训。三是对档案工作认识不到位。有些企业认为自己的企业形成的文件材料，属于自己所有，随意装订成册，用起来方便就行。把档案行政管理部门的指导服务拒之门外，认为企业材料是企业的机密。如果经档案部门指导，一但泄密，后果严重，这类企业的档案管理现状可想而知。四是宏观监管力度小。由于受经费、人员限制，档案行政管理部门深入民营企业建档调研、监督指导比较少，主动介入、及时介入不够，有的地方至今尚未制定形成较为完整的适应民营企业档案工作需要的业务规范、标准，档案监管不到位。
二、加强中小微民营企业档案管理的几点建议
1．健全组织、形成网络。档案管理是一个系统工程，单靠档案人员和几个部门的配合是无法完成这项工作的。因为一个企业的档案，反映的是企业的全貌。可以说我们每天都在形成文件资料，而这些文件资料又是通过企业各层次的人，在所从事的生产、工作活动中成的。因此要抓好一个企业的档案工作，一定要调动各个方面的积极性，形成齐抓共管的局面。建立以分管领导为首，办公室为主，各职能部门专兼职档案管理员组成的档案管理网络。随着企业的发展，要实现档案的齐全完整，得依靠组织，依靠网络，形成全方位的工作局面。
2．控制文件形成过程。众所周知，档案的前身是文件和资料，只有经过收集、整理、分类、归档才为档案。一个企业的档案是否规范，很大程度上取决于文件形成的开始，因此在文件的收、发上要按照国家标准来规范文件形成。如用纸必须使用纸张定量为60克－80克胶版印刷纸或复印纸，型号为国际通用A4型，装订要求左侧订。特别要重视公文原稿的收集整理，经领导亲笔批示的修改稿，具用更大的存档价值，一定要收集齐全，不能遗漏。尤其是电子文件材料，要注重与纸质材料配套收集，不要等归档时在拿着原稿到处采集。
3．把档案转变成信息。档案是企业的一本字典，如果建了档案而不为其用，就等同于废纸。因此档案工作者除了全面收集、管理好企业档案，还要能熟练使用计算机，通过计算机方便、快捷地查找档案，更要做到熟悉馆藏，主动研发企业档案信息资源，主动为企业生产经营提供有用的信息。这就对档案人员提出了更高的要求。首先，要有计划、有目的地读档。根据工作需要、轻重缓急，先重点后一般，泛读和重点阅读相结合。读档要有识别和鉴定能力，要有耐心，要提高本企业的专业知识。其次，要做信息编研。在读档的基础上，把有用的信息摘录下来，变被动为主动，做好领导的参谋，让档案真正成为民营企业的无价之宝，成为民营企业发展壮大走向世界的拐杖。
4．增强服务的针对性。档案行政管理部门要改变传统的服务模式，加大对民营企业档案工作的服务力度。要加强服务的针对性，多做一些分类引导、分类指导工作，找准为民营企业档案服务的切入点。要把服务重点放在中小规模的民营企业上，着手帮助建立企业法人比较关心，事关企业自身发展和自身利益的档案，如产品档案、设备档案、基建档案等。要适时举办民营企业档案业务培训班，使民营企业档案人员能够便捷、系统地掌握相关的工作技能，对需要现场指导的民营企业实行上门指导。要重点培育和扶持一些有一定基础条件并有较强档案意识的民营企业，积极发挥其引导和示范作用。
作者：刘馨单位：通化市房地产市场管理处
