企业资源物料编码规则探析
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一改进后的编码规则特点
1唯一性编码的唯一性规则
是指1个编码只代表1种物品或1种含义，1个物料也只能有唯一的编码。但在生物制药类企业内部，由于物料用途的不同，造成质量检查的要求也不同，会出现“一物多码”的情况，即区分品种、规格、功能、质量控制标准、存货地点编码，不同品种或同品种不同规格或同品种同规格不同质量控制标准均应分别编码。如物料“L－半胱氨酸盐酸盐，一水”对应编码为01030003A311111和01030003A311211，是由于质量检查要求和存储地点的不同而分为不同的编码，01030003A311111为需要检验的“L－半胱氨酸盐酸盐，一水”编码，而01030003A311211为不需要检验的“L－半胱氨酸盐酸盐，一水”编码。
2完整性在制订编码规则时
所有现存编码对象都有编码可归属，未来可能的编码对象有预留空间。编码规则的完整性，具体体现在物料分类的覆盖面，即对于已有的物料，必须能找到分类的编码字段，将来可能用到的物料也要预留分类的编码字段。在实际编码中，合理预留编码字段最能体现专业性，是检验编码能否经得起时间考验的重要规则。
3易使用性编码最好
全部用阿拉伯数字来编号。一方面可提高填写录入编号的效率，另一方面可避免数字与某些英文字母因形象或读音雷同而产生混淆的情形，如“O”与“0”“I”与“1”等。如果一定要用英文字母，则英文字母最好排在编号的前几码或中间醒目位置，且位数必须一致。要杜绝非数字和字母的其他特殊符号出现在编码里，如在编号中夹杂“#”“＊”等特殊符号及系统保留字。这些符号的使用必然影响编码的录入效率，在日常口述编号时亦会造成不便，故最好避免采用。
4简短性编号的长度要越短越好
以方便记忆、阅读、填写、录入，提高效率;同时，可大大降低出错的几率。如果1个编码有40位，录入、填写时会非常困难，也非常容易出错。编号的长度通常以15～20位为宜，既能满足一般编号容量的要求，也能较好地反映适当的重要属性，且便于记忆、录入。
5其他要求功能性
便于物料的申购、储存、质控管理，满足质量管理体系(QMS)对物料管理的要求。稳定性:物料的编码一经编定，不得更改。不可重复性:曾经使用过的编码不应被重新使用。
二类属性规则
编码时，一般会按一定的分类方式对编号进行分类，搭建树状分类表。这样，在日常的查询或报表列印时，同类资料能排在一起，便于比较和汇总统计等。在对物料进行编码时，通常会按类别码、品名规格码、功能码的形式进行编码。如，第1，2位码表示大分类，可分为一般化学品、生物及生物制品类、化学危险品、外包材和标签，以及说明书、内包材、计量器具、工程维修配件和材料、实验动物及动物饲料、垫料类、受控低值易耗品、一般非受控低值易耗品等大类;第3，4位表示小分类，可分为一般化学品中的化学试剂、培养基、氨基酸、糖、酶类、生物素、生物碱、标准品、基准试剂、药品医用试剂、抗生素等类。应按照实际业务需要依次划分每个大分类中的小分类。通过以上的分类方法，可保证相同类的物料在统计分析时能排在一起。但是，这必须结合公司具体业务情况应用，如果某一小分类里，公司所涉及物料品种不超过3种，也就是说该分类里物料编码可能不会超过3个，那么就需要考虑小分类设置的必要性。在制订公司编码规则时，在合理分类方面要下足功夫，深入了解公司所使用物料的规律及特点，建立简洁明了的分类体系，便于后续工作能轻松开展。
三改进后的编码规则模型
由于前述规则较多，也较抽象，现结合工作实际，以一般化学品为例详细介绍编码及类属性规则说明模型，以期达到同业受益的目的。笔者所在生物制品企业的物料编码按照实际业务需要确定为15位码，前4位码为类别码，目的为区分物料类属性，如表示化学试剂、包装材料、低值易耗等类;第5－12位为品名规格码，在类属性相同的情况下区分物料的包装规格、级别、厂家等信息;第13－15位为功能码，为不同职能部门的管理提供参考依据。
四改进方法的意义与体会
物料编码是一个复杂而枯燥的工作，查遍国内外相关资料也不能找到完全通用的编码规则模板。但越来越多的企业开始运行ERP系统，在这一工作中又不得不涉及物料编码和分类，细致而科学的编码规则和分类原则便成为企业成功上线和日后精益化管理的重要保证。上述编码体系模型为笔者在实际运行、维护ERP系统时不断发现、改进过程中探索出来的，能比较系统、合理地解决生物制品企业的物料编码问题。与传统流水编码规则相比，改进后的编码规则制订较细，且1个物料可能对应多个编码，没有经过细致培训的操作人员不易掌握，但每一位编码都能表达出确切含义，丰富了物料编码的信息和生产关系中的社会属性;在实际生产运作过程中更能反映物料流向，方便在各物料使用节点管理物料，可显著提高企业的经济效益和管理效益，为日后ERP系统平稳运行和精益化生产打下坚实的基础。
作者：吕文锦 戴雨辰 单位：成都生物制品研究所有限责任公司 中国五冶集团有限公司
