关于公司办公系统信息化之初探

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1建设协同办公系统，实现多种业务的集中展现

协同办公来规范办公流程，实现标准化管理，规范各种审批流程，提高组织管理的规范性和可控性，实现内部信息的有效授权和沟通。协同办公系统强化项目管理，实现面向团队的信息共享、集成和优化。项目负责人可以对项目情况实时跟踪，成员间可通过多种方式进行沟通，对关键数据进行有效掌控，形成一个有机整体，提高项目管理水平。另外，协同办公系统还可以对业务过程进行跟踪和追溯。系统可以及时、准确提供任务执行全程各状态、变动、结果等信息，强化过程监控，增强管理层对组织的控制力，及时发现并解决问题。

2实现对移动终端的支持，提高业务处理效率

随着无线互联技术得到进一步发展，带宽不断扩充，智能终端的各种软件应用和无线互联网络的高效、紧密结合使得移动办公系统的技术逐渐发展和成熟起来，为公司办公信息化软件多维度、深层次应用提供了可能，在已有办公软件开发的基础上，进一步思考和探索将此类软件应用到更大的业务范围和更多业务流程，逐步引入移动办公应用，将办公信息化软件作为载体，在提升公司管理水平方面发挥更大的作用。建设移动协同办公系统，使其可以支持通过移动便携智能终端，可以随时浏览、管理企业内部的工作事务，改变传统的办公方式，提高业务执行效率。

3提高办公软件易用性，由浅入深逐步应用推广

办公自动化软件的使用，可以很大程度上改变员工的工作方式，由简单的Excel、Word文字处理统计过渡到由计算机来收集、统计、传递、分析和查阅信息。因此，对于软件的开发和推广工作要循序渐进，以使员工有一个逐步适应的过程。办公平台首先要满足用户的工作需要，并在此基础上有所创新，使员工感受到工作上的便利。软件开发人员要不断搜集用户提出的意见和建议，总结整理软件使用中遇到的问题，并积极寻求解决办法，提高软件的易用性，使之成为一个快捷方便、稳定可靠、性能优良的软件平台。网络办公软件平台的应用范围可由少及多，由浅到深，逐步进行拓展。从最初比较简单的公文办理和开始，逐步增加人力资源管理、生产经营管理和日常事务管理等方面的内容，使之成为一个功能丰富的日常办公平台。企业可以根据自己的特点和实际情况，深入调研探讨，不断对软件平台进行补充，实现更多业务领域的事务在此平台上实现，全面提高企业信息化水平和办公效率。

4注重培训工作，提高员工计算机操作水平

由于办公软件平台涉及面较广，几乎可以涉及到企业管理的方方面面，对于这样一个软件平台的推广，需要企业员工具备一定的计算机技能。因此，加强员工培训工作，在企业中普及计算机常识就显得尤为重要。软件开发人员对一些基本操作方法给出通俗易懂的图解或文字说明，这样员工可以随时随地进行学习，很快掌握一些基本技能，从而减少培训的总体工作量。对于办公软件平台的常用人员和关键用户，可以采用集中学习的方式，使他们的技能水平得到快速提高。对于软件平台的重点应用部门，可以挑选计算机基础较好的员工作为兼职信息员，这样员工遇到问题时，可以首先找到信息员解决部分问题，信息员解决不了再找软件开发和服务人员解决，采用此种方式既可以减少软件负责人的工作量，还可以起到接力培训的效果。

5确保数据安全，保障系统稳定无故障运行

数据安全及稳定无故障运行是软件应用最基本也是非常重要的问题。如果系统安全得不到保障，不仅会耽误工作，给使用者带来麻烦，而且会使他们产生厌烦情绪，失去信心，从而逐渐放弃使用，导致整个推进工作以失败告终。因此，软件系统管理员要建立完善的数据备份制度并严格执行，制定故障应急处理预案，设置必要的强制性安全管理措施，确保数据信息免遭非授权人员的泄露和破坏，确保系统稳定无故障运转。同时，加强抵御黑客、病毒、恶意代码等对信息系统攻击的能力，防止服务中断和由此造成的系统运行事故，确保系统安全无故障运行。

6紧密跟踪企业发展，持续改进系统功能

办公自动化与企业发展密不可分，并且是相互作用的。一方面，应用办公自动化系统可以改变企业员工的工作方式，为员工带来崭新的工作体验，提高工作效率，促进企业更好更快发展。另一方面，办公自动化的开发受到企业发展变化的影响，应根据企业实际需要不断改进。只有紧跟企业发展，持续改进系统功能，办公自动化系统才能更具生命力，发挥出更大的作用，成为企业发展有效的助推力量。

作者：翟路单位：长春轨道客车股份有限公司信息化部