人事档案作用于人力资源管理论文2篇
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第一篇
（一）人事档案是企业单位进行某些决策时的重要参考依据企业单位中的绩效考核机制是要依靠企业单位中的人事档案才能有效施行的。绩效考核关系到员工的资薪情况、福利、保障、晋升或奖惩，只有对应到个人，企业单位才能很好地进行资薪配置或是奖优惩劣。绩效考核要依照人事档案进行员工的个人绩效评估。依据人事档案中记录的员工信息及过往的考核记录，人力资源管理人员才能准确掌握员工的综合素质、绩效情况和个人工作能力等情况，然后进行有效的分析管理，从而做出最准确的奖惩分配，保证企业单位中制度的公平、公正、公开及以后决策的科学性。
（二）人事档案推动人力资源开发人事档案是在人力资源管理过程中形成的，记录了人员信息、工作表现、绩效情况、个人经历、个人综合素质等一系列资料信息的用以归档保存的文字、表格或其他表现形式的历史记录,可以客观地反映出员工的素质及其工作能力的优劣。人力资源管理中对于工作人员的选拔、组织安排等都会参考人事档案中的相关历史信息，全面了解人员的能力、专业、个人素养等情况之后做出最适当的人员配置，因此人力资源管理工作与人事档案密切相关。人力资源管理过程中产生的多种信息资料都会反映在人事档案中，成为以后人事选拔或人事调动的重要参考依据。因此，企业单位中的人力资源开发必须依靠人事档案，人事档案的存在和完善能够极大地推动人力资源的良性开发。
（三）人事档案帮助企业单位有针对性地设定员工培训项目企业单位对员工进行培训之前，可以根据员工的信息资料，如教育背景、经历、年龄等，设置相应的培训项目，有针对性地对员工进行培训。比如，企业单位通过档案资料了解到一些年龄大的员工可能不喜欢那些知识性的培训，就可以选择对他们进行健康保健类培训，让他们的身心更健康，同时也让他们感受到集体的关怀，促进员工更好地工作。
（四）人事档案提供真实可靠的信息，优化人力资源配置企业单位要想充分了解员工的个人能力、长处、专业技能等相关因素，做到知人善任，人尽其才，充分挖掘企业单位人力资源的潜能，将人力资源发挥的力量最大化，就必须要依赖人事档案来对员工进行最全面的个人信息和个人经历了解。人事档案中详细记录了员工的个人相关信息、文化程度、专业技能、特长、工作经验等资讯，企业单位的人事部门或人力资源管理部门通过查阅人事档案，对员工的工作历史或个人经历进行了全面而详尽的了解，从而做出最佳的人事调动，优化人力资源的配置方式。人力资源配置是实现人力资源与非人力资源的结合，提高人力资源的利用效率和利用价值的重要方式之一。人力资源的主体是人，人与物的最大不同是物件在长久适用过程中除了亏损，基本上不会出现其他变化，但人在工作过程中接受各方影响，会产生自我的变化，有的员工会不断自我增值，能力和素养都不断提高，有的员工会逐渐安于现状，不再努力争取向上；团队工作中也会出现人员调动、职位升降等各种变化，集团企业中还会出现人员外派等等情况。因此，人力资源管理具有流动性，人员的变动不是一成不变，随着时间的推移和环境的变化，人员会有或大或小幅度的变动。由于优胜劣汰，企业单位中人员大批清走或大批引入的情况也不少见。但人事档案却不变，员工的所有人事调动经历都会如实记录在案，而这份人事档案随着员工的变动实现了企业单位内的人力资源信息共享，能够帮助人力资源管理者根据企业单位的需要预测人力资源的配置情况，促进人才的科学流动，保证人力资源配置适得其所。
二、提升人事档案管理在人力资源管理中作用的策略
（一）切实提高档案管理人员的素质现代化的企业单位中的人力资源管理需要现代化的人力资源管理模式，传统的人力资源管理模式已经无法适用于现代的市场、社会环境。人力资源的利用比过去更多元化，更能实现员工的个人价值，而员工之间的竞争也比过去更激烈。有能者在其位，无能者在实践工作中会自然地被环境淘汰掉。企业单位要切实地掌握住人力资源的力量，就必须要全面革新人力资源管理模式，革新管理理念。过去企业单位在挑选职工时常常有走后门、攀关系等情况，或者是忽视职工的相关专业资格证明，而这些挑选职工的违规错误行为在今天竞争如此激烈的社会中已经不能再继续，企业单位为了切实提高自身的综合实力，必须要严格把好用人关。档案管理人员掌握着企业单位重要的人力资源资料，在挑选素质人才前必须要确定人才的相关文凭、专业资格证书等资料，保证职工具备岗位必须的专业技能和知识；挑选好的员工在正式上岗前必须接受严格的上岗培训，包括在职培训、道德培训、法制教育等，企业单位要重视对人员培训的投资，全面提高档案管理人员的素质，增强他们对环境变化的适应力；要激发档案管理人员的主观能动性，化被动为主动，主动密切各部门的联系，及时有效地开展人事档案管理工作，为人力资源管理提供最有力的协助。
（二）加强沟通与信息传达，有效发挥人事档案的价值人事档案管理人员要密切与各部门相关人力资源管理人的联系，彼此之间加强沟通，当人事档案管理人员发现档案中存在的人员问题时，要及时向人力资源管理人或企业单位的相关人事管理人进行汇报反馈，帮助人力资源管理人员及时进行人员问题的修正。例如，当发现企业单位内某员工的职称评定与档案上的相关报备资料不符时，人事档案管理人员应第一时间向人事部门汇报，阻止该名员工的职称评定，与该名员工核实情况后，才能判定到底该名员工是否有资格进行职称评定。要不断为企业单位中发展企业单位的人力资源事业提供有力的协助，妥善整理保管好员工的人事档案，保证企业单位做出决策时能够提供最完整、最准确的人事信息作为决策依据。领导者在聘用人事档案管理人员时，要有疑人不用、用人不疑的精神，充分信任人事档案管理人员做出的档案研究成果，做出人事决策时，要当机立断，充分体现人事档案的价值和肯定人事档案管理人员的工作成果。
（三）加强人事档案的时效性和现代化管理上文提到，人力资源并非一成不变，企业单位中的工作人员会不定时地出现岗位变化、人员调动等情况，因此人事档案中对于员工的记录也要及时更新，关于员工的一切经历变化都要进行严格筛选后，实事求是地记录在员工的人事档案中，保证员工的人事档案与员工的人事变动是实时同步变化的，增强人事档案的时效性。我国已经进入了信息化管理时代，在人事档案管理上也应该引进信息化管理手段，采用高科技手段管理人事档案，提高人事档案管理的自动化程度，从而提高人力资源管理的自动化程度；建立人事档案的数据库，连接企业单位内的网络系统平台，实现人力资源信息的有效共享；将人事档案从过去的纸质存档逐渐变更为电子档案，大大节省人事档案管理中的办公资源，而且降低了对人事档案的管理成本，提高了人事档案管理员的整理保管人事档案信息的工作效率。
（四）提高信息化水平和研究水平，综合思考，全方位掌握要加强对人事档案管理人员信息化管理工作的培训，提高人事档案管理人员的信息化管理水平，提高人事档案管理人员对一系列信息分析软件、整理保存软件的应用水平，提高对人事档案的研究精准度。
三、结语
人事档案在人力资源管理中扮演着非常重要的角色，企业单位正确识别出需要的优秀人才、选拔出人才及员工编排无一不需要人事档案作为信息依据支持。科学的人事档案管理能够促进企业单位的人力资源开发和使用，提高企业单位的人力资源利用效率，更好地发挥出人力资源的强大作用。
作者：贾梦泽单位：中国人民大学
第二篇
一、人事档案的具体作用
（一）能够为人力资源管理决策提供参考人事档案管理可以掌握单位职工的详细个人特点、工作能力等资料，可以为企业单位人力资源管理决策提供必要参考。例如，企业在实行绩效考核制度时，员工的评价考核直接关系到员工晋升以及奖惩，因此对员工进行准确、公正、真实的考核评级至关重要。而企业对员工进行考核的依据就是员工的日常表现、同事评价等，而这些资料信息均被记录在员工人事档案中，因此企业单位参考人事档案就可以对员工的工作业绩、综合素质以及个人能力进行准确、真实的评价，从而确定如何奖励或者惩罚员工，使绩效考核制度达到预期目标。
（二）能够使人力资源合理配置得以优化人力资源配置是促使人与物之间的结合得以实现，能够使人力资源使用效率以及使用价值得以提高。人力资源与其他资源一样都是企业发展的必需资源，因此人力资源配置的高低直接关系到企业的正常发展。然而，人力资源又与其他资源不同，它是一种随时间推移、环境变化而不断运动的资源，因此人力资源的配置一直是企业管理工作的重点与难点。企业借助人事档案可以准确把握内部人力资源的整体状况，通过对人力资源信息的共享，预测企业生产各环节对人力资源的需求，从而合理配置企业人力资源，提高人力资源的利用效率。
二、如何促进人事档案管理的运用
随着现代企业改革的不断深入，市场竞争的加剧，传统的企业人事档案管理工作观念以及难以满足市场和企业发展的具体要求，因此企业要转变现有工作观念，采取合适的措施以提升人事档案管理在人力资源管理中的应用效果。
（一）核实人事档案信息由于人事档案是企业进行人力资源管理决策的主要参考，因此确保人事档案的真实性十分重要。对此企业需要做到：第一，在现有人事档案资料信息的基础上，对员工信息进行核查，提出无效虚假资料信息，提高人事档案信息的真实性。第二，企业要对人事档案信息进行合理保存，建立专门的人事档案信息数据库，对人事信息进行分类存储，并由专业人员对数据库进行管理，从而提高数据库的安全性避免人事信息出现丢失。第三，企业要改变传统的人事信息调查收集方式，在对人事信息进行书面文字记录的基础上，还要利用多媒体技术收集有关员工人事信息的影音资料，从而使收集的信息更加全面，真实性更高。第四，企业要分清人事档案建立工作重点，重点收集对企业有重要贡献或者重要人员的人事信息，从而进一步提高人事档案的真实性，为企业人力资源管理决策提供精准参考。
（二）增强档案信息的时效性随着时间的推移，个人的发展成长，企业职工的个人信息是不断发展的、动态的，因此企业人事档案的建立管理工作要跟上个体发展的脚步，具体要做到：第一，定期核对职工的人事档案信息与职工实际信息，并将职工个人的最新信息添加到人事档案中，同时剔除发生变化的、失去价值的信息，这样既能确保人事档案信息的真实性又能够增强信息的时效性。第二，企业除了要收集职工当前的最新信息，还要持续发掘职工过去的，有关其个人发展的重要历史信息，从而做到对员工的全方位、立体化了解，进而提高企业人力资源管理决策的科学性。
（三）采用现代化管理方式管理人事档案随着社会科技经济的发展，计算机网络技术水平的提高，传统的依靠人工对人事档案进行管理的方法已经不再符合时代潮流，因此企业需要采用现代化的管理手段对人事档案进行管理。第一，逐渐减少纸质档案的比例。传统中纸质档案是人事档案的重要形式，但是随着企业规模的扩大、人员的增多，纸质档案的数量越来越多，导致档案占据大量的空间。另外，纸质档案的管理工作不断会耗费大量的人工劳动，而且还会消耗大量纸张，不符合节能环保的发展理念。因此，企业要有意识的减少纸质档案数量，转而采用数据化的人事档案。第二，企业建立统一的人事档案信息管理平台，利用计算机网络技术建立专业的人事档案信息数据库，不但克服了纸质档案占用空间大的缺点，而且还有利于实现资源共享，从而提高档案管理工作效率。
（四）加强档案管理人员的培训人事档案管理工作需要人员的执行，因此管理人员素质的高低人事档案管理工作成效有直接影响：第一，企业要制定相应的档案管理工作规章制度，严格规范管理人员的行为，避免工作失误的出现。第二，企业要加强档案管理人员的培训，定期组织档案管理人员学习相关的档案管理法律法规、档案管理知识，并且对人员进行技能操作培训，从而提高档案管理人员的综合素质，确保档案管理工作的顺利开展。
三、结语
在企业不断发展过程中，人力资源管理有着十分重要的作用，对企业的继续向前发展具有很大的推动作用。在人力资源管理中，人事档案的管理是提高人力资源管理的一种重要方法及途径，在人力资源管理中占据重要地位。传统人事档案管理在企业发展中越来越不能适应，因此需采取有效方法及措施使人事档案管理的质量以及效率得到改变。本文关于如何提高人事档案管理的作用提出一些方法，希望上文中所阐述的内容对企业内人力资源管理工作者能够有一定帮助。
作者：赵漪单位：吉林省白城市人力资源和社会保障局
