环境监测档案管理浅议

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摘要：环境监测档案是环保档案中的重要组成部分，是环境政策制定、环境检查和环境保护的重要技术依据。本文通过分析环境监测档案的重要性，从六个方面就环境监测档案管理提出对策。

关键词：环境监测；数据档案；档案管理

一、环境监测档案工作的重要性

环境监测档案，主要是指各个等级的环境监测机构在工作过程中产生的管理、监测、监督、检查等需要归档保存的数据资料，比如大气、水体、噪声、废气、废水等环境监测原始记录材料，以及使用的设备仪器台账等，是一个地区制定环境规划、标准、政策和进行环境管理活动、环境建设的重要依据，是环保技术资源和信息资源的储备形式，在社会经济发展中具有重要作用。

（一）环境监测档案是人们认识环境，改善环境的历史依据

环境监测档案来源于环境监测全过程，是环保历史的记录，是后人探索环境变迁的重要依据，是人类认识环境改造环境的重要依据，其中也包括了成功的经验和失败的教训。借助环境监测档案，人们能够清楚地了解过去环境情况、人类生存环境、环境变化发展情况，把握好现在，预见未来，可以因时因地制定环境保护方案。尤其是在人们环境意识日益强烈的今天，环境监测档案的凭证作用更为明显。

（二）环境监测档案是正确进行环境评价、开展环境科研工作的必要条件

环境监测档案的建立，自然记载了业务人员的学术思想、工作成果和人类认识、保护、治理环境污染的全部动态过程。正是由于它真实地、直接地记录了环境监测工作活动全过程，因此成为其他科学技术成果载体不能比拟、也不能替代的精神知识类产品，这些产品对提高环境监测技术水平极为重要。在各级政府部门和环境部门进行科学决策、制定环境卫生保护计划、开展生态环境卫生保护研究等方面都有重要作用。

（三）环境监测档案在政府管理和社会经济发展中具有重要作用

环境监测是环境保护的基本工作，是环境管理的重要手段，它为环境管理与决策、经济与社会发展提供技术支持、技术管理和技术服务，是环境监察实施监督管理的耳目和手段。环境监测档案反映了环境质量状况和污染物排放情况，是环境污染预测的基础，是实施污染物总量控制、排污收费、污染设施运行效率评价、污染物及纠纷仲裁等项管理措施必不可少的手段。加强环境监测档案的管理，是加强环境监测保护与管理工作的重要内容。环境监测档案不仅在环境保护中具有重要作用，还在水质评价、大气污染、施工建设、交通政策制定等方面具有重要作用。

二、如何做好环境监测档案管理工作

实现环境监测档案工作正规化、现代化的管理，是环境监测档案工作的发展方向和必然趋势。为促进榆林市新时期环境监测档案事业的发展，通过调研，并结合实际，特提出如下实施意见。

（一）工作方法标准化

首先，应确定环境监测档案资料的收集、立卷、归档等各环节的技术标准。其次，建立标准的环境监测技术档案工作程序图，具体列出与各部门之间的关系及工作的周转运行图等，使其达到程序化。同时，在环境监测技术档案管理过程中，要按照《中华人民共和国档案法》和其他国家现行档案法规文件精神，努力贯彻理论联系实际的方针，力求符合思想性、科学性和实用性的要求，采取灵活多样的方式和方法，建立健全档案管理的各项规章制度，把环境监测档案工作进行分解，责任落实到人，确保环境监测档案的完整、准确、系统和规范，使环境监测档案达到标准化。

（二）管理制度标准化

环境监测档案涉及领域多、数据量大、技术性强，在建立资料台账时要充分利用数码相机、摄像机、扫描仪等现代设备，形成既有文字、图表，又有声像等不同形式的监测档案记录。环境监测档案要数据完整、监测记录连续、数据报表真实、审批文件齐全、归类装订规范，能全面反映当地环境治理和保护情况。归档的环境监测档案文件，要做到字迹工整、图像清晰、签字手续完整、材料齐全。环境监测档案要从数据收集、积累、分类归档、打印、发放、回收，到整理、鉴定、保管、利用及档案人员岗位制度等，都要有统一的标准，而且要形成文件，用制度固定下来。为达到标准化还必须建立奖惩制度，对环境监测档案资料形成的每个重要环节，都要高度重视。凡是有作出突出贡献的，都可以给予适当的奖励；对工作马马虎虎，不重视档案工作造成损失的，应给予必要的处分。从而树立先进典型，起到示范带动作用，把环境监测档案管理工作进一步做好、做实。

（三）统计标准化

所谓统计标准化就是对环境监测档案和环境监测档案工作发展情况进行统计调查，统计分析，提供统计资料，对各阶段监测档案工作实现统计监督。具体就是统计环境监测档案的收进、移出、结存、整理、鉴定、保管、利用、业务指导及其他相关的各项内容。如果忽视档案统计标准化管理，造成环境监测档案资料的残缺或不准确，将直接影响环境监测档案资料作用的发挥和科学性。

（四）分类标准化

环境监测工作技术性强，数据繁杂，涉及面广，工作量大，建立比较科学的档案分类体系，才能够较好地达到保存信息、方便调阅的目的。第一类，监测技术档案材料，包括国家规定的环境监测基础词汇，国家和上级业务部门下发的监测技术规定，现行方法标准、环境质量标准、污染物综合排放标准、环境监测计量认证基础、质量管理手册等。第二类，监测工作档案材料，包括大气、水体、噪声、废气、废水、土壤、生物、放射性等监测原始材料、监测报告、各种报表、环境影响评价材料、“三同时”和治理验收等方面的监测数据，以及各种污染事故纠纷技术仲裁监测资料等。第三类，仪器设备档案材料，包括环境监测、分析的各种仪器设备台账、说明书、检定书、使用及维修情况说明等。第四类，监测安全管理档案材料，包括样品购置，使用记录，剧毒、易燃易爆药品定人定岗管理规定，化验分析安全启示，酸、碱、剧毒试剂使用及意外情况记录等。因此，对于监测到的环境原始数据，都要按类、按内容进行分门别类地归档建册，以便管理和查阅。

（五）档案管理人员专业化

环境监测档案管理不同于一般的档案管理工作，要求档案人员既要有高度的责任感和环境监测专业知识，又要具有一定的档案管理专业水平，尤其是运用现代科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能，所以在人员配备上，要安排责任心强、懂专业的档案管理人员。同时，环境监测档案管理人员也要不断地学习专业知识，给大脑“充电”，开拓视野，优化知识结构，提高综合素质，做好新时期环境监测档案管理工作。

（六）其他方面

环境监测档案存放的库房管理也要达到标准化，库房标准化管理要有一套标准的办法，库房的建设包括防火、防虫、防晒、防霉、防鼠等，均有一定的标准。除此之外，还要设有良好的通风设备，保持库房通风，湿度等项指标都要达到国家标准的要求。档案库房的设计还应有档案柜架的平面布置图及档案存放位置图，达到利用查找迅速、准确。目前档案查找效率多半根据档案人员对档案的熟悉程度而定。但是随着档案数量的增多，时间的延长，人员的更替，只靠记忆是不行的。由于环境监测档案专业性较强，其档案不能像书架上的书刊那样可直接挑选，借阅者必须借助于检索工具，才能找到所需的技术档案，因而检索工具也要做到标准化，这也是档案管理工作的重要内容。

作者:苗占全 单位:榆林市环境监测总站