人力资源信息管理

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[论文关键词]人力资源管理信息系统分析

[论文摘要]在现代经营活动中，信息已成为重要资源之一，谁获得了最新的信息，谁重视了信息资源的开发与利用，谁就可能获得巨大的经济利益。本文通过分析人力资源管理信息系统，力图阐述清楚一个有效的人力资源管理信息系统。

一、引言

任何一个管理系统都是动态的、可控的系统，一般由管理机构、管理对象和联结二者之间关系的信息系统这三个要素组成。一般认为，管理信息系统是一个人机系统。从技术角度来讲，管理信息系统是为了支持组织决策和管理而进行信息收集、处理、储存和传递的一组相互关联的组成部分；从经营角度来讲管理信息系统是组织和管理上针对环境变化等带来挑战而做出的基于信息技术的（解决问题）方案。信息系统的三种基本活动是：信息的处理、输出和反馈。

二、人力资源管理信息系统分析

人力资源管理信息系统是对人力资源信息进行收集和加工，利用信息进行人力资源的规划和预测，辅助公司领导进行人力资源开发管理与人事决策的信息系统。以下将从人力资源管理信息系统的设计、人力资源管理信息系统的功能和人力资源管理信息系统的性能要求三个方面来对人力资源管理信息系统进行分析。

（一）人力资源管理信息系统的设计

人力资源管理信息系统作为公司管理信息系统的一个子系统，其本身也是一个较大的系统，还可以分为若干子系统。本文作者把人力资源管理信息系统划分为五个子系统，现对各信息子系统分析如下：

1．人事档案管理子系统

该系统完成对员工基础档案的管理，是人力资源管理信息系统最基础的工作。档案的建立以行政科室为基本单位，正式员工和雇佣制员工分别建立档案。人事档案至少包括下列具体信息：①自然状况：性别、年龄、民族、籍贯、体重和健康状况等；②知识状况：文化程度、专业、学位、所取得的各种证书和职称等；③能力状况：表达能力、操作能力、管理能力、人际关系协调能力及其他特长的种类与等级；④阅历及经验：做过何种工作，担任何种职务及任职时间、调动原因、总体评价；⑤心理状况：兴趣、偏好、积极性程度和心理承受能力；⑥工作状况：目前所属部门、岗位、职级、绩效和适应性；⑦收入情况：工资、奖金、津贴和职务外收入；⑧家庭背景及生活状况：爱人情况和偏好，家庭职业取向和个人对未来职业生涯的规划等；⑨所在部门使用意图：提、留、调、降。子系统可完成对人事档案的输入、修改、删除、查询、分类统计及报表打印。

2．工资管理子系统

该子系统完成工资的核发与工资的调整，包括输入工资数据、查询个人工资、修改工资数据、统计部门工资和打印工资单，该子系统可以查询考勤与绩效考核子系统的数据，以便确定工资金额。

3．员工考勤与绩效考核子系统

该子系统包括员工考勤与员工绩效考核两部分。员工考勤用于记录和统计员工出勤情况，可以通过员工上下班打卡的方式实现，旷工、病事假也要及时记录。员工绩效考核用于定量考察员工的工作绩效，包括完成工作的数量、质量、经济效益和社会效益。子系统还可以统计打印报表，为确定劳动报酬和决定人员调配及职务升降提供依据。

4．员工录用与调配子系统

该子系统完成员工的录用和调配功能。员工的录用包括新员工的录用和急需人才的招聘。对公司来说，营销员的招聘已成为现阶段比较关键的问题，因此有必要实现计算机管理，提高办事效率。员工的调配包括员工的平行调动和职务升降，它能处理由于员工调配而引起的各子系统数据的变化。

5．员工教育培训子系统。

该子系统完成员工教育培训的管理，可进行员工素质的统计评价、教育培训过程的控制、教育培训结果的评价。

（二）人力资源管理信息系统的功能

人力资源管理信息系统的五个子系统具有大致相同的五个功能模块，它们是信息录入、综合查询检索、统计、打印及系统维护。

1．信息录入：包括原始数据的输入、修改和删除。

2．综合查询检索：接纳查询要求，检索有关信息。查询方法可以是多种组合条件查询，也可以是模糊条件查询。查询检索分为三类，即上级领导通过网络查询、该子系统管理人员查询和一般用户通过网络查询。通过设置口令，各用户只能使用自己特权之内的查询。

3．统计：根据需要，各子系统能够统计有关数据并能够打印。

4．打印：各子系统能够打印出有关数据报表和统计报表。

5．系统维护：各子系统维护模块具有修改口令管理、系统库维护、数据整理、系统后备和系统恢复等功能。①口令管理。口令共有五种类型，供不同的人员使用。他们是数据库录入人员、数据维护人员、一般用户、部门经理和经理特权。除特权用户外，各用户只能使用自己权限内的操作。②系统库维护。该模块可以对各子系统的数据库进行管理。③数据整理。根据条件将数据分类处理。④系统后备。将数据库的内容备份到软盘。⑤系统恢复。将数据库从软盘驱动器恢复到系统。

（三）人力资源管理信息系统的性能要求

人力资源管理信息系统经过详细的系统分析和设计，确定为非实时性系统，至少应该满足以下系统性能要求：

1．可操作性

本系统的操作人员是公司的管理人员，而非计算机专业人员。为使系统有效地发挥作用，要求系统容易理解，操作简单方便，上机培训量小。因此，人机界面的设计宜采用第三代界面，即面向窗口的点选界面。该界面窗口、图标、菜单与指示器四位一体，形成桌面的概念，可为用户带来以下种种便利：①能同时显示不同种类的信息，使用户可以在以下几个环境中切换而不丢失几个工作之间的联系，窗口能够让用户自如地执行许多通信型和认知型任务。②用户通过下拉式菜单可以方便执行控制型和对话型任务。③引入图标、下拉式菜单、按钮和滚动条技术，可以大大减少键盘输入，对那些不精于打字的用户无疑提高了交流效率。

2．安全性

本系统所处理的数据都是十分重要的，不能随意存取和改变，因此必须对系统数据的存取和改变进行严格的控制，对系统数据进行有效的保护，以杜绝对数据的非法操作和防止计算机病毒的破坏。当使用本系统时，系统先进行用户识别和鉴定，可让用户输入标识或口令进入各子系统。对获得上机权的用户要根据预定好的用户权限进行存取控制，保证用户只能存取他有权存取的数据。

3．可维护性

系统的变更要简单易行。一个应用系统由于需求和环境的变化以及自身暴露的问题，在交付用户使用后，对它进行维护是不可避免的，而软件维护的费用是比较高的。因此在该系统开发的全过程中，始终要注意软件的可维护性。

4．可靠性

要求系统在发生故障或输入数据不合理的情况下，有较高的抗干扰能力和控制故障的能力，以免系统发生停顿或遭到破坏而影响工作。

三、结束语

管理信息系统的建立是一项耗费大量人、财、物的工程，必须遵循当今软件工程的一些科学方法。在人力资源管理信息系统建立以后，需要进行人力资源管理信息系统的日常运行管理与系统维护，这些都是长期的工作，应该有专门的技术人员负责。当建立的管理信息系统不能再满足现实的需要时，需要对系统进行改进和扩充。

参考文献

[1]《人力资源开发与管理》，余凯成主编，企业管理出版社

[2]《人力资源开发与管理》，张德著，清华大学出版社