党务档案监管思索探究
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本文作者：陈愉作者单位：闽西职业技术学院党委工作部
档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，党务档案信息化是指党务档案管理模式从以党务档案实体为重心向以党务档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备党务档案部门，从而极大地提高党务档案管理和利用的现代化水平。人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快党务档案管理工作融入信息社会的步伐，把党务档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动党务档案信息化建设，已是党务档案部门和广大党务档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。党务档案信息化是党务档案工作向现代化迈进的必由之路，是党务档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。
1新时期党务档案现代化管理存在的问题
1．1缺乏统一标准和规范
目前，许多部门在建设党务档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视党务档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。［1］。
1．2档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视不程度
老的党务档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术;而年轻的党务档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位党务档案部门的党务档案管理人员仅仅是普通的计算机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的计算机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展［2］。
1．3软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差
许多党务档案部门虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用;另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。
1．4数据保护存在风险
目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生。这个风险安全性差，容易导致党务信息的丢失与盗用。
2新时期推进党务档案现代化管理建设的几点措施
2．1配备统一的管理设备
将纸质档案信息转化为数字化信息，就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源，要实现这一点，必须依靠网络，必须配备统一的管理设备，实现计算机在党务档案部门的全覆盖。要为党务管理发展提供快、准、全的档案信息，计算机给我们提供了一个强有力的工具。利用计算机档案管理系统可实现:党务档案自动编目和检索、党务档案自动全文存储与检索、党务档案业务工作管理、计算机辅助立卷、党务档案自动标引，以及文档一体化管理等。因此，只有实现统一型号、统一规格的计算机全面覆盖，才能为党务档案管理实现信息化提供硬件保障。随着各单位党务档案数量的增加，党务档案部门面临着沉重的库房压力，以及党务档案自然老化和人为损害的难题，这就需要使用大容量的档案存储载体。利用计算机的磁盘存储系统和光盘存储系统，特别是光盘存储系统，可以解决党务档案信息存储难的问题。运用行业“地面通信骨干网”实现档案信息传递、交流和共享。高速信息网络以其快速的信息传递和丰富的信息资源为用户提供了一种全新的服务方式，已成为信息时代信息交流的重要工具。采用高容量的存储载体不但可减轻党务管理人员的工作量，而且能提高党务档案工作效率［3］［4］。
2．2建立规范的管理机制
在党务档案信息化建设过程中，为明晰相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理机制。创新党务档案管理制度，党务档案管理部门应该根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求，制定适应信息化建设的党务档案管理制度。一是健全和完善党务档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作环节和步骤;二是制定必要的安全措施，特别对党务的电子文件和电子档案，要确保电子党务档案的安全性与完整性。统一党务档案管理标准。标准规范化是党务档案信息化建设的重要基础之一。党务档案管理标准化包括:档案整理标准、统计标准、服务标准、各项技术标准等，它是衡量党务工作效率高低的尺度。如果没有这些标准，党务档案数据库中的信息资源就无法建立;如果各单位档案部门不按统一的标准去做，各搞一套，自成体系，那么全国党务档案信息网络就无法畅通，资源共享也就难以实现。
2．3建设复合型的管理队伍
党务档案管理人员队伍建设是实现档案信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量，因此要努力提高党务档案管理人员的信息化意识。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求党务档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保党务活动记录的完整性与信息的安全性。党务档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平［5］。为尽快实现传统党务档案管理模式向现代管理模式的转变，党务管理部门应有计划地对本系统的档案管理人员进行信息化技能培训，培训内容涵盖计算机、网络、信息工程等方面的知识，还应创造必要的条件，让党务档案管理人员及时了解党务档案发展趋势和现代科技在党务档案工作中的应用，不断提高他们的党务档案管理工作技能。
