档案管理规范化科学发展观论文

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一、《办法》增设“学生类”档案是科学发展观的具体体现

《办法》中增设“学生类”档案，突破了一直以来高校档案的界定范围，从而拓宽了高校档案的内涵和范围，意义深远。

1．彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念。科学发展观的本质是实现经济社会全面协调可持续发展，惠及民生，其核心是“以人为本”。这是我们党在十六届三中全会上明确提出来，并在党的十八大上被确定为全党的指导思想。国家档案局依据所学发展观，在十六届三中全会后，提出了“人的档案最重要，最有价值”的新理念。在高校中，占主体地位的是学生，而不是领导，更不是校长，是学校主体中的重中之重，因此学生档案最重要，最有价值。增设“学生类”档案是对过去传统的档案管理观念的彻底否定，它有利于学生对其个人档案的查询和利用，突出体现了“以人为本”的价值理念。众所周知，在相当长的一个历史时期内，我国的人事档案是处在一种极度封闭的状态，过分强调保密，公民个人根本无权查看自己的档案，在高校中，学生也无权查看自己的档案，对于自己档案中的内容处于一无所知的状态，一些学生档案中的不实之词致学生在走向社会后，得不到公正对待而贻误发展前途，以致影响一生的情况多有发生，而本人并不知晓其原因。《办法》明确提出并列举了学生档案包括的一些基本内容，并强调学生本人是档案形成的主体。对自己的档案享有知情权。符合现代社会人事档案必须阳光化的趋势，从这个意义上来讲，也彰显了“以人为本”和重视民生档案的理念，体现了科学发展观的本质特征。

2.有利于高校学生档案管理体制的规范。《办法》实施五年来，纵观各高校学生档案管理的现状，用一句话概括，仍呈比较混乱的状态。从表面上看，有的高校学生档案由各院（系）管理，有的是研究生档案由研究生院管理，本科生档案由学生处管理，有的由学校档案部门管理。这种不统一性必然使学生档案管理混乱，但这只是一种表象，而本质问题则是由于管理体制不规范而造成的。因此，《办法》在分析了高校档案管理混乱原因的基础上，明确提出了高校学生档案归档案馆管理，这是既体理了学生档案的本质特征又符合档案工作规律的。实行高校档案馆管理的体制有诸多优势，但主要有两个方面，一是人才优势。学生档案有其自身的特点，不仅需要专人管理，更需要有具备档案专业知识的人去管理。而学校各院（系）、学生处的工作人员，一般都是兼职做档案工作，平时事务性工作就比较多，很难有专门的时间和精力来管理学生档案，突击整理学生档案是家常便饭，由于他们一段都不具备档案专业知识，因此常常感到力不从心，从近年来社会用人单位对学生档案利用反馈中提出的诸多问题中可以看到这种管理形式带来的各种负面后果，从这个角度上来讲，只有高校档案馆的专门档案人员才能真正胜任学生档案管理工作。二是保管优势。档案馆以外的部门管理学生档案，一般将档案存放于普通的办公用房中，档案丢失、损毁时有发生，而高校档案馆有专门的库房和保管设施，能够从根本上保证学生档案的完整与安全。此外，各部门管理学生档案的做法，导致各部门之间责任互相推诿，造成学生档案质量差、可信度低，降低了学生档案的利用质量，不利于学生本人和社会各方面的查阅和利用。

3.有利于实现高校档案馆藏资源的集中统一管理。集中统一地管理党和国家的全部档案是我国档案工作最重要、最根本的基本原则。高校档案是国家档案，而高校学生档案是高校档案的重要组成部分，因此，也是国家档案，必须由档案部门实行集中统一管理。近年来，随着我国高等教育的发展办学规模不断扩大，学生数量急剧增加，各高校逐步建立了档案馆或档案信息中心，其目的就是实现对高校全部档案信息资源的集中统一管理，维护高校档案的完整与完全。《办法》在文件材料的归档范围中，对学生类档案的范围做出了明确规定。主要包括高等教育学校培养的学历教育，学生的高中档案入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这些材料既包括了学生个人档案中的大部分内容，也包括了教学档案归档范围中的部分内容、即学生的“入学登记表、学籍档案、奖惩记录”等是比较完整的学生档案材料。校档案馆或档案信息中心以此为标准，可对学生档案形成院、系、班级进行指导，及时归档，保证学生档案信息的完整，并与学校其他档案信息共同构筑馆藏档案信息资源体系，实现高校档案馆藏资源的集中统一。

二、高校学生档案管理规范化的途径

高校学生档案要真正做到“档如其人”，真实准确地反映出大学生本人在校期间的成长历程，其根本途径就是实现高校学生档案管理规范化。

1.建立并不断完善高校学生档案规范化的制度体系。《办法》对“学生类”档案的一些主要和基本的内容做了规定，这是十分必要的，有指导意义，但是，通过什么样的方式和途径去收集和保管，各高校的做法不尽相同。因此，非常有必要在制度层面上做文章，国家有关部门应制定具有较强针对性和较强操作性的高校学生档案管理办法、实施细则和体系，提出明确的任务目标和全面的归档范围，对产生学生档案的各个环节的工作进行细化和提出基本规范要求，从而确保学生档案的连续性、完整性和安全性。虽然我国高校的规模、所有制千差万别，但各高校应根据本校实际，明确由档案部门牵头，与各院系协同单位协作建立相应的档案工作制度去明确各自的职责。建立一个相对集中统一管理学生档案的不同模式。并建立考核评价制度，定期开展系统考核，强化过程管理和监督。

2.充实档案内容，提高档案质量。《办法》颁布以来，许多高校在学生档案的内容上，除保证基本的《办法》所列举的内容外，结合自身的教育教学和人才培养的实际情况，沿着学生自身成长的轨迹，根据社会对人才的需求，进行丰富档案内容的各种有益尝试，体现高校素质教育的成果和学生自我发展的过程，从而实现“档如其人”的目标，这样形成的学生档案能够涵盖其全貌，为用人单位全面了解毕业生提供了准确真实全面的信息，同时也为学生本人在日后的成长发展提供了鉴借依据。各高校现阶段对学生档案的不断充实基本集中在以下几个方面：一是行为表现情况，反映学生思想道德素质；二是身体健康情况，反映学生是否有一个健康的体魄。三是学生的心理素质，反映学生的心理状态，个性倾向和职业倾向。四是技能水平记录情况，记录学生参加各种技能水平的鉴定，能力水平考试等。五是社会实践活动情况及效果，记录学生在校任职情况及评价，参加大型活动，科技活动效果等，反映学生社会活动及社交情况。六是信用情况，个人信用是人们关注的重要品德，是现代社会关心的基本要素。经过不断充实，使学生档案更具个性特征，避免了“程式化”、“公式化”千人一面的档案现状。为了保证充实工作，高校应建立学生档案信息动态跟踪机制，及时收录学生各种全面信息数据，动态地记录大学生的成长历程，丰富学生档案信息资源。

3.运用现代科技推进学生档案管理信息化。当前，我国已进入信息化时代，高校招生、就业都已基本实现信息化和网络管理，学生档案在载体上已形成纸质档案和电子档案并存。高校应充分利用电子技术和网络优势，整合各方面信息资源，开发运用学生档案管理系统和电子档案库，依托互联网建设学生档案管理与服务网站，为学生和社会提供各种学生档案咨询、查询等服务，从而大大提高工作效率和优势。

三、总结

高校学生档案管理水平的提高是一项系统工程，需要国家、社会、高校、学生的广泛关注，只有以科学发展观为统领，坚持“以人为本”，才能使高校学生档案健康地向前发展。

作者：李雨张慧单位：辽宁医学院