铁路建设档案管理的问题及措施

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【摘要】铁路工程建设项目档案是工程建设的真实记录和质量鉴定及追溯的重要依据，是建设项目运营管理和维护的数据库，是铁路企业档案体系的重要组成部分。铁路工程建设项目档案在铁路企业技术管理和经营发展中具有重要作用和意义。加强铁路建设项目档案管理，不仅有利于提高铁路建设项目工程质量，而且能够在铁路企业的可持续发展中发挥出更加突出的作用。

【关键词】铁路建设；档案管理；问题；解决方法

一、 铁路建设档案管理的现状

（一）铁路建设工程项目档案管理体系发展缓慢。自建国至上世纪70年代末，铁路系统的档案管理工作重点是机关公文档案，即过去统称的文书档案。到了20世纪80年代中期，开始集中整理会计档案，并把会计档案管理纳入会计基础工作管理考核。而铁路工程建设项目档案管理则是20世纪90年代末随着铁路建设大发展而逐步走上制度化与规范化管理的轨道。但是，由于相关的法规和制度建设起步比较较晚，而且恰逢铁路建设项目蓬勃发展时期和铁路管理机构的调整变化因素影响，使铁路建设项目档案管理难以一步到位，造成初步发育期过长，跟不上铁路建设发展尤其是高铁建设节奏和发展变化速度的实际需求。

（二）工程项目文件过程管理不到位。根据国家的相关规定和国家档案局的相关要求，工程建设项目文件管理，是工程建设项目管理的重要组成部分和工程建设项目质量检查验收的重要内容，铁路工程建设项目档案档案管理也是如此。因为工程建设项目的档案质量是固化于工程建设项目的过程管理之中的，所以，铁路工程建设项目文件的工程管理尤为重要。尽管国家建设管理部门和国家档案管理部门，从不同角度对工程建设项目文件的过程管理和归档均有明确规定，但是，就铁路工程建设项目而言，由于点多线长和野外作业的特点突出，再加上工期紧任务重和办公等条件所限，往往使过程管理的规定被束之高阁，落实难以到位，事后集中突击整理成为普遍存在的现象。这样，必然影响到铁路工程建设项目归档文件的齐全性、完整性和准确性。而且，难以保障及时移交归档和进行铁路工程建设项目的档案专项验收。

（三）现行归档标准滞后。进入21世纪之后，铁路建设工程蓬勃发展，规模巨大，装备提升。尤其是高铁工程建设项目如雨后春笋，日新月异地向前推进。然而，铁路建设工程项目档案管理从归档范围、执行标准和分类编码方式等要素均未予以及时修订。致使工程建设和建设装备更新过程中出现的新技术、新工艺、新装备等过去没有的文件资料，在具体归档整理和编码时无所遵循、无所适从。必然造成落归和随意现象的发生，从而影响到归档的齐全完整和整体质量。

二、解决铁路建设项目档案管理问题的对策

（一）建立铁路建设项目档案管理约束机制。建设单位要建立铁路建设工程项目档案管理约束机制，从源头上保证铁路建设项目档案管理工作尤其是铁路工程建设项目文件过程管理责任落实到位。建设单位要从确立各参建单位的合同关系开始，并把铁路工程建设项目文件管理和移交归档内容纳入建设合同之中。并明确勘察设计、监理、施工承的归档内容、备份数量和移交归档时间，以及过程检查、考核、平时组卷、日常管理的奖罚控制措施等。切实做到各司其职，各负其责。即有利于明确目标和标准，又可以避免因目标和标准不明确所造成的人力、物力浪费，还能够避免甲乙方的不必要纷争。

（二）加强铁路工程建设项目文件的源头管理。坚持贯彻建设单位档案部门和档案人员提前介入工程建设项目档案管理的原则。档案部门提前介入工程建设项目档案管理即是保障工程建设项目档案质量的实际需要，也是国家相关规定所赋予建设单位档案部门的工作责任。通过提前介入，提前制定和完善工程建设项目档案管理办法和程序，以保障“三同步”原则的有效落实。针对参建单位工程技术人员档案管理专业知识薄弱的实际，适时进行工程项目档案管理知识培训。

（三）做好工程项目施工过程的监督和检查。首先，建设单位要把工程建设项目档案管理纳入工程进度和质量体系考核与检查，使工程建设项目各个环节和程序能够按照规范的路径协调同步的前行。通过现场检查、指导，不仅能随时了解各参建单位资料编制、收集工作的进展情况，发现存在问题，还能够及时纠正和整改已经出现的偏差。不仅可以避免走弯路，造成人力物力的浪费，而且能够切实保障工程项目档案的齐全完整和真实准确。

（四）把好铁路工程建设项目档案接收关。铁路工程技术项目档案的接收，并不是单纯的接收工作程序或一项简单的工作任务，应该把其当作一次档案业务知识再培训、再交流的课堂和提升工程项目归档文件质量的关口。通过工程项目档案的接收，不仅要把不符合归档要求的文件杜绝在档案接收入库之前。而且通过接收进一步提升档案人员的业务能力，进一步推进工程建设项目档案各项规范标准的落实。

三、结语

随着工程建设管理的不断规范和工程质量追溯法规的完善，工程建设项目档案不仅在其凭证方面越来越显现出重要意义。而且，在建立社会化大数据和铁路企业可持续发展方面，也会发挥出更加重要的作用。

【参考文献】

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[3]张凤月.刍议新时期铁路建设工程资料管理的规范[J].中国科技博览,2013(16):134-135.

作者:王霞