浅谈高校团学办公自动化系统的应用

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摘要：科技不断发展的今天，办公自动化系统这个概念早已深入的各行各业，利用自动化的优势，能够进一步提高工作效率，也得到了广大用户的一致认可。而近几年随着高校扩招，在校生人数的不断扩大，在高校团学工作线上。也有必要引入办公自动化系统，以更好的提高工作效率。

办公自动化这一概念的含义是：在办公体系中综合运用现代电子科学技术和管理理论，融组织、控制、情报、通信、协同工作为一体，实现办公信息化，信息采集、传递、处理自动化和决策方法科学化。保障对高校人员、部门和物资实施高效管理的一种重要手段。

高校办公自动化系统旨在为高校建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息查询及管理功能的信息系统，为学校内部管理和外部交流提供基本信息的传递、处理渠道。办公自动化系统的成功运行，将会带动其他信息系统的处理需求，使学校逐渐进入到与时展同步的数字化校园。

1高校团学现状及特点

高校团学工作作为整个共青工作全局的一个重要组成部分，是整个高等教育不可或缺的有机组成部分，是充满生机和活力的高校学生教育管理工作，在高等教育中发挥着极其重要的作用。特别是学生全面素质教育和大学生思想教育的重要内容。由于高校共青团组织制度健全，学生团员比例相当大，团员青年整体素质较高，所以高校共青团工作既有共青团工作的一般性，也有其特殊性。

经过长期的摸索实践，高校各级团学工作组织逐步形成了以团总支为主，以学生会和社联为辅的工作格局。如我校团学工作逐步形成了自己的特色，着重加强了组织建设、思想教育、学术科技、文艺教育、社会实践、志愿服务、权益保障、济困助学、立志导航和校际交流等方面的工作。

近几年，随着高校人数不断扩招，高校团学工作压力也不断加大。主要有如下体现；

1.1人口流动性大

近几年随着国家对高校实行扩招后。每年有大量的高中毕业生挤过独木桥来到大学这个殿堂，也有大量的毕业生从大学毕业，走上社会。那么对于高校来说。如此庞大的人流量给教育工作带来了巨大的压力，而过程式的教育过程中的经验积累确非常有限。

1.2数据统计量庞大

高校团学工作，在一定程度上肩负了，学生在校期间除了学习以外的大部分环节，包括评奖评优、处分处罚、思想教育、社团管理、社会实践、第二课堂学分等等一系列的工作。因此，每个高校要做好少则5000～5000，多则几万人的各类数据统计工作。可见工作量之庞大。

1.3社团数量、种类繁多

随着社会多元化的发展，大量新的信息在第一时间涌入了高校。新兴社团也在不断出现，而且数量也在不断壮大。如何鉴别社圃性质，进一步加强管理。也需要团学工作老师花费大量的精力。而且在社团的发展过程中，有许多活动、宣传、组织、策划等方面，工作量也非常大。

2实现办公自动化的优势

(1)能提高办公事务工作的效率。减少文字起草、收发时间，公文电脑写作一般要比手工写作的速度提高5～10倍。能减少无效工作时间，如：电话占线或找人不在，查找、校读文件等，每天要占用大量工作时间，一旦使用自动化工具可使工作效率大大提高。

(2)提高文书处理质量。做到文件处理标准化、规范化，可使文书处理大大减少出错率，还可大大提高编辑、排版、印刷质量与速度。

(3)减少手工操作，减轻劳动强度。传统办公室中的纸张文件，改用电子文件的形式存储和传递后，收发室再也看不到堆积如山的印刷品了，搬用、订正、复制、归档、收发也全部实现了自动化。文字处理机的使用把人们从繁重的抄抄写写的手工作业中解放了出来。

(4)便于协调管理。电子通信系统为学校各部门之间及时协调各种关系提供了方便条件。

(5)降低了办公费用。电子文件使纸张消耗大量下降，现代通讯及会议系统还减少了工作人员的差旅费。

(6)可以实现无纸张办公室。因为一切文字资料均存放在磁盘里。利用电子邮件，人们可在终端上阅读有关文件资料。

(7)实现办公自动化以及建设一个计算机应用环境。将有利于培养学生的能力及帮助学生树立自动化的观念。

3高校团学办公自动化的可行性分析

3.1大量统计类工作交由计算机自动完成

在日常的工作中，有一些重复性的工作内容，如奖学金成绩排名、学生日常奖惩信息、贫困生情况、第二课堂学分计算等等。此类信息在录入和保存过程中，由于高校人数众多。普遍存在劳动重复性多，容易计算错误、信息保存困难、可读性差等特点。那么结合自动化系统，这些数据的录入、保存、调用就非常方便了。

3.2发挥网络媒体的宣传优势

随着高校社团数量的不断庞大，伴随举办的各类社团活动也此起彼伏，如前几年国家推行的大学生暑期社会实践、各类调研。进几年的创新创业等等，以及新兴的网络类、户外类、科技类的社团活动类型也不断丰富。而传统的通过布置开会、海报、广播等等形式也很难适应此类活动的推广。因此，利用互联网平台的方便快捷优势，可以第一时间将各类文字、图片、动画等新闻宣传出去。

3.3会议、交流网络化

高校团学工作，其实也是一个上情下达、下情上传的工作。因此工作中与学生，特别是学生干部之间的联系非常紧密。经常性的会因为一个通知、一个文件需要召开学生干部会议、班长会议、团支书会议等等。

如此一来，既占用了大量的学生时间，而且时间一久，学生干部多少会出现消极情绪。这样往往不利于工作开展。而通过办公自动化平台，我们完全可以将学生，按不同身份分组，按不同组别需要，通过网络平台进行工作布置。这样只需规定学生干部每天在规定时间花几分钟时间看下是否有需要落实就可以。哪怕是遇到紧急情况，也可以利用平台的短信功能，给学生干部发送一条提醒短信。不当减轻了工作量，也给了学生干部更大的工作自由度，从而提高他们的工作积极性。

4应用前景分析

高校中普遍用户是教师和大学生，在知识和技术上具有一定的优势，而且近几年高校的硬件信息化建设工作一直走在各行业的前列。因此高校推广团学办公自动化系统，在硬件成本和人员培训上具有先天优势。

通过网络系统的资源共享，可以轻松实现；(1)各个环节的无纸化管理。减轻了工作人员的负担，提高了工作效率，规范了管理，(2)极大地提高了高校团学工作信息亿建设与应用水平，节约了人力、物力，降低了管理成本，减少了能耗。

因此，不管是从工作效率、人力资源投入、办公费用等等方面分析，高校办公自动化系统都具有很好的应用前景和推广价值。