计算机技术在电子档案管理中的运用

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摘要：在信息技术时代，传统档案管理向电子档案管理转变。计算机技术中的存储、查询和监视技术的应用为系统化管理电子档案提供了技术支持，为档案管理带来了极大的便利。计算机技术用于电子档案管理也对档案管理理念和管理能力提出了更高的要求，档案管理人员要及时转变管理理念，提高应用计算机技术的能力，满足电子档案管理工作要求。

关键词：计算机技术；电子档案；效率

档案是各类企业、机构、社会组织团体的重要信息资源，能够为企业、机构、社会组织团体开展管理工作提供真实的参考依据。传统档案多为纸质档案，其管理程度复杂，管理难度大。而且纸质档案容易发生损毁和丢失，给档案所有人带来不必要损失。计算机技术及电子档案的出现为档案管理工作带来了极大的便利，大大减轻了工作难度，提高工作人人员的工作效率。在信息化时代，计算机技术应用于电子档案管理是时展的必然要求。

1计算机技术在电子档案管理中的作用

1.1便于系统化管理电子档案。

档案的种类繁多，数量巨大，手工管理纸质档案的效率极其低下。员工往往为寻找一份档案而花费大量时间，档案还容易因保管不善而损毁、丢失。而将计算机技术用于电子档案管理可以极大的简化档案管理工作[1]。利用计算机技术建立信息管理系统，将电子档案放入管理系统平台分类管理。工作人员还可为电子档案设置权限，仅让特定对象获取电子档案。计算机技术还能让档案以视频、图像、文字等多种不同方式呈现，或综合多种方式呈现档案。信息管理系统还提供了强大的检索功能、自动入库排架功能，提升档案管理效率。

1.2为档案管理提供技术支持。

随着计算机技术和信息技术的发展，计算机技术在电子档案管理中的应用也越来越深。尤其随着计算机处理技术和存储技术的发展，它不仅方便了档案存储、检索、分类等更仍，分布式计算机系统开发也为集成化管理电子档案提供了强大的技术支持，极大地提升了电子档案管理系统的集成服务性能。计算机外延设备技术的出现，也为传统档案向电子化档案转变提供了技术支撑。最后，计算机技术的应用有效地融合了档案管理和现代管理，为机关单位、企业以及其它社会团体组织向现代换管理转变提供了重要的基础支持。

2计算机技术在电子档案管理中的具体应用

档案管理工作的重点在于存储、检索使用以及维护三个主要内容，结合档案管理工作的重点内容，计算机技术在电子档案管理中的应用主要表现为以下几种计算机技术的应用

2.1存储技术。

传统手工档案均采用具体纸质文件或其它材质文件的形式存储在档案管室内，随着时间的积累，档案数量也越来越多，各种纸质或其它实物档案将占用的空间也越来越多，档案管理工作难度也越来越大。而计算机技术具有强大的存储功能，电子档案的内存也相对较小。利用电子档案将相关资料录入系统文件内，在存储于计算机数据库系统，档案资料占用的存储空间也更小，计算机存储功能可为档案管理提供更为“广阔”的存储空间。

2.2查询技术。

在发展过程中，通常需要对以往多个不同年份的、不同类型的档案资料进行对比分析，用于制定未来发展战略。如果档案为纸质文件，查找工作量极大，使用时也极为不便。而计算机的查询技术可极大的简化查找工作[2]。管理人员只需输入电子档案的关键词汇，即可从计算机数据库内调取所需的数据资料。这种做法减少了人力，也减少了查询时间，大大地提高工作效率。

2.3监测技术。

传统档案管理方式存在丢失的风险，给档案所有者带来巨大的经济损失。而电子档案可降低档案丢失几率，减少档案丢失带来的损失。首先，计算机可提供监视功能，监控是否无权限人员调用、复制重要档案。一旦重要档案出现非法操作，系统将自动报警，及时告知管理人员。同时，计算机技术可对电子档案进行加密管理，非特定人员不具备获取或浏览档案资料权限，以免重要档案资料被他人非法获取。及时被他人获取后，也无法浏览档案内容。

3计算机技术在电子档案管理中存在的问题及解决对策

3.1存在的问题。

虽然计算机技术为电子档案管理带来了极大的便利，档案管理工作也逐渐实现现代化信息管理。但是，在实际应用中仍存在不少问题，主要表现在以下两个方面。一是计算机技术在电子档案管理中的应用深度不足。许多档案管均建立了信息化管理系统，但是档案管理工作仍以手工管理为核心，只将计算机技术作为档案管理的辅助手段。档案管理对象依旧以纸质档案资料为主，而非以多媒体电子档案数据管理为主[3]。以手工管理为核心的档案管理无法充分发挥计算机技术的优势。相反，计算机技术也对档案管理工作带来障碍，导致管理人员做重复性工作，降低档案管理工作的效率。二是档案管理人员的能力不符合计算机技术下电子档案管理工作。传统档案管理向电子档案管理转变也对管理人员提出了更高的要求，管理人员应适应计算机技术支持下的管理思维和管理能力，熟练掌握计算机操作方式、现代化档案管理思维、电子档案安全管理意识等。而档案管理人员受手工档案管理思想影响极深，且计算机知识储备不足，学习新技术的能力也相对较弱，以致于计算技术无法深入应用于电子档案管理。

3.2深入应用计算技术在电子档案管理中的对策。

针对计算机技术在电子档案管理中的问题，应首先转变档案管理人员的意识，重视计算机技术的应用。同时加强技术和设备投入，提升计算机设备软件和硬件水平，引入现代化管理模式，全方面提升计算机技术在电子档案管理中的应用。优化传统档案管理模式，制定使用计算机技术的档案管理制度，使管理制度更适合应用计算机技术，保障电子档案管理工作有序进行[4]。其次，加强档案管理人员培训，改变档案管理人员对新技术的认知，同时提升档案管理人员操作计算机技术的能力，解决技术瓶颈。如聘请专业计算机技术人员对档案管理人员进行专业培训，提高日常维护和管理电子档案系统的能力。

结束语

计算机技术应用于档案管理是信息时展的必然趋势，档案管理人员需要顺应时展潮流，转变传统观念，自上而下地推动计算机技术在电子档案管理中应用。同时，深入分析计算机技术用于电子档案管理的相关要求，为计算机技术管理电子档案营造良好的“环境”，提升现代化管理电子档案的水平。

参考文献

[1]李刚仲.计算机技术的运用在医院档案管理中的应用分析[J].中国医药指南,2012,30:686-687.

[2]卢晶.关于计算机技术运用于电子档案管理的分析思考[J].无线互联科技,2013,8:180+183.

[3]王晶晶.论计算机通信技术在人事档案管理工作中的运用[J].信息通信,2015,9:309-310.

[4]苏延霞.计算机技术在文件与档案管理中的应用探讨[J].信息系统工程,2010,7:47，58.

作者：李照华 单位：伊春林业管理局林业干部学校