办公自动化中计算机技术应用探析

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摘要：随着科技时代网络发展步伐地不断加快，人们对于计算机信息技术的要求也开始越来越高，当前我国大多数企业的部门和单位的办公系统都已经步入了办公自动化模式，大大加快了办公的速度和效率以及信息的精准性、准确性。本文采用文献资料法对办公自动化中的计算机技术应用技术展开研究，研究认为，办公自动化的基础是计算机技术在企业中的广泛应用，即将办公系统的各个部门和单位连接起来，不需要太多的人力，只需几台计算机就可以方便地了解企业内部和外部的动态，方便企业各个部门和单位之间的工作，减轻员工的工作量和压力，明显提高了企业的办公效益。因此，要充分了解计算机技术如何应用在办公系统中，怎么样准确使办公自动化。

关键词：办公自动化;计算机技术应用;多媒体技术;网络技术

自动化办公的建立，其关键就在于将计算机技术应用于办公系统中，从而建立以先进科技为基础的现代化办公体系。因为办公系统工作量和压力都非常大，所以办公自动化就显得极为重要，可以大大减轻员工的压力。依托这样的自动化办公体系进行工作的各个部门，也将随着整体的工作体系发展而取得更好的工作效益。办公自动化得产生离不开计算机技术的发展应用，而其独有的特点就是将报工系统融入计算机和网络双向互动中去，借助计算机强大的数据处理功能，以及网络丰富的媒体技术和资源等处理工作内容，系统的划分工作进类型。促使其在提升办公效率，减少企业成本，促进企业提高经济收益的同时，为推动计算机网络技术的发展提供了帮助，是实现技术发展与经济收益双赢的重要途径。

1办公自动化中的文字与数据处理技术

在企业的日常工作中，办公系统每天面临着来自处理大量数据信息的压力，并且要对这些海量数据信息进行深入分析筛选，以获取最有价值的企业信息，因而将计算机技术应用于办公系统中，实现办公自动化面临的最基础问题就是，文字和数据处理技术的应用。

1.1文字处理技术在办公自动化中的应用

在人类历史的发展过程汇总，对于文字的处理，不外乎手写，调版印刷，以及最先进的计算机文字处理三种。基于计算机文字处理表现出的录入效率高，编辑输出方便等特点，形成了在现代化的办公系统中，应用计算机进行文字处理的主流形势。作为办公系统运作中最为基础的部分，文字处理当仁不让的成为了办公自动化应用中的奠基部分。文字处理软件包含有Word、WPS之列，这些软件不仅满足了文字的录入、编辑和修改要求，还可以对文章进行排版操作，美化文章的整体阅读感受，并可以以多种方式输出各种需要的文本。另外，软件中有各种样板和排版供选择，使人们不必在为写某一类型的特殊文章而焦头烂额；还有可以设置页眉页脚标注一些重要的关键信息等。除此之外，这些软件中，对于文字“域”的功能开发，更是方便了了文章中时间日期的调整。在加上更新功能的推出，大大简化了职工的书写编辑压力，促进了办公系统的整体工作效率提高。

1.2办公自动化中数据处理技术的应用

随着经济的发展，对信息数据资料进行定量的分析研究，来掌握基本的经济状况和公司现阶段的经验情况普及开来，这就更使得办公发展依附于数据处理技术的进步中。所谓的数据处理技术，指的是对有价值数据进行的采集、分析、整理和编辑、存储及应用。最为主流的数据处理软件即Office系列中的Excel。借助Excel的应用，数据不仅可以通过直观清楚地图表进行展现，还为集中表现数据独特性提供了帮助。办公职员都要充分了解Excel,这样才能利用此软件中的全部技术功能对得到的信息数据进行一系列地计算和处理，从而对结果进行灵活性、多角度分析，最后得出公司办公所需要的某些信息。另外通过Excel中数据处理技术的应用，可以保持数据的简洁性、持久性和直观性。

1.2.1在Excel中同时输入大量的数据

第一步就是打开Excel进行数据输入，其次要选中数据单元格。对于单元格不相邻的情况，要先按住Ctrl键并点击鼠标左键进行单元挑选。在之后松开Ctrl键，进行数据输入，然后一起按下Ctrl和Enter键，然后刚才选中的单元格就被同时填入了。

1.2.2在Excel中消除0值

当某个单元格的计算结果为0是，计算机默认会显示数字0，但是这样看起来会比较碍眼。如果单元格在出现0时，单元格就可以显示为空白，可以按下面的步骤进行操作：打开工具-选项-视图，勾选取消0值前的方框，确定后，当前单元格中的0就会显示为空白。

2办公自动化中的多媒体技术

多媒体技术的独特性主要表现在两方面，其一是展现形式的多样性，这项技术将文字、声音和图像进行组合表现；其二就在于人机间的互动交往。人们借助计算机设备，将文字、声音、视频和图片等组多媒体信息进行组合并展示就是所谓的多媒体技术。在人们接触这些多媒体信息的过程中，会引发他们主动地进行接受和思考。目前，多媒体技术已经覆盖了人类生活的多个领域。而办公自动化发展到现在，也早已经不是基本简单的文档处理，其包含了对文档数据存储之外的诸多内容。将多媒体技术与应用于办公系统中，可以丰富信息的表现形式，使其更加直观生动；还可以简化信息。方便其进行录入编辑；更可以大大拓宽自动化处理信息的范围，尤其是多媒体在办公系统中的应用。多媒体技术的应用颠覆了传统的办公模式，丰富了整体的办公系统，提高而整体的办公效率。在进行工作汇报时，充分利用多媒体技术，将展示内容以声音、视频、图片等多种形式汇报出来，灵活生动，方便快捷，易于理解。

3办公自动化中的网络技术

办公自动化几乎应用到办公系统的各个领域的各个方面，并对这些领域产生了不可忽视的影响，最终就是最大化地运用各种信息资料和数据，因此，办公系统自动化最为关键的是计算机技术中网络技术的的广泛应用，帮助办公人员可最大限度的提高信息处理和分享效率，简化办公手续，提高整体工作效率。网络技术在办公自动化中的普及，主要体现在以下两点。其一，电子邮件沟通的广泛应用。各公司各部门都是独立而互相关联的，需要进行信息间的传递交流，而电子邮件的应用正方便了这项需要。同时，极大地避免了信息传递的错误性和延时性，提高了办公自动化中的整体处信息处理效率。其二，电视会议的广泛应用。随着经济的迅速发展，全球化也在不断地深入。以前开一个会议都需要提前做好准备，防止人员不能全部到场和出现一些问题；但是电视会议的应用就没有这么复杂，不需要长途跋涉，不需要花费大量地费用和精力，只要有台计算机，就可以通过网络技术将会议涉及的所有人员联系起来，进行讨论，最后还可以通过计算机将涉及的会议资料、问题、决策等进行汇总分析，大大提高了办公人员的工作能力。对于网络技术在办公自动化中的应用，为办公的效率提供了极大地帮助。工作人员可以随时随地的在网络上查到自己想要获得的信息和知识，工作人员也可以通过网络的媒介进行交流和沟通，网络技术的广泛应用，促成了办公自动化的形成。

4结语

近几年，随着经济的迅速发展和科学技术的更新换代，各个企业所需要处理的事情越来越多，办公人员所需要搜集和处理的信息资料也越来越多，各个企业旧的办公方式已不能适应现展的速度，办公系统急需改革，因此办公自动化就在这样的发展大环境下应运而生。计算机技术的发展也间接导致了办公自动化的产生，计算机的文字和数据处理技术、多媒体技术、网络技术应用在办公自动化中，对办公中的资料、数据等资料进行定量和不定量分析和处理，得出企业最需要的资料和结论，这不仅仅保障了办公人员处理信息的能力和效果及企业经济效益，也跟随了时展的步伐；反过来更加推动了社会经济的发展步伐，促进了计算机技术向着更精、更密、更深的方向发展。

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作者：宋新乐 宋文文 单位：江西应用科技学院