计算机软件在办公自动化管理中的应用
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摘要：当今时期正处于计算机技术高速发展的时期，广泛应用于社会多个领域中，对于促进社会的发展具有重要意义。作为一种综合性质的办公模式，自动化办公能够有效提升企业经济效益，提高工作效率，受到企业人员的普遍欢迎。通过对计算机软件在企业办公自动化管理中的应用，希望能够为相关人员提供一定的理论借鉴。
关键词：计算机软件办公自动化管理具体应用
前言：
随着全球贸易一体化时代的来临，企业在面临机遇的同时，也迎来的较大的挑战，市场竞争将会更加激烈。企业要想提升自身竞争力，维护企业长期稳定发展，必须积极利用计算机技术，提高自动化办公效率。现阶段，企业利用计算机软件，能够有效强化自动化办公模式，提高办事效率，进而为企业的可持续性发展奠定有力的基础。
一、计算机软件在企业办公自动化管理上的应用所带来的积极影响
1.1优化扩大了企业办公环境改善了企业办公流程
在计算机软件利用阶段，通过与计算机网络有效协调合作，可以进一步提升办公系统的自动化程度。此外，计算机软件可以实现各企业之间的往来沟通，而且能够跨区域的进行数据信息传阅。可以看出，计算机软件在企业自动化管理中，具有广阔的应用前景。对于企业流程的改进，具有重要影响：
（1）同步进行，可以使企业不同部门间进行同步会审；
（2）可越过性，可以越过不需要参与的环节。
1.2企业管理成本的降低
在企业办公自动化管理阶段，利用计算机软件可以有效降低企业材料的使用情况，而且能够促进企业办公效率的提升，进一步压缩企业经济支出，有效的为企业节省运营成本，为企业创造更多的经济利益。
（1）办公成本，促使企业实现自动化办公，改变传统纸质办公模式，尽可能的节省办公费用。比如说货单的发送等等，不仅加快了传递速度，同时避免出现浪费情况；
（2）交通成本，由于企业之间不同区域位置的沟通往来，经常需要车辆的往来以此促进业务的沟通与达成，进而造成一部分费用的之处[1]。而进行自动化办公之后，很多业务可以利用网络进行开展，有力的减少交通成本的支出。
1.3激发企业创造力办公效率提升
在企业办公自动化管理中利用计算机软件，最终目标就是使企业办公管理更加具有流程化、标准化、以及规范化。最大程度的释放人力劳动，充分发挥员工的创造力，进而提升企业办公效率。此外，对于计算机软件的使用，要求企业员工具备足够的计算机技能，能够灵活熟练的操控各项软件，以此发挥自身创造能力，开展自动化管理工作。
二、计算机软件在办公自动化管理上的具体应用
2.1安全
通过有效的规范业务流程、以及实际结构框架，进而实现安全保障。作为信息安全管理最为基本的要求，人员权限可以由管理人员进行相应分配；此外，企业管理人员也可以根据具体工作内容和要求，对权限进行合理分配[2]。现阶段的系统都是采取模块化管理，如果用户不具备访问权限，将无法访问未经授权的模块。通过设置访问权限，可以使业务操作更加具有针对性，不同部门用户可以依照具体工作内容，选择相应的模块就行访问，对于不具有访问权限的用户，无法查看相关工作内容信息。总之，利用人员权限操作可有效地保护办公自动化中的业务核心内容。
2.2连接
现阶段，很多企业规模较大，在不同区域又成立相关的下属企业，基于此种地理位置较为分散的情况，无法保证信息传递的及时性和时效性。而在办公自动化管理中利用计算机软件，能够有效连接不同区域的计算机系统，进而形成一个企业范围内的、网络办公环境，为企业之间的信息往来，提供极大的便利。如果在实际工作中遇到困难，企业人员可以利用其进行及时的沟通，以此实现企业工作程序的正常开展。此外，计算机软件在应用于企业办公室自动化管理阶段，不局限于时间、地理等因素影响，进而能够合理成立集中的办公场所，可以有效消除文件在传阅、沟通中存在的问题。
2.3沟通
办公自动化管理中利用计算机软件，能够便于用户进行在线沟通，同时具有信息提醒等功能，使用户可以及时了解到最新动态信息，进而实现信息的分享和传递，为办公的沟通奠定良好的基础[3]。
2.4协同
在网络办公过程中，协同具有至关重要的作用。协同工作一般来讲，由事件名称、内容、以及流程所组成，主要是通过定义工作流程，以此使其他个体接收到事件内容。在具体的编辑事件内容过程中，可以进行文档格式的编辑。假如遇到需要修改的文档，自动化办公管理系统在计算机软件的作用下，会自动将修改痕迹显示出来，例如修改内容、修改者姓名等等。
2.5监控
协同工作需要监控进行保证，计算机软件在办公自动化管理过程中，一般都是定义工作流程，以此实现各项业务的流转，同时发起人也可以查看流程节点的运转情况，进而有效监控事件处理的整个过程。此外，在协同事件建立阶段，可以进行跟踪设置，有利于跟踪管理和控制各个流程节点。通常情况下，监控职能包括工作实效、进度、以及过程等几个内容，需要管理人员做好相关监控工作，才能促进系统工作的顺利开展。
总结：
总而言之，企业只有在自动化管理阶段充分利用计算机软件，才能在激烈的市场环境中谋取发展，创造经济利益。计算机办公软件已经是企业未来发展中，必不可缺少的重要环节，能够有效的完善工作机制，促进工作效率的提升，极大程度的提升企业综合竞争实力，在企业管理中具有显著效果。
参考文献：
[1]康谷.浅谈计算机软件在企业办公自动化管理上的应用[J].科技创新导报，2013(2):200-200.
[2]马国忠.计算机软件在企业办公自动化管理上的应用[J].电脑知识与技术:学术交流，2013(4X):2941-2942.
[3]李浪.计算机软件在企业办公自动化管理上的应用[J].消费电子，2013(14):73-73.
作者：刘广勇 朱昭德 单位：铜仁复烤厂
