网络环境下档案信息资源共享构建策略

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摘要：对档案信息资源共享的内涵及发展状况进行探讨，将信息共享空间建设理念引入到档案信息资源共享中，并针对档案信息资源共享建设的建设目标、机制、策略等问题提出建议。

关键词：档案信息资源；共享；机制

档案信息资源共享是档案信息资源数字化及档案信息资源整合的最终目的，是档案信息资源社会化的一个重要标志。它是以计算机技术、信息技术、数据库技术等多种技术为前提，以档案数字化加工及整合为基础，进行档案信息资源交流与共享，其实质是以用户为中心、以网络为工具、以利用为目的，开发档案信息资源为社会提供信息服务为目的的档案管理模式。

一、开展档案信息资源共享的基础

1.信息技术的日趋成熟为档案信息资源共享的实现提供了技术保障。随着我国网络基础设施的快速建设与完善，数字化技术、数据库技术、网络通信技术、多媒体技术和超文本技术的发展，我国档案网站体系、档案系统的局域网体系的初步建立，这些都为数据库的数据采集、异地查询和档案信息资源传递等档案信息资源共享活动提供了强有力的技术支持。

2.档案数字化工作的深入开展为档案信息资源共享的实现提供了现实基础。现阶段档案数字化工作已经全面开展，多数档案馆已经完成档案资源的目录级数字化工作，全文档案数字化工作也正在大范围推进，所形成的内容充实、类型多样的数字化馆藏为开展档案信息资源共享活动提供有力的支撑。

3.公众对档案信息需求的立体化、多元化为档案信息资源共享提供广阔的发展空间。社会发展的大背景下，档案用户对档案信息需求的社会化趋势日益明显，不仅仅局限于工作查考和编史修志，而是广泛涉及社会政治、经济、科学、文化、外交和民众生活的方方面面，内在需求和外在推动使档案部门提高信息服务能力成为必然的趋势。这些都为开展档案信息资源共享工作提供巨大的发展空间。

二、档案信息资源共享存在的问题

1.责任主体缺失，缺乏统一规划。我国档案工作实行统一领导、分级管理的原则，但在实际过程中受我国条块分割的影响，统一领导成为一种宏观指导，没有强制性。档案共享工作缺乏整体的统筹规划和管理。各档案部门的档案信息化建设处在自发性、分散性、发展不平衡的阶段，这导致各个档案馆之间难以相互合作，在档案信息化建设中存在着重复建设、信息孤岛、系统间资源布局不合理、难以共享等问题。

2.资金不足。档案信息资源共享是一项长期的、复杂的工程，从购买数字化所需的基础设施，开发专用软件，到馆藏资源的数字化和后期维护工作，都需要持续、稳定资金投入做支持。但就实际情况看，资金的投入非常有限，导致信息化和档案信息共享工作无法顺利开展。

3.档案信息资源共享的制度、标准不够完善。档案数字化工作的相关标准总体上制定了很多，内容涉及纸质档案数字化的格式、档案管理系统的功能及数字档案馆的建设规范等。但档案数字化工作的相关标准大多为推荐标准，没有强制约束力，而且对档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理、使用和检索等方面尚未做出统一的标准与规范。在实际工作中，各个档案管理部门往往采用本部门的标准和要求，不可避免造成一些差异，使得档案信息资源整合的难度大大提高，进而影响到档案信息资源的社会共享。

4.档案人力资源队伍建设有待完善。档案人员的素质参差不齐。从信息化素质来说，由于档案馆很多人员都没有接受过正规和系统的专业教育和专业培训，对于电子文档形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术知之甚少。要想实现档案信息资源共享，档案工作部门的信息管理人员不仅应当精通档案管理过程中的各种原则及规则，还要了解一些相关的计算机网络知识，这就需要培养同时具备档案管理以及计算机网络知识的复合型专业人才。

三、档案信息资源共享机制的构建

1.体制构建。

（1）组织建设。要建立档案信息资源共享管理与协调组织，该组织对整个共享体系进行宏观调控，统一管理各个档案馆的人力资源、设备资源及技术资源，带动整个共享体系协调发展，最终达到提高档案信息资源共享水平的目的。其主要职责包括：制定档案信息资源共享总体规划、发展战略、实施方案等；制定有关档案信息资源共享所需政策法规、管理规范、技术标准等；建立专业的网络运行维护中心，负责整个档案信息资源共享网络中包括安全监控、用户认证、数据库管理与维护等整套工作。

（2）制度建设。档案信息资源共享是一项需要多机构、多行业参与的系统工程，要想保证资源共享的持续有效展开，创造良好的档案信息资源法律环境是前提条件。首先，修订、完善现有的《档案法》中有关档案信息资源共建共享的条款，明确资源共享的原则、总体要求、组织方式、共享模式等具体实施措施等。其次，制定相关档案信息资源共享的法规。我国档案信息资源共享仍处于起步阶段，我国政府对档案信息资源共享建设的指导大多停留在宏观的战略框架上，涉及具体实施与运作的法律法规还很不完备，立法部门应会同有关部门组织相关专家开展深入的调查研究，制定一套具有前瞻性、包容性、规范性的共享法规。另外，现有的《专利法》、《技术合同法实施细则》、《著作权法》、《计算机软件保护条例》中均未明确规定所有的档案信息资源共享活动必须在不引起侵权条件下才可开展，故应在相关规定中，就如何规范档案信息资源的共享做出明确规定。最后，建立健全档案数字化应用系统、数据库管理等环节的档案信息安全管理制度。加强技术研发，提升在病毒防护、网络防护、漏洞修复、访问控制等方面的技术水平，制定数据备份和灾难恢复机制、信息公开制度、数字签名条例等制度。

2.资源整合机制。要想实现档案信息资源的共享，前提条件是拥有完整、翔实、丰富的档案资源并对其进行科学、有效的数字化加工建设形成内容充实的数据仓库。

（1）加大归档力度，充实现实馆藏。档案工作者要采取多种途径、方式，做好档案收集工作，特别重视有较高社会价值、经济价值的档案信息。要做到定期收集与跟踪收集相结合、一般号召与个别强调相结合，全面收集与定点收集相结合。除此之外，还应注意隐藏在组织内部的隐性知识的收集。如开展科研项目的调研报告、会议记录等程序化生成文件，组织内部经多年实践所形成的不成文的作业流程、工作方法、口述资料等。按照组织知识资源体系扩大归档范围。

（2）加强电子档案收集和馆藏资源数字化建设。为更好实现电子文件的实时管理与利用，要完善电子文件收集制度，明确收集范围，确保电子文件的完整性、真实性。不仅要收集正式性电子文件，尤其要注意收集那些有保存价值及用户检索要求的过程性文件。对于多年才能完成的任务或项目，对其所形成的电子文件要进行连续或分阶段收集，以防电子文件丢失。在进行档案数字化建设时，要对馆藏情况进行评估，因地制宜，制定建设方案。在建设中，利用率高、重要的档案优先数字化建设，要详细制定著录标准、扫描标准并实时跟进校验，保证档案著录、扫描质量；适时进行数字信息的批量上传，做好原始数据备份工作。

（3）努力挖掘特色资源，构建特色数据库。网络环境下，档案馆的信息资源不仅仅是本馆的馆藏集合。应充分利用来自于互联网、媒体等多种渠道的信息充实馆藏，将有利用价值的特色信息进行归类、整理、加工形成具有本馆特色的馆藏资源。在此基础上，要想真正实现档案信息资源的共享，必须有高质量的多类型数据库，要在进一步完善档案案卷题名数据的基础上，大力发展全文数据库、各类专题数据库，如科研成果数据库，还有文献型、索引型、事实型数据库，做到各有千秋、各具特色。

3.经济机制。加大对档案信息资源共享建设的投资力度，从长远出发以战略的眼光支持档案信息资源共享的建设，适时提高档案信息资源共享的建设经费。在政府的财政支持的基础上，档案管理机构应采取多种方式向社会公众宣传档案重要性，增强档案意识，争取社会各界的支持和投入，建立多渠道的资金投入机制。

4.技术机制。在网络环境下，要根据档案信息资源自身的特点及资源共享利用的实际需要，采取相应措施，保证档案信息资源的安全性与可靠性。

（1）采用实用、可靠的防火墙。防火墙实际上是一种建立在互联网和内部网之间的安全网关，是硬件和软件的结合。它通过制定严格的安全策略，实现被保护网络、数据系统免受外来侵入，是目前被认为最有效的网络隔离、防黑客入侵的手段。各档案管理机构应根据自身特点与需求，采用相适应的防火墙。

（2）利用数据加密技术和身份认证技术。数据加密是通过网络中的加密机构，对原始信息进行重新组合，只有事先有通讯协议的双方才能解码还原信息。即由明文变为密文。它是实现数字档案信息保密性的一种主动的、开放性的防范手段。身份认证是通过CA认证系统验证访问者身份的合法性并确定其相应的权限，不同权限的访问者只能查询利用相应等级的档案信息资源。若需要下载档案信息，需提交相应申请，得到管理员同意后方可下载。

（3）做好安全管理工作，防范网络病毒。解决病毒问题最好的办法就是防范。即要安装防病毒软件，又要注意及时升级、更新。另外要定期对重要数据进行备份，建议使用双硬盘、移动硬盘等进行备份。还要建立健全相应安全规章制度，禁止将不明来源文件、程序在系统中复制、运行，接入系统的软硬件要进行病毒检查。

当前，档案信息资源共享建设已成为必然趋势，从技术角度来讲，在部分发达地区开展基于网络环境的大规模档案信息资源共享的条件已经成熟；从观念来讲，人们已经逐渐认识到，网络环境下利用档案信息资源的方式正在发生深刻变化；从需求上来讲，广大利用者对信息的需求，促使档案信息资源共享建设速度的加快。在信息环境的巨大变化之下，我国档案学理论界对网络环境下档案信息资源建设模式所发生的变化给予了极大的关注，尽管关于档案信息资源共享机制的研究才刚刚开始，但是可以肯定地说，它必将对我国今后档案信息资源共享建设的理论和实践产生深远的影响。

参考文献

[1]刘建军.基于集成管理的档案信息资源共享研究[D].内蒙古大学，2011.

[2]王运彬.近十年来档案用户需求研究综述[J].档案学通讯，2011（01）.

[3]刘雯雯.区域性档案信息资源共享平台建设研究[D].云南大学，2012.

[4]戴秀文.高效电子文件归档的思考[J].边疆经济与文化，2011（06）

作者：丁丹 单位：辽阳市政府投资工程项目建设办公室