网络环境对机关档案管理的影响及措施
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在信息技术和互联网的双重作用下，电子政务建设进程不断加快，这使得机关档案管理工作面临着巨大的挑战。在网络环境下应用先进的信息技术，应进一步提高机关档案管理工作效率，促进机关工作更加系统化、科学化、规范化。
1.传统档案管理不足之处。首先，传统机关档案管理主要采用人工方式。收集查阅既费时又费力，出错率极高，影响了档案管理效率。其次，档案管理条件较差。不利于档案存储，时间一长，受潮、虫害等极易造成巨大损失，甚至出现了档案丢失的情况。另外，纸质档案经过多次重复使用，损毁严重，降低了档案的利用价值。2.网络环境机关档案出现的新变化。首先，拓展了机关部门收集档案的途径。可以收集计算机生成、数码设备生成的档案材料。其次，信息技术的应用，使档案信息的存储量更大，内容更丰富，查阅更方便，处理起工作来更加迅速，效率明显有了大幅度提升。另外，档案载体也越来越多元化，计算机、电子设备的多种多样，使机关档案载体向多元化方向发展。如视频材料、音频材料等，更加利于档案储存和使用。
二、网络环境下机关档案管理存在的问题
1.对档案管理工作认识不足。由于机关工作千头万绪，所以，一部分人对档案管理存在主观上的轻视。认为这是一项简单的工作，不需要较高的技术，甚至认为档案工作没有太大的利用价值，有几台电脑就可以了，没有必要加强档案建设。正是这种误区使得机关档案管理工作跟不上时展的脚步，导致机关档案现代化管理手段应用较差。2.档案管理工作难度加大。目前，缺少统一标准，办公软件多种多样，各个机关的办公软件各不相同，给文档收集带来一定的困难。受网络环境影响，档案的形成、载体和内容，都趋向于多元化，这使得传真件与修改稿数量不断增加。档案难保存的问题依然突出，由于科技发展迅速，各类软件与硬件更新换代相当快，给档案工作造成不小困扰。3.档案管理人员素质不高。人才的素质影响到档案管理的水平，影响着档案管理工作的发展。首先，在档案管理中，具有专业学科水平的工作人员较少。在档案事业发展的新形势下，现有人才队伍结构已经不能满足发展的需求。其次，对档案管理人员的培训数量，屈指可数，寥寥无几，导致档案管理人员管理水平跟不上社会发展的步伐。思想观念落后，在开展工作时默守陈规，生搬硬套老办法，缺乏创新意识。
三、网络环境下加强机关档案管理的措施
1.健全制度，规范行为。科学技术不断发展，能够推动档案管理水平不断提高。档案管理既要促进档案管理体系更具科学性，还要建立健全各项规章制度。二者有机结合，可以为档案管理工作持续地发展提供很好的保证，能够有效降低档案管理的随意性。首先，机关单位要建立由专职档案人员专门从事档案管理的机制，创造性地结合实际工作，逐步实现档案的统一管理。其次，要进一步加大档案的归档范围，完善各项规章制度，做到工作中的每个环节都有明确的要求，减少相互推诿、不作为等不良现象的发生。另外，还要完善档案收集制度，充分调动工作人员的积极性，提高资料收集的效率，更好地开展档案管理工作。2.拓宽服务领域。为大众服务是机关档案管理的主要职能。这就需要机关单位创新服务手段和拓宽服务领域，最大限度地发挥档案的使用价值。随着社会的发展，档案服务开始面向社会，档案信息也越来越能满足综合性需求和满足社会各方面的发展需要。拓宽服务领域，对于提高档案管理服务质量而言，有着极为重要的意义。3.提升档案管理人员能力。档案管理人员素质直接影响档案管理水平。在网络环境下，机关档案多以视频、图形、图像的形式存在，对档案管理工作人员提出了更高的要求。这需要加强对机关档案管理人员的培训，进一步提高工作人员的素质，尤其是加强档案人员计算机技术、网络技术的学习培训，为档案管理实现现代化科学管理打下基础。要不断总结探索档案管理工作中的规律，全面提高档案管理人员素质，进一步推动档案管理水平的提高。档案信息化管理已经成为了一种必然的发展趋势。信息技术的应用，使档案管理工作效率大大提高，提升了档案信息资源的利用率，给人们以极大的便利，能够有效实现其为人民、为社会服务的功能。
作者:胡永喜 单位:山东省枣庄市卫生和计划生育委员会计划生育宣教中心
