高校班级管理EXCEL运用

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1利用函数从身份证号码中提供有效信息

众所周知，身份证号码能如实的反映出一个人的性别、出生年月、籍贯等信息，并与之密不可分，因此，不论是15位还是18位的身份证号码，个人的此类信息都蕴含其中。以15位为例，出生年份(两位数)反映在第7、8位上，出生月份反映在第9、1O位上，出生日期反应在第11、12位上，It_-I：~U反映在第15位上，奇数为男，偶数为女。18位身份证号码稍有差别，出生年份(四位数)反映在第7、8、9、1O位上，出生月份反映在第11、第12位上，出生日期反映在第13、14位上，性别反映在第17位上，奇数为男，偶数为女。这里，我们需要使用IF、LEN、MOD、MlD、DATE等函数从身份证号码中提取个人信息

1．1出生年月信息的提取

由于报表格式的局限，只涉及到出生年月，并没有涉及出生日期，因此我们要通过身份证号码提取相应信息，即显示为“7208”这样的信息。在D2单元格中输入公式“=IF(LENfC2)=15，MJD(C2，7，4)，MID(C2，9，4))”，其中：LEN(C2)=15：检查C2单元格中字符串的字符数目，本例的含义是检查身份证号码的长度是否是15位。MlD(C2，7，4)：从C2单元格中字符串的第7位开始提取四位数、字，本例中表示提取15位身份证号码的第7、8、9、10位数字。MID(文本，开始字符，所取字符数)MlD(C2，9，4)：从C2单元格中字符串的第9位开始提取四位数字，本例中表示提取18位身份证号码的第9、1O、11、12位数字。IF(LEN(C2)=15，MID(C2，7，4)，MID(C2，9，4))：IF是一个逻辑判断函数，表示如果C2单元格是15位，则提取第7位开始的四位数字，如果不是15位则提取白第9位开始的四位数字。如果需要显示为“7O年12月”这样的格式，请使用DATE格式，并在“单元格格式一日期”中进行设置。

1．2年月日信息的提取

从身份证号码中提取出表示出生年、月、日的数字，用文本函数MID()可以达到目的。MID()——从指定位置开始提取指定个数的字符(从左向右)。对一个身份证号码是15位或是18位进行判断，用逻辑判断函数lF()和字符个数计算函数LEN0辅助使用可以完成。

1．3性别信息的提取

由于报表中各位学生的序号编排是按照上级核定的编制进行的，因此不可能区分出男女性别，倘若依靠手工输入的话，不但麻烦而且容易出错。例如性别信息在B列反映出来，可以在B2单元格中输入公式“=lF(M0D(IF(LEN(C2)=15，MID(C2，15，1)，MID(C2，17，1))，2)=1，”男”，“女”)”，其中：LEN(C2)=15：检查身份证号码的长度是否是15位。MID(C2，15，1)：如果身份证号码的长度是15位，那么提取第15位的数字。MID(C2，17，1)：如果身份证号码的长度不是15位，即18位身份证号码，那么应该提取第17位的数字。MOD(IF(LEN(C2)=15，MID(C2，15，1)，MID(C2，17，1))，2)：用于得到给出数字除以指定数字后的余数，本例表示对提出来的数值除以2以后所得到的余数。JF(MODfIF(LENfC2)=15，MID(C2，15，1)，MID(C2，17，1))，2)=1，”男“，”女“)：如果除以2以后的余数是1，那么B2单元格显示为“男”，否则显示为“女”。点击回车键后，即可在B2单元格显示正确的性别信息，接下来就是选中填充柄直接拖曳。现在这份报表无论是提取信息或是核对，都方便多了。

2在学生成绩统计中的应用实例

2．1保持学号顺序不变的前提下进行成绩排名

在每年9月的奖学金评定中，最重要的一项就是学生成绩排名。特别要强调的是，为了保持学号顺序不变的情况下进行成绩名次的评定，最好使用RANK(X，Y，Z)函数。其中第一个参数×为某个学生的成绩所在单元格；第二个Y为整个班级成绩所在区域；第三个Z是可选的，表示统计方式，若省写或写0，则成绩高的名次靠前，一般默认此种方式，如果写1，则成绩高的名次靠后。例如=RANK(C2，$C$2：$C$13，0)，然后利用自动填充将其复制到下方几个单元格内。

2．2将百分制转换成不同的等级分有多种不同的划分方法。①是将百分制的分数转换成A(90～100)、B(80—89)、C(70～79)、D(60—69)与E(低于60)五个等级；②是将百分制的分数转换成优(90—100)、良(75～89)、中(6O～74)与不及格(低于6O)四个等级。具体使用哪种等级划分方法可根据实际情况自己确定。在百分制转换成不同的等级分时，一般使用IF(X，Y，Z)函数。其中有三个参数，第一个参数X为条件，不能加引号：第二个参数为条件成立时的结果，如果是显示某个值，则要加引号：第三个参数为条件不成立时的结果，如果是显示某个值，同样要加引号。该函数可以嵌套，即在第二个或第三个参数处可以再写一个lF函数。为了得到“一”所要的等级结果，可以在D2单元格中输入公式：=IF(C2>=90，“A，IF(C2>=80，“B“，IF(C2>=70，”C“，IF(C2>=60，“D”，”)))，然后，利用自动填充柄将其复制到下方的几个单元格。为了得到“二”列所要的等级结果，可以在E2单元格中输入公式：=IF(C2>=90，优“，IF(C2>=75，”良”，IF(C2>=60，“中”，“不及格”)))，然后，利用自动填充柄将其复制到下方的几个单元格。

2．3不及格的分数用红色字体显示选择“格式”菜单中的“条件格式”命令。该命令会弹出一个要求确认条件与相应的格式的对话框。对于“成绩”列，可先选中C2：C13，然后使用“格式”菜单中的“条件格式”命令，在弹出的对话框中，左边使用默认的“单元格数值”，中间选“小于”，右边填写60，然后单击右边的“格式”按钮，从中选择红色，最后单击两次“确定”按钮。对于“等级1”列，可先选中D2：D13，然后使用“格式”菜单中的“条件格式”命令，在弹出的对话框中，左边使用默认的“单元格数值”，中间选“等于”，右边填写Ej然后单击右边的“格式”按钮，从中选择红色，最后单击两次“确定”按钮。“等级2”列类似。对于其他的一些统计计算要求，如怎样计算各分数段的百分比、如何计算机优良率与合格率等功能，应该比较简单，本文此处不赘述。