企业档案保密管理

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论文关键词:企业；涉密档案；管理

论文摘要:企业涉密档案是企业的核心秘密，涉及到企业的商业安全，关系到企业未来经济发展的成败。首先要加强库房的硬件设施管理，库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提，同时还要加强企业涉密档案的内部科学管理；档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节，要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，广泛宣传、提高认识。企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理。要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和历史作用，确定涉密档案保管期限；强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证。

企业涉密档案记录着企业商务活动的全过程，如“谈判合同签订”、“研发项目规划”、“课题成果报告”、以及“专利申请”等等，它是企业的核心秘密，涉及到企业的商业安全，关系到企业未来经济发展的成败。因此，为确保企业核心秘密的安全，我们必须要重视做好企业涉密档案的保管工作。

一、档案的库房管理是涉密档案保管工作的重要前提

首先要加强库房的硬件设施管理，库房的管理是涉密档案保管工作的重要前提。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，档案库的库房门必须是专用的防盗保险门，窗户应专门加固，库房内外都要安装防盗监视器，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，从档案库房内外部的硬件保管条件上确保企业涉密档案的安全。

同时，还要加强企业涉密档案的内部科学管理。企业涉密档案应与非涉密档案分别保管。要注意把涉密级文件和非涉密文件分开组卷、分开保管、分开提供利用，杜绝造成混合易扩散机密的漏洞。企业涉密档案科学管理要贯彻1991年国档发28号文件精神，实施馆室藏涉密档案解密划控工作，有针对性地对以前大量混订在卷内的密级文件可以原封不动，但在今后一般查档中只提供所查内容，不提供含涉密文件的原卷；对外提供利用时，可采取对与所查档案无关的涉密文件进行密封等措施。今后对涉密级文件特别是绝密级文件应当单份盒装保存，彻底解决涉密与非涉密的文件材料混卷问题，以及涉密档案文件分散不集中，日后调密不便的问题。要按立档单位档案中的文件密级编制目录卡片，建立涉密文件统计台帐和存放地点索引，为科学管理，准确掌握，有效保密，及时地提供利用创造条件。实践证明，档案库房的软硬件科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

二、档案的借阅利用是涉密档案保管工作的关键环节

加强涉密档案的借阅利用管理是保密工作中不可忽视的一个关键环节。

一是要贯彻落实《保密法》以及1991年国家保密局、国家档案局联合制发的《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》的精神，在广泛宣传、提高认识、大力协调的基础上，严格执行解密划控的时间标准、有关涉密内容标准及保密规范标准，做到有法必依，执法必严，违法必纠。严格划清涉密档案与非涉密档案的界限，确定哪些档案能开放利用，哪些限制在一定范围内提供利用，哪些还不能提供利用，力争使涉密档案提供利用工作按照解密划控的标准规范化。

二是企业涉密档案的借阅利用应严格按照规定手续办理，必须认真履行登记、签字手续，经指定责任部门、指定责任人审批，任何人无权擅自提供借阅。涉密档案在规定的时间内使用完毕后，还应及时核对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。

三是要正确分析和鉴别涉密档案内容的现实作用和历史作用，确定涉密档案保管期限。根据企业经济生活需要和为企业积累信息资源财富的需要，全面确定企业涉密档案的保存价值，准确地判定涉密档案的保管期限。而保密期限是根据企业秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对企业的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该企业秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、企事业单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。

三、强化管理人员职责是涉密档案保管工作的有力保证

提高企业涉密档案管理人员的素质，强化涉密档案管理人员职责是做好保密工作的有力保证。

企业涉密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特点，为此，他们对保守企业秘密负有比一般工作人员更为重大的责任。企业档案保密工作好与坏，企业档案管理人员的保密素质很关键。涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，不仅要有严谨的工作作风，经手的事情件件有头有尾，手续清楚，而且要防止头脑中秘密的泄露。如大庆油田勘探开发研究院科技资料室的馆藏档案，涉及到大庆油田开发建设四十多年来的科技秘密，每一份档案都是价值连城。由于企业档案管理人员经常接触企业大量的商业秘密，这些秘密随着管理人员的社会活动被带到各个复杂的场合，往往一句话，说者无意，听者有心，在不知不觉中就泄露了秘密。所以档案人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，万无一失，把保守企业秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。

企业涉密档案管理人员的职责，就是要维护企业涉密档案的完整与安全。这既是涉密档案保管工作的基本任务，也是涉密档案保管工作的目的。企业涉密档案保管工作的具体任务，就是“十二字原则”：不损坏、不丢失、不散乱、不泄密。不损坏，就是使档案保管得完好无损，不致因温度、湿度、虫蛀等等各种不利因素而使档案损坏，对已经破损的档案，要及时抢救。不丢失，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅要保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。不泄密，就是要求档案管理工作者时刻警惕，要有保密意识，守口如瓶，所保管的档案资料信息不外传。为此，涉密档案保管工作的任务既是光荣的，更是艰巨的。确保企业涉密档案齐全完整安全，不仅是企业一项日常的基础工作，更是确保企业经济活动可持续发展的一项重要内容。