电子计算机档案管理

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论文关键词:计算机应用；准备工作；档案管理

论文摘要:计算机技术目前已在各行各业、各个领域内广泛应用，在档案管理过程中使用计算机应该从档案原件、专业技术人才、系统分析等各反面做好充分的准备工作，做好传统与现代的结合，从而紧跟时代的步伐，大大提高档案管理和使用的效率和价值，为经济发展和社会提供服务。

目前，电子计算机技术正以空前的规模应用于社会活动的各个方面。在档案管理过程中使用计算机技术也成为必然的发展趋势，但为了为避免盲目性，保证积极稳妥、有步骤、有准备地开展好这项工作，我认为在引进电子计算机前，必须做好各方面的准备工作。

一、档案原件的准备工作

从现有的技术条件和需求出发，电子计算机在档案工作中的应用，主要是编目和检索两个方面。要实现这两方面的应用，必须首先对档案文件进行预处理，它包括：

（一）依据档案文件或案卷的内部特征和外部特征，将其中具有检索意义的各个信息摘出，制成档案的二次文献卡，它是文件中有用信息的集合。这样一个对文件或案卷的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程称作著录。著录是信息输入计算机的前提。目前，全文存贮，有赖于高密度的存贮介质，如光盘、缩微胶片等，在这些存贮技术尚不能应用之前，必须首先将档案文件加工处理成二次文献，输入计算机，实现非全文的线索检索。著录质量的高低，直接影响到检索结果的好坏。

（二）通过对档案原文的审读和分析，确定文件的主题内容，并用规范化的主题词，将其主题内容表达出来。这样一个用主题词来标识文件或案卷的主题内容的过程称为主题标引。

档案检索的全过程包括档案信息的存贮和检索两个方面。档案信息的存贮指编制检索工具和建立检索系统；档案检索指利用这些检索工具和检索系统来查找所需的档案。当存贮档案信息时，档案标引人员要把档案文件的主题内容分析出来，使之形成代表文件主题的概念，并选择主题词，把这个概念标识出来。然后，纳入检索工具和检索系统。当检索档案时，档案检索人员也应首先对检索的课题进行主题分析，把它所涉及的检索范围确定下来，使之形成若干能代表检索目的的概念，并把这些概念转换成主题词。随后，从检索工具和检索系统中查找正是用该主题词标引的档案文件，从而找到利用者所需的档案文件。由此可见，主题词是沟通存贮和检索这些两个过程以及标引人员和检索人员双方思想的桥梁。

对档案文件进行主题标引，必须依据统一的档案主题标引规则进行，它是个需要花费大量劳动、付出很多时间的工程。因此，必须在引进计算机前着手这方面工作，否则，计算机将因等待输入数据而无法顺利运行。

二、专业技术人才的准备

面对计算机二次开发的艰巨任务，我们必须拥有雄厚的技术力量，必须占有既懂档案管理业务，又通计算机专业的“两栖人才”。目前，有不少档案馆把整个计算机的应用工作，从系统设计到系统实现，从数据输入到提供利用全都交给计算机研究部门去办，其结果很可能是档案与计算机衔接松弛，系统缺乏实用性。退一步说，即便系统是成功的，仍然有一个维护和使用的问题。档案人员如果自己不懂计算机，那么计算机的应用就永远是个零。因此，必须首先作好档案部门计算机专业人才的准备，它包括：

（一）应用软件人员的准备

档案馆应选择有一定数字和逻辑思维能力的工作人员，进行计算机原理及应用软件方面的培训。使他们学会计算机高级语言，学会操作和使用机器，学会设计和上机实现一个完整的系统，能够把应用系统或与计算机专业人员接零的任务知识很好地衔接。

（二）主题标引人员的准备

档案馆应选择有一定有语言文字能力的档案工作者，学习和研究档案主题标引的方法和原则，使他们懂得主题标引的基本原理，了解主题词的性质和选词原则，学会使用汉语主题词表，学会依据档案主题标引规则，正确分析主题内容，正确选择主题词标识，学会如何进行主题词的组配，学会特殊情况的特殊处理等。通过学习，能够胜任档案主题标引和参与汉语主题词表管理的工作。

（三）全体档案工作者，无论领导还是具体工作人员，都应积极进行计算机扫盲

档案工作者是信息工作者，在当今的信息社会中不懂信息的现代化处理，必定寸步难行。因此，应当通过举办各种讲座、分期分批培训以及通过自学等多种形式，提高计算机应用的水平和能力，适应档案管理新形势的需要。

三、系统分析的准备工作

一个计算机应用系统是否实用，是否能最大限度地发挥其功能，是否能产生最大的经济效益，很大一部分取决于系统建立之初的系统分析的好坏和成功与否。系统分析是档案馆现代化的“大政方针”问题，必须予以充分的重视。

档案馆在引进电子计算机前，对于系统所要解决的问题，解决问题的入口、途径、以及选择什么样的计算机最适于完成预定的任务？何种信息处理方式最优化？哪种服务方式最简便以及如何与缩微技术相结合等等，都要预先进行调查、分析和研究，然后提出最佳的方案。这种在系统建立之前，对系统将遇到的问题，根据人们的经验及知识，利用各种现代化的手段，予以综合分析和研究的过程即系统分析。对一个档案馆而言，建立系统应主要考虑和分析如下几方面问题：

（一）系统目标

即系统要解决哪些问题，实现哪方面的应用。是检索还是编目？是统计还是辅助业务指导等等。系统目标要切实可行，不要太高，也不要太低。从实际出发，从最急需着手。切不可一味求大或贪图表面化，满足于“表演”。

（二）系统的可行性

即实现系统目标的诸方面条件是否具备。如数据条件：数据准备工作量如何？数据输入的工作量如何？数据库的工作量如何？硬件条件：选择什么类型的机器能够实现系统目标？需要多大的存贮量？对系统软件有何要求？人力条件：档案、电子计算机、标引三个方面的技术人才是否配备齐全等等。可行性研究要尽可能广泛、深入。要能充分考虑到各种可能出现的问题和影响系统的诸方面的因素，并研究出对策。

（三）系统的有效性

即评估和论证系统存在的价值。如：目标的实现，是否能给档案工作带来积极的影响？比较手工管理，有哪些优越性？如果系统本身做不了太多的工作，反而还需要很多的人力去再加工，那么这个系统就没有存在的价值。从经济效益的角度看系统的有效性：花的钱与做的事是否相称？怎样才能少花钱多办事？手工管理所花的钱与计算机管理所花的钱哪个更合算等等。

（四）综合计划

即：将系统分析的最后结果，用框图的形式表示出来。把整个工作过程，按其顺序交叉关系画出流程图，直观地显示出每一具体工作在总体结构中的位置以及相互间存在着怎样的关系，从而便于执行，便于管理，便于随时纠正工作中出现的各种误差。

档案馆在引进电子计算机前，如能做好上述各项准备工作，则基本上能做到“水到渠成”，顺利地开展好计算机应用工作。实际上计算机并不是个高深莫测、难于掌握的东西。一旦你接触了它，了解了它，就会喜欢上它，与它打交道就会成为一件趣事。

参考文献：

[1]《档案管理现代化途径新探》陈勇<<广西民族学院学报（哲学社会科学版）>>2002年21期

[2]《加强档案前处理工作是档案管理现代化的关键》李娜<<秘书工作>>2004年06期

[3]《档案管理现代化中应注意的问题》张爱阳<<兰台世界>>2005年08期