档案缩微品管理

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一、利用缩微品的方法

对于查阅档案的利用者，我们首先将利用者提供的线索输入计算机进行查询。如果利用者需要调阅的档案已缩微复制，我们将向利用者提供档案缩微品。通过计算机检索，获知利用者所需信息的缩微号，调阅缩微品提供利用。在单位条件允许的情况下，可以通过缩微品计算机辅助检索系统(CAR系统)查询所需信息，从而提高查阅档案的效率。

直接查阅缩微品，对于大多数利用者来说比较陌生、不习惯。这就需要我们向利用者耐心讲解注意事项，并进行实际操作演示，直到利用者可以独立操作为止。如果遇到机密性强的缩微品或利用者急需的情况，我们可以帮助他们查找所需文件。对于不能很快独立操作的利用者，也可以先帮助查询，逐步使利用者掌握操作方法。而对那些经常或长期的缩微品利用者，可以专门为他们预留阅读品，以方便使用。这样即扩大了缩微复制工作的影响，方便了利用者，也减轻了提供利用人员的工作负担。

对于未开放档案的利用，可以将拍摄的卷片制成封套片，向利用者提供经编辑的封套片，从而防止未开放档案的泄密，也使其中已开放的档案提供利用。如果未开放档案经审定开放，可以对封套片重新进行编辑后，再提供利用。如果该全宗档案经审定全部开放，则既可以提供卷式缩微品，也可以提供片式缩微品。从而解决了方便利用与保证机密安全的矛盾。

我们还可以根据利用者提供的信息，向兄弟档案馆或其他单位、个人通过购买或交换缩微品的方式丰富馆藏，从而解决了利用者多地查询的不便，而且价格也比较便宜。如果利用者在外地或不便到档案馆来使用，在条件允许的情况下，可以通过邮寄或从网络上传输的方式提供利用。

二、创建良好的阅读环境

创建一个良好的阅读环境，不但需要有高质量的缩微品和检索手段，还需要合适的阅读和复印还原设备及精干的工作人员，这样可以最大限度的降低利用者使用缩微品的抵触情绪。

一个良好的阅读环境，需要缩微品阅览室内灯光亮度要合适，其灯光亮度与阅读器屏幕亮度之比为1：3。缩微品阅览室内阅读器应按“口”字排列或在四周放置，阅读复印机要放在角落里，避免互相干扰。放置阅读器还要预留下足够的书写空间。提供可调节高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平视阅读器屏幕三分之二高度，这样可以部分减轻阅读疲劳。工作人员必须耐心地向新利用者教授缩微阅读设备的使用方法，各种缩微品和阅读设备的指示信号和每台机器的图示都能帮助利用者掌握操作方法。其中来回卷片最容易出现问题，乎没有一个利用者第一次取片的方法是正确的。现在，利用片一般提供的是负片。虽然正片符合人们的阅读习惯，但由于缩微品是灯光投影阅读，长时间阅读正片比负片易疲劳，而且考虑到尘土、损伤及高缩率的影响，一般以提供负片为好。

一个良好的阅读环境，要求缩微品阅览室的工作人员每周对镜头、屏幕检查和清洁一次，还要提醒档案工作人员注意每一台机器的使用及其工作条件，从而确保良好阅读环境的建立。

三、提供便捷的检索工具

要开展缩微品的利用工作，需要建立多种形式的检索方法。现在35mm卷式缩微品多采用编码法。16mm卷式缩微品的检索方式大多采用闪现法、编码法和光点法。闪现法就是拍摄时在案卷与案卷之间利用空格及案卷号标识分隔指示，可供手工检索使用；编码法是将全盘缩微品的影像用大流水号编排，既可供手工检索也可供机器自动检索使用；而全部采用单光点，每一光点对应一个编号，指示一幅影像，专供机器自动检索使用。目前使用的16mm缩微摄影机主要是美能达DR1600、佳能CF100、贝尔好三种，它们都具有光点和数据检索系统。由于光点检索需要专门的设备，所以一般采用闪现法和编码法进行检索较为适宜。我们利用档案的检索工具和详尽、准确的拍摄记录，在案卷目录、卷内目录和机检目录上分别注明缩微号，以此作出方便快捷的缩微品检索工具。另外，我们还可以视具体情况编制新的检索工具，以满足缩微品提供利用的需要。

如果条件成熟，即拥有计算机辅助检索缩微品设备和完备的计算机索引目录，我们就可以利用CAR系统进行缩微品的检索，就是通过计算机提供的胶片存储地址，从胶片存储器内提取胶片，在检索阅读机上进行胶片影像的检索，从而实现缩微品的自动检索。