档案管理人员素质

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[摘要]文章阐述档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和，包括管理能力及分析处理问题的基本能力等。

[关键词]档案管理人员；自身素质；人才培养

档案人员的素质是指档案工作者在岗位上所必须具备的知识、技能及各种基本素养等的总和。概括地说就是从事档案工作必须具备的基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。

一、档案工作者应具备的素质

(一)档案专业工作人员的政治素质

档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。

(二)档案专业工作人员的专业素质

档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。

(三)档案专业工作人员的知识素质

档案工作人员必须具有中等以上文化水平，除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识，例如，档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识；档案行政管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识。只有掌握具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案工作。

对档案专业人员的素质要求是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。目前，我国有着庞大的档案工作人员队伍，其中不少人还停留在传统的专业知识和观念上，不能运用现代高新技术工具，缺乏信息开发应用能力和敏锐的信息意识，这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。因此，如何提高档案工作者的综合素质已成为我们要解决的重要课题。

当前，我们有些档案工作者事业心不强，职业情感淡薄，奉献意识与敬业精神欠缺，不注重职业道德修养，业务上不精益求精，缺乏知识更新的主动性与自觉性。一个合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养，要懂得党和国家关于档案整理工作方面的政策，懂得档案工作的基本理论原则和方法，同时也要具备一定的工作能力和文字表达能力。档案人员要根据相关学科知识提高自己业务处理综合能力，专(兼)职档案工作者除了掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘学、情报学、计算机等相关学科知识，以保证档案管理水平的提高。在档案管理工作中应具备以下几方面的能力：

1．协调能力。在实际工作中档案人员的协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起。为了做好档案工作，档案管理人员要和有关部门、有关人员打交道。如何才能得到各方面的支持，除了靠有关的规章制度外，更主要的是靠档案工作者自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理协调统一。

2．写作能力。档案人员有一部分工作直接与文字打交道，要有较高文字书写能力和较强的文字系统概括能力。有了一定文字水平，才能胜任档案工作，才能将各种材料写得更好，才能更好地为单位各项工作服务。

3．管理能力。近年来，随着现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机替代了传统的手工操作成为档案管理自动化工作非常重要的工具。因此，未来档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等烦琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理。能迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息、及时准确地提供信息、最大限度地运用信息，使利用者在短时间内寻找到所需信息。

此外，档案工作者要建立终身学习制度。档案工作者只有经常参加系统的知识更新学习与继续教育培训，不断扩展自己的知识，提高学历层次，才能适应社会发展的客观需要。因此，要参加系统的培训、讲座或以自学为主要形式的素质教育，有计划地进行继续教育与终身教育。

除此之外，档案人员要具备一种勇于牺牲自我、默默奉献的精神，要有耐得住寂寞、不为名利、甘当无名英雄的境界。在日常工作中，档案人员要做到服务态度热情诚恳，讲文明，讲礼貌，有主动服务精神，想方设法为利用者提供便利。

随着档案事业规模的日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案信息载体日益多样，档案管理手段日益先进，档案资料的归集、管理和利用之间的矛盾日益突出，同时，也对档案管理人员的素质提出了新的更高的要求。要推动档案事业可持续发展，加强档案人才培养，提高档案人员素质，尽快建设一支高素质和具有创新精神的档案人才队伍至关重要。二、影响档案工作者综合素质提高的几种因素

目前，我国档案专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐。部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源，首先，有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视，从而也未能认识到提高档案人员素质的重要性。有的单位领导只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案资金的投入也不足，档案管理设备和技术落后。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。

三、改变现状，提高档案工作者素质

1．加深对提高政治素质的认识。良好的政治素质是档案人员的内在要求。档案工作者必须学习党的路线、方针、政策和科学理论，使业务工作始终保持正确的政治方向。同时，要有高度的组织性、纪律性，遵守规章制度，坚决杜绝失密、泄密现象的发生。

2．领导高度重视，加大支持力度。随着市场经济不断完善，各项社会事业快速发展，档案管理工作的压力与日俱增，管理难度不断增大。这就要求分管领导进一步加强对档案工作的重视程度，自觉更新档案意识，对新形势下高素质复合型档案人才的迫切需求有一个清醒、深刻的认识，给档案工作以人员、资金以及政策上的大力支持。在人员方面，一是通过专业培训、继续教育等方式提高档案人员的素质；二是通过学生分配、社会招聘等多种渠道积极吸引高层次档案专业人才到档案部门工作，为档案工作补充高素质人才。在政策方面，把档案工作纳入本单位的工作规划，不断建立和完善档案工作的各项规章制度，关心爱护档案人员，切实解决他们的实际困难，改善他们的工作环境和提高其工资待遇。在资金方面，加大投入力度，不断补充完善各项硬件设施。

3．加强业务培训，提高素质和水平。培训内容要因需设计，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，应加大计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。档案人员的继续教育水平在很大程度上决定档案工作者的素质，档案工作者的素质又在很大程度上决定着档案事业的总体水平。要树立档案教育是终生教育的观念，广泛开展多种形式的教育培训，如档案基础理论与技能培训、信息技术培训、相关专业知识培训等。通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构、培养敏锐的档案意识以及较强的档案技术能力。同时，注重加强档案工作者之间、相关专业工作者之间及档案管理单位之间的业务交流。通过交流，使他们尽快了解别人的先进经验，及时查找自己的不足，吸收好的经验应用于自己的实际工作中。

4．个人自身的努力。档案工作者本身要不断努力，注意自身修养；要认清形势，端正思想，不断学习，注重积累。要把自学作为提高自身素质的一个重要途径。通过自我学习，与他人交流，扩大知识面，并注重学习过程中的积累与探索，把理论与实际工作有机结合起来。

5．强化服务意识。提高工作效率。档案工作者要注意了解并关注党和国家的工作大局，善于从政治上认识判断形势，善于根据党委、政府的中心工作需要积极主动地开展档案工作。要不断增强服务意识，有高度责任心，变被动等材料为主动收集材料；变给多少收多少为该收多少就收多少；变给什么就收什么为缺少什么就收什么。在工作中牢固树立主动服务意识和默默奉献精神，既要坚持原则，照章办事，又要有改革创新的精神。这样才能在服务中提高工作效率，在服务中树立良好形象。

四、高素质复合型档案人才是时代的呼唤

当今世界信息爆炸式增长，档案管理也由过去的劳动密集型工作转为现在的以现代化的办公设备为依托的知识密集型工作。这一方面要求管理者具有很强的分析能力，对一些专业性强的档案要做到精确把握；另一方面要根据利用者的要求提供大量的数据档案信息。这些都要求具有高素质、高技能的现代化信息管理人员才能胜任。

高素质复合型档案人才，是指忠于党的档案事业，熟悉国内外档案法规，掌握现代档案管理技能，在档案法制建设、信息资源开发利用和服务上做出开拓性工作，为档案事业的发展作出显著成绩的人。至少应具备以下特征：一是政治敏锐性。具有较高的政治觉悟和理论素养，坚持四项基本原则，在思想上和行动上与党中央保持高度一致，能以辩证唯物主义的立场、观点和方法来观察、分析问题，对政治上的不同倾向和观点有敏锐的观察和识别能力。二是意志坚定性。要有对党的事业的坚定信念和理想，严守党和国家机密，具有爱岗敬业、无私奉献、埋头苦干、存真求实、默默无闻的奉献精神和高尚情操。作为档案管理人员应当从一开始就有意识地培养和磨练自己的心理素质和意志力，这样才能在平凡岗位的工作中创造出有价值的工作业绩来。要做到想利用者之所想，急利用者之所急，要有“为人找档”与“为档找人”的服务精神，满腔热情地为利用者和社会服务。三是开拓创新性。具有超前的创新意识和思维，紧随档案载体、管理体制等的发展变化及时调整工作思路和服务手段，以此来实现档案工作为领导决策、为改革开放和现代化建设提供全面、主动、及时、有效服务的目的。四是专业知识和专业技能的综合性。不仅应具备扎实的相关的专业知识，还应具备熟练使用现代化办公设备和熟悉掌握信息网络技术的技能，如具有较高的文字表达能力、较强的现代化信息工具运用能力等。