高校学生档案管理

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[摘要]本文论述了高校学生档案的内容，指出了目前学生档案管理工作中存在的问题，提出了为加强高校学生档案管理工作的建议，进一步推进学校学生档案管理方法和制度的形成。

[关键词]高校学生档案管理

高校学生档案是国家人事档案的组成部分，是大学生在校期间学习、生活及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，也是大学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，高校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着难以替代的作用。

一、高校学生档案的内容

高校学生档案分为终身档案和临时档案。终身档案是指新生进校时由招办提供的，以及学生毕业时由学校寄发到有关部门的对学生终身有效的档案。临时档案是指学生在校期间临时建立的档案，包括学生各种表现情况的记载。临时档案的部分内容在学生毕业时将装入学生终身档案。学生终身档案和临时档案是两个不同阶段的档案，学生临时档案一般包括以下一些内容新生基本情况登记表，军训考核表，大学生各科成绩总表，综合测评评审表，评优评奖情况登记表，学生在校期间的政治思想表现及入团、入党材料，学生受处分或撤销处分的决定，以及有关认识、检查等相关材料，毕业生登记表等。学生毕业时临时档案的有关内容要装入终身档案，例如学籍卡，军训考核表，评优评奖情况登记表，在校期间各科成绩汇总表，入团、入党有关材料，毕业体检表，毕业生登记表等。

二、高校学生档案管理工作存在的问题

学生档案管理旨在对学生在校期间,以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，高校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高,不能准确全面地反映高校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前高校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题:

1.学生档案不受重视，管理体制不完善。学生档案是学校档案的一个分支，但是，高校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导，没有将学生档案管理的好坏与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，学生档案管理工作缺乏领导重视，管理体制明显不完善。

2.学生档案的收集整理不规范。目前学生档案的管理一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门和院系均没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案在收集整理过程没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。

3.学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。因档案的收集不及时，整理、服务环节跟不上，学生档案只成为“废纸”一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于高校教师了解学生，对学生因材施教。4.毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。在国家对高校毕业生实行统分统包的时候，高校毕业生档案通常由学校档案部门在学生毕业离校后统一寄往生源所在地人事局或有人事任用权的用人单位，随着高校毕业生就业制度改革，国家不再对高校毕业生进行统包统分，应该说，生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，毕业生的档案应该由人才市场、人才交流中心或毕业学校待管，待毕业生落实就业单位后再将其档案转至就业单位。由于生源地的人事部门没有了保管毕业生档案的权利和责任，因此忽视对高校毕业生档案的管理，加上转递环节复杂，导致一些学生档案丢失，给学生的就业带来了不良的影响。

三、做好高校学生档案管理的建议

1.统一认识，加强领导。学校领导、院系领导及广大教职工都要强化档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。学校领导和院系要把学生档案工作纳入议事日程，把学生档案建设当作全校一项基础性的工作常抓不懈。同时加强管理，将学生档案管理工作纳入有关职能部门的目标管理，在布置、检查和总结学生管理工作的同时，布置、总结和检查学生档案工作;另一方面，学校要认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，做到人员到位、经费到位、设备到位。

2.加强学生档案材料的收集，规范学生档案的整理。学生档案材料的收集要保证学生档案材料的完整、齐全；文字材料纸张规格要统一，书写要规范、字迹工整，归档的材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写，要求不出现错别字；除传真件需复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档；学年度班主任鉴定要根据学生实际，尽量能表现出各个学生的特点；学生在高中阶段也要完备高中档案，入学即向校方提供。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，并指定院系专人负责，实行统一要求。档案整理过程中，要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内，材料名称要求填写完整、规范，并且保持内外名称一致、顺序一致，具体材料以时间先后为序。

3.做好学生档案的查阅、借阅等服务环节。要严格制定查阅、借阅制度。借阅档案人员要遵守保密制度，不得私自复印、拍照，不得在材料上批注、打问号、划线、剪裁等。

4.严格毕业生档案的转递工作，确保档案运转安全及材料完整。学生档案的转递工作，时间集中且短，流量大，涉及面广，参与的人员多，要设置合理的传递方式和周密的传递环节，严格传递手续，以防毕业生档案丢失。

参考文献：

[1]李林悦:从以人为本看学生档案管理工作创新.云南档案,2008/09

[2]罗春叶:高校学生档案管理存在的问题及对策.百色学院学报,2008/04

[3]龙晓凤:试论高校学生档案管理.广东白云学院学报,2007/S1