企业改制中档案寄存

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为了及时处理好企业产权制度改革过程中的档案问题，防止流失，1998年国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局共同研究、联合下发了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，其中规定了档案处置原则：维护国家安全和国家利益，保守国家机密和企业商业机密，防止档案散失；区别情况，依法、合理处置；维护档案的安全、便于有关方面对档案的利用；有利于企业保持经营管理的连续性。规定了分类进行档案的归属与流向，其中对没有去处的档案以及部分党群、行政管理档案要求移交给企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。"寄存"成为改制企业档案存放的一种重要方式存在。

关于"寄存"档案，在《档案法》中第十六条规定："集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。

前款所列档案，档案所有者可以向国家档案馆寄存或者出卖。"也就是说，不属于档案馆接收范围的单位和公民，其对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可以以"寄存"的形式存放在档案馆。"寄存"作为档案移送档案馆的一种方式固定下来，但档案馆是否适合寄存改制企业的档案？如果盲目寄存这些档案，又会给档案馆带来怎样的隐患？

隐患一、档案数量多，占用空间大。从改制企业来看：以我区实际为例，共有改制企业319家（不包括乡镇企业），其中国有企业60家；集体企业259家，1999年6月前已改制企业204家。从档案情况看：部分已改制企业档案仍属遗留问题，集体和乡镇企业资产产权变动时，档案的处置如果参照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》执行，那么就会出现档案数量大，质量差的现象。从实际状况看：企业主管部门档案机构面临人员缺乏、库房紧张的现状，不易承担起接收或寄存档案的负荷，这项工作最终将落在档案馆。面对这种状况，档案馆如果无选择地对改制企业档案加以接收或寄存，几十年后，当出现库满为患、爆发库容量危机时，我们又该如何去面对这些寄存的档案呢？是置之不顾，还是退还企业？

隐患二、妨碍馆藏优化建设。丰富馆藏是档案馆的首要任务，它包含两条内容：1、数量充分，质量优化。2、成分充实，结构合理。改制企业的档案多数在改制前没有进行达标或目标管理认定，档案属于自由整理状态，质量较差，企业又往往在改制结束时提出寄存要求，仓促进行；档案馆对寄存档案没有相关的规定，缺乏约束力，导致一些没有保存价值或者重复的档案充塞馆内。此外，按《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的规定：产权变动后，基建档案、设备档案随其实体归属；产品、科研档案（含专利、商标、专业技术等）按有关政策法规办理；会计档案按《会计档案管理办法》执行；生产技术管理、经营管理档案由双方商定，可移交接收方，亦可随党群工作、行政管理档案移交企业主管部门或寄存所在地国家档案馆。这样移交或寄存档案馆的档案往往是一种与企业权益、经济技术无关的信息，仅仅是为没有去处的档案设置一个比较放心的落脚点，这种种类单调、载体单一的档案实体，自然无法满足优化馆藏的目标。

隐患三、所有权不明确。《档案法（草案）》的审议报告中说："档案的所有权问题，可以适用于民法通则关于财产所有权的一般规定"，《民法通则》第七十一条：财产所有权是指所有人依法对自己的财产享有占有、使用、收益和处分的权利。寄存是一种暂时存放的行为，也就是说这些寄存在档案馆的档案依法属于这些改制后的企业所有，企业对其享有一定的权力。因此，不少企业要求以专柜存放，钥匙由企业保管的形式寄存，那么档案馆能否依据一定的原则和技术，对其进行必要的加工整理、编目、提供信息给社会利用？是否有权对这些档案进行鉴定和销毁？还是仅仅为其提供一个存放的空间。

隐患四、寄存费用难以确定。《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第十一条规定：国有企业资产与产权变动过程中，档案的整理、鉴定、移交、寄存等工作所需费用，企业或接收单位支付，破权变动档案处置暂?产企业由破产费用中支付。需要向地方国家档案馆寄存档案的，由原企业支付，破产企业由破产费用中支付一次性寄存保管费。但这笔寄存费具体该如何算，算到何时止，也只能是仁者见仁，智者见智了。

隐患五、寄存时间含糊。寄存档案时往往缺乏一定的手续，在档案移档案馆后，企业单位似乎御下一副沉重的担子，对其以后的去向就置之不理，变暂时寄存为长期、永久性存放，档案馆则需要不时投入一定的人力、物力、财力去进行管理，这种被动局面难以摆脱。况且对那些倒闭、破产的企业，这种寄存又要持续到何年何月？又有谁来最终处理它们？都是个未知数。

"寄存"档案既然以法律的形式加以确定，档案馆就应该充分利用这种方式，作为解决档案安全保管和档案管理资源合理配置的有效途径，而不是一种被动、无奈的行为。作为集中管理档案的文化事业机构，档案馆对其分管范围内的档案具有接收、收集、整理、保管和提供利用的责任，也就是说档案行政管理部门、档案馆对改制企业档案的最终流向有着义不容辞的责任。对待企业改制中要求寄存的档案，可以认为是目前状况下的一种权宜之计，是改制中档案的过度阶段。为避免以上隐患的发生，在实际操作中，可以采取以下几项对策：

一、破产、倒闭企业或转为私营企业的档案不存在寄存。破产、倒闭企业的档案除根据产权变化方式的不同去处置档案外，对暂无去处的档案，必须按要求移交档案馆。转为私营或中外合资、合作以及出售给中外合资、合作的企业档案，为防止档案散失，也有必要及时移交档案馆。移交档案按进馆要求做到以下三点：（一）把握好完整性，对具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案全部接收进馆；（二）控制好质量关，要求分类清楚，鉴定准确，装订坚固；（三）造具移交清册，逐卷清点，方能移交。这样可避免以寄存的形式永久保管档案，确保馆藏档案质量。

二、允许连续性的企业档案进行寄存。对企业以股份有限公司、有限责任公司、股份合作制、委托经营、租赁经营、出售产权、负资产转让、兼并形式产生的资产与产权变动，企业有一定的连续性，档案应该以保存在改制后企业为主。由于受保管条件的限制，或者其它一时难以克服的客观因素影响，会导致档案损害的，可以移送档案馆暂时寄存。

三、对寄存档案要加以选择，充分利用档案馆有限的库容量。对要求寄存的档案，我们应该对其信息内容进行一定的了解，做出判断，不能让档案馆变成一个堆放纸屑的场地，这是我们尊重档案工作，也是避免今后出现库满为患现象的一项措施。

四、签订合同或协议书。根据《档案法》规定，向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。因此，档案馆应当与寄存档案的企业签订"寄存"合同或协议书，明确规定寄存的方式、费用、时间、使用权，明确责任和义务，以免后患。