医院档案管理试析

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编者按：本文主要从计算机网络技术对医院档案工作的影响；医院档案实行网络化管理的内容；档案管理实现计算机网络化的建议和方式，对医院档案管理试析进行讲述。其中，主要包括：档案载体多样化：档案在网络化管理中的表现形式多样化,随着现代档案工作的发展和办公自动化的普及,档案不仅以文字的方式出现,而且更多的是以人们在办理公务和一般事物或交流信息过程中产生的电子文件档案形式出现,如文本、图像、声音或影像等,档案管理主要通过计算机来完成；文书处理过程和归档实现网络化管理、病历档案实现网络化管理、人事档案实现网络化管理，具体材料请详见：

【摘要】21世纪是信息与高科技结合应用发展的时代，医院档案向信息化管理方向发展是必然趋势。本文就医院档案管理网络化问题进行了探讨，分析了其对医院档案管理工作的影响及其构建内容和方式。

【关键词】医院档案管理网络化

医院档案信息资料作为医院信息载体，是医院管理的重要组成部分，信息资源做为医院最为宝贵的一大资源，能否对其加以充分利用，将直接影响到医院的生存与发展。一般医院为了更好地利用医学信息资源，都会对医院分散、庞杂的信息资源进行收集、加工处理，使其能更方便地为全院医护人员利用，充分发挥其价值。但随着我国社会主义事业的发展，医院档案包括文书档案、人事档案和病案等管理部门传统的工作模式和方法已不适应新形式的需要，迫切需要现代化。因此，医院档案信息资料管理应从封闭式转变为开放式管理，实行计算机网络化管理，才能真实体现出医院档案的价值，更好的为医院的医、护、教、研和管理服务，更好的为其他需要医院档案的领域服务。

医院信息网络化建设是以计算机、通信技术和数据库为其基本构成要素，以资源共享和共同开发为目的。将图书、档案、病案信息进行整合加工，建立统一的检索平台和搜索引擎，使医护人员能够在自己办公室，通过医院计算机网络，随时获得信息资源。

一计算机网络技术对医院档案工作的影响

（1）档案载体多样化：档案在网络化管理中的表现形式多样化,随着现代档案工作的发展和办公自动化的普及,档案不仅以文字的方式出现,而且更多的是以人们在办理公务和一般事物或交流信息过程中产生的电子文件档案形式出现,如文本、图像、声音或影像等,档案管理主要通过计算机来完成。

（2）档案收集的丰富化：收集是档案管理工作的起点和开端,是整个档案管理工作的基础"随着信息网络技术的发展,电子档案有许多不同于纸质档案的特点"它可以施行前端控制,因而逻辑收集归档是实时进行的;在档案正式形成和收到的同时,都可以通过网络来传输,为档案收集工作开辟了一条新途径;利用网络技术,广泛采集有关站点的数据信息,不仅节约了时间,而且在尽可能大的范围内丰富了档案的内容。

（3）档案服务多样化：由于档案内容及载体的变化、档案信息量的骤增、档案信息服务对象的扩大等,传统的档案信息服务方式已不适应新时期档案事业的发展。档案信息资源作为社会信息资源一部分的地位和作用越来越显露出来。互联网的出现实现了信息资源的共享,通过计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务,服务对象可多途径地获取档案信息,节省了时间,提高了利用效率。

（4）档案管理人员专业化：工作方式的变革给档案管理人员带来了前所未有的挑战,不仅仅是对知识和技能要求的提高,更重要的是观念上的更新。计算机网络环境要求档案人员转变传统的管理理念,同时必须具有丰富的管理学理论和一定的管理经验。由于工作的特殊性,档案管理人员是档案信息的拥有者,掌握着珍贵的信息资源,并且承担着信息资源开发、加工和提供利用的任务。其日常的业务工作已越来越依赖于自动化的档案系统,档案工作不再是滞后、被动的,而成为关系全局的重要部分之一。因而,在知识经济时代,为了适应全新的计算机网络下的档案工作,档案管理人员必须树立创新意识,培养信息处理能力和开发能力。

二医院档案实行网络化管理的内容

（一）文书处理过程和归档实现网络化管理

文书工作是档案工作的基础，文书处理过程的好、坏直接影响着档案的内在质量。为适应新形势下的工作需求，我们把每天收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在局域网内传阅，并设定传阅时间和催办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行随时预立卷整理，以避免以往档案人员年终整理全年档案工作量大的压力。发文处理过程也可通过网络进行，由拟稿人将稿件输入计算机—办公室审核—签发人签发—办公室修改、缮印、盖章、分发—信息中心归档这样原来需要几小时、几天、几十天办完的事情，现在几分钟、几十分钟、几小时就可以实现，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。

（二）病历档案实现网络化管理

随着医学事业的发展，疾病谱的不断扩大和新技术、新项目的开展，各种创伤性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行编码输入计算机，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况一一列出，通过局域网反馈到各临床科室，使医务人员在进行科研活动和撰写论文时能及时查阅，同时，通过计算机对病案信息处理加工后再反馈给临床科室，以便他们能总结经验，找出问题，及时改进,进一步提高医务人员的医疗服务水平。

（三）人事档案实现网络化管理

随着社会信息化进程的加快，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要，根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案网络化管理，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。（四）医院图书馆实现网络化管理

随着图书馆业务的拓展，业务档案作为知识的结晶和重要的信息资源越来越被人们所重视和利用。对在工作中形成的经验和认识以及在各个环节中自然形成和产生的知识、数据、资料等信息成品或半成品记录下来，形成档案，并通过网络传递来进行知识交流，成为共享知识，将隐性知识转化为显性知识，最大限度地实现档案信息隐性知识的价值。通过对图书业务档案的再整合，为读者提供更快捷、更有价值的信息。

三档案管理实现计算机网络化的建议和方式

1、领导重视是关键。

档案综合管理是医院现代化管理的组成部分。尽管只是医院主体医疗业务管理的辅助部分，但却是医院领导决策所依据的信息体系。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识；调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在医院整体信息化建设和领导科学决策中的作用。只要领导重视和支持，通过档案人员的学习和努力，医院档案管理计算机网络化完全可以实现。

2、网络设备先行是基础

网络化发展,硬件先行。硬件建设要有前瞻性,要建立一套先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统。考虑到医院档案管理以数据保存、处理和应用为主,在选择技术和产品时应选择具有一定的先进性、可即时扩展且易于维护的。医院普遍建立了微机局域网络,但微机局域网的建立要立足高起点,富于规划,不但方便内部信息的交流,还应配备扫描、拷贝、打印等系列化配套设备来方便信息的输出利用。

建立医院局域网。因为局域网适用范围小，网络独立性强，故其安全性最高。医院档案部门在规范室藏的基础上建立局域网，将文书、病案、人事和图书档案纳入其中，扩建成为医院信息中心，并在中心网络平台上编制一套文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件，主要功能有档案管理、文书处理、电子论坛、网上公布、档案查阅等内容，即医院信息中心档案管理网络。这样，将大大提高办公效率，方便利用者，实现档案资料的在线利用。同时要与各科室签订协议，互相遵循规则，共享档案网络信息。

3、人员素质的提高是必备条件。

计算机技术的发展，特别是网络技术的应用改变着传统的档案管理模式，要求档案人员在网上进行收集、整理、编目、检索、借阅、统计工作。现代化档案管理工作中，档案人员除了具备档案专业知识外，还要具备良好的计算机网络知识及运用操作能力。而目前医院现有的档案专业人员知识结构较为单一，尤其是计算机网络技术的应用能力较低，知识面较窄。因此，档案专业人才的培养也是日益显得重要了。只有通过学习和培训，提高档案干部队伍的综合素质，才能适应计算机技术、信息技术不断发展的需要，才能充分发挥档案计算机管理的优势，这也是当今档案管理现代化发展必须解决的问题。