浅谈物业档案的特点及科学管理

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摘要：随着我国社会建设进程的加快,各行各业都得到了前所未有的发展壮大,其中,房地产市场更是经历了有史以来最迅猛的发展,与其相关的其他行业也因此而受益。物业管理在我国从产生到壮大经历了二十多年。据相关统计显示,物业管理行业已经进入我国3/5以上的城市,随着这个数字的变大,我国物业管理产业将会迎来其快速发展壮大的阶段,同时这个阶段也将会是一个竞争激烈的阶段,因此,物业管理企业必须全面完善各方面的工作,才能提高自身竞争力。这其中,做好物业档案的管理工作将为企业的胜出,增添一个至关重要的砝码。

一、物业档案的特点

(一)档案种类多样化。由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商,以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。因此,在物业服务活动中就形成了各种类型的专门档案,如产权档案、会计档案、科技档案(基建档案、设备档案)等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的一个显著特点。

(二)载体形式多样化。物业档案形式多样,主要有图、文字、卡、册、表。其中“,图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。“文字”是指在物业服务活动中形成的各类文字材料,包括早期介入文件、接管验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分材料数量大、种类多,是物业档案的主要组成部分。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片,包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。

(三)档案的动态性较强。物业可能需要进行维修、养护,业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更,住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动,因此,相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去,从而形成物业档案的一个显著特点———动态性较强。

(四)公开性和隐秘性并存。物业档案具有一定的公开性,因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况,这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的,如物业的维修档案,有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐秘性,因为它也包含着大量的隐私内容,这部分档案内容是不便于公开的,如业主(或住户)的个人资料、物业中的产权资料等。

二、物业档案的科学管理方法

(一)集中统一管理,分区保存。一个物业服务企业可能管理多个住宅小区,每个小区离物业服务总公司都非常远,有些档案如业主档案、基本建设及维修档案可放在管辖区自行保管,便于利用。

(二)与物业服务项目延伸保持同步。随着物业服务项目的不断拓展,除了传统意义上的楼宇维修、养护、清洁、保安外,物业服务的内容已延展到工程咨询和监理、物业功能布局和划分、市场行情调查和预测、目标客户群认定、物业租售推广、通讯及旅行安排、智能系统化服务、专门性社会保障服务等全方位服务。物业档案建设要和物业服务项目的延伸保持同步,以保证物业档案信息的齐全完整。

(三)移交规范。按照《物业管理条例》的规定,在办理物业承接验收手续时,建设单位应当向物业企业移交下列资料:①竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料;②设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料;③物业质量保修文件和物业使用说明文件;④物业管理所必需的其他资料。物业企业应当在前期物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会。物业企业承接物业时,业主委员会应当向物业企业移交竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料。物业服务合同终止时,物业服务企业还应当将上述资料交还给业主委员会。开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位;更换物业管理单位时,原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。移交时,双方要查验移交档案的数量及质量,并履行签字盖章等相关移交手续,确保物业档案的来源清楚,去向明确。

(四)建立个性化物业档案资料。个性化物业档案是指业主的个人资料、家庭情况、生活习惯、出行规律、朋友往来等情况的档案资料。其实,对这些档案资料的收集(在法律允许的范围内)和管理,与其他的物业档案比起来显得更重要,它体现物业公司人性化的一面,这样不但有利于对业主实施个性化服务,而且也直接关系到物业公司的管理质量与服务品位。但是进行此项工作必须充分以尊重业主的个人隐私为基础。

(五)实行档案质量终身负责制。物业档案来源广泛,形式多样,动态性很强,有些档案材料还要几经转手移交。档案的真实性、可靠性是有效利用档案的前提,物业档案的质量要实行终身负责制。业主委员会在与物业服务企业签订物业服务合同时,应将档案的规范管理纳入到物业服务合同中,物业服务企业要对其产生的准确性作出承诺。当然,物业档案中来源于开发商、业主等其它档案形成者的真实性、可靠性由其档案形成者对档案内容的真实性负责任。这样,社区居民在利用物业档案的过程中,因档案内容失真,造成人员伤亡或经济损失时,可以明确划分过错责任,止讼平纷。

物业档案资料管理对于一个物业管理公司来说,是一笔十分宝贵的财富。只要我们不断提高对物业档案重要性的认识,把握物业档案的特点以及与物业管理的关系,牢固树立物业档案质量意识,建立明确的管理目标和管理制度,实施对物业档案的有效管理,物业档案在物业管理工作中的重要作用就能充分发挥出来。