提升档案利用效果的路径

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[摘要]档案利用是实现档案工作目的的一个关键环节，也是档案工作的最终目的,这项工作做得好与坏，将直接影响党和国家及单位的安全和利益，档案利用效果则是对档案利用工作及整个档案管理工作的评价和检验。如何充分开发利用档案信息资源，将档案信息提供给用户，实现档案的价值，提高档案利用效果，这是新形势下档案工作者必须思考和解决的一个问题。

[关键词]档案资源；利用效果；途径对策

一、档案资源管理利用工作存在的主要问题

目前，我国的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展,档案服务职能已从行政服务向社会化服务过渡,档案信息资源作为社会共享的信息资源的一部分，也越来越受到人们的重视。随着社会发展和公众档案意识的不断提高,人们对各类信息的查询需求不断增加,政府在进行社会管理和经济建设过程中对档案资源的利用要求也越来越高。然而,由于历史原因和传统影响,档案服务的渠道还受到服务手段陈旧、服务平台落后、服务资源不足、档案信息化建设滞后等因素的制约，在档案信息资源管理利用过程中存在着诸多问题，主要表现在以下几个方面。

（一）管理意识不强，对档案的重视程度不够。档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，档案信息资源的有效利用可以为单位带来巨大的社会效益和经济效益。但是，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作重视度不够，管理人员管档意识不强，对档案管理工作重“藏”轻“用”，对于档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，使人们在认识上存在一些误区，多数人有“自留自方便”的想法，舍不得也不愿意把部门的材料归档，更不愿意向档案部门移交而是个人封档保存。这样不仅不利于资源共享，而且使利用者浪费时间、精力，去重新收集原始数据，不同程度地影响了工作的进展。

（二）管理力量薄弱，管理手段落后，管理水平不高，管档人员素质参差不齐。大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、档案管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员安于现状，整天是一份报纸一壶茶守摊子，缺乏创新意识和积极的工作态度，日常事务往往只是将材料放入档案盒，没有及时整理归档，这些都严重影响了档案信息后期的开发与利用。

（三）档案的深度加工环节薄弱，档案编研过程中信息资源不足，给深层次开发利用档案信息资源带来重要影响。档案管理部门在档案升级过程中，撰写了一些编研资料，但大部分还是停留在一般简单的汇编，而提供系统的、数据全面、分析准确的专题编研材料还为数不多，给查找和利用带来一定的不便。

二、提高档案利用效果的途径及手段

（一）提高档案利用效果，必须解放思想，转变观念，增强意识，走出自我封闭的思维模式。加强档案管理队伍建设，优化队伍结构，有计划、有重点地进行培训，更新知识，提高档案管理人员综合素质，充分调动档案人员的积极性和创造性，树立“工作就是服务”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿，使其养成较强的归档意识。经常深入基层科室广泛收集材料，建立完善的档案收集网络体系，加强联系，沟通信息，广泛收集。

（二）加强档案信息化建设，加快现代化管理步伐。随着档案数量的不断增加和现代社会对档案利用的要求，传统的档案利用方式和方法已不适应档案用户的需求。改进和更新档案利用的方法和技术，推动档案信息资源利用的信息化建设是提升档案管理与利用工作的趋势，因此，档案管理部门应该顺应信息时展的需要，以档案信息化建设为契机，认真分析信息化建设对传统档案管理模式造成的冲击，充分认识信息化建设所引发的档案工作理论与工作方法的突破与变革，应用数字化技术手段与网络工具，提高开发档案资源的能力与水平，开展网络档案服务。在不断采用现代化管理手段提高档案管理与利用现代化水平的同时，以自己独特的利用服务方式更好地为社会发展服务，不断满足社会对档案信息的需求。

（三）加大档案利用宣传力度，简化利用手续，完善利用制度，不断创造其他的便利社会各个方面和广大人民群众利用档案的档案利用形式，为利用者提供更丰富的、更便捷、更人性化、更高效的档案信息服务方式，不断推出社会关心、人民群众需要的档案信息，真正做到让利用者方便，让人民群众满意。

总之，提高档案利用效果是新时期档案管理工作再提高的系统工程，我们不但要从档案部门的角度出发探讨如何提高档案利用效果，也要从利用者的角度出发进行研究，寻找对策，找出方法，以最大限度地满足利用者不断提高的档案利用需求，从而促进包括利用工作在内的整个档案工作的发展与进步。