区级卫生部门人事档案运用电脑管理

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区级卫生行政部门担负着辖区内基层医疗卫生机构的人事档案管理，人事档案的管理走向现代化是一个必然的趋势。人事档案的计算机管理，就是要摆脱传统的手工处理方式，利用计算机对输入的人事档案信息进行检索、查询、比较、选优、排序、分析、统计和输出，有助于对人员的素质状况、人才结构等进行及时准确的分析，为人才配置和预测提供各种数据，为领导者制定相关政策提供科学的依据，为人事工作提供及时高效的服务，它与传统的人事档案管理相比具有显著的优点。

1.计算机在人事档案管理中的作用

人事档案管理工作的信息化是档案目标管理工作的必然要求。我区共有卫生技术专业人员人事档案一千余卷，传统的人事档案管理方式是对职工档案进行信息翻阅、抄录、核对、装订、制表、清洁等工作，这种纯手工的管理方式存在着许多明显的弊端，如效率低、保管周期长等。另外，随着时间的延续，将产生大量的文件和数据，这给查找、存储、更新和维护都带来了不少困难，而使用计算机管理医院的人事档案就不同了，其优点在于速度快、精确度高、贮存量大、功能多、通用性强，可以及时给领导和相关部门决策提供准确、全面的人事信息，为全区的人员编制、人员调整、人员配置、人员开发、人员使用、人员培训、人才的中长期规划等诸多方面提供可靠、详细的资料，这些作用能够极大地提高人事档案管理的工作效率，也是卫生信息化管理的重要体现。

（1）应用计算机管理人事档案，可提高人事工作质量和效率。计算机管理人事档案，既可以避免手工抄写出现的失误，还可以使档案管理人员改变过去“纸面操作”和人工归档的落后劳动方式，节省时间，提高工作效率。例如，要提供一份干部任免呈报表，过去先要用手工制画表格，然后要从档案室找出个人档案，从个人材料中找出所需要的信息，填完报表后再重新装回档案袋中存入档案室。如果利用计算机管理，可根据需要将贮存的干部个人基本情况，用查找、浏览、筛选命令显示出所需信息，然后利用管理软件所自带的报表生成功能，自动生成报表即可，打印出的任免表既美观整洁又能保证信息的正确性，从而节省大量手工操作填表时间。

（2）应用计算机管理人事档案，可提高人事档案的利用率。应用计算机查阅档案替代现有手工查阅档案，为查找档案提供方便，能够快捷地完成档案的接收、转递、借查阅、自动生成各种人事档案业务目录表等业务工作。如根据利用者的需要，进行档案的查询，可以按姓名、部门或任意条件查询相关人员的档案；人员基本情况的统计和查询，如职业类别、性别、职称晋升时间、职称结构、年龄结构、学历结构、离退休时间等。档案输出，可以输出个人档案、全体档案、人事卡片、各类人员名册、党团员名册等。省去了调卷、阅卷、摘抄材料等工序，为档案管理人员和利用者节省了大量时间。

（3）应用计算机管理人事档案，可以延长人事档案材料的寿命。人事档案材料实现计算机管理后，原则上以计算机查询为主，从而使原始档案材料的利用率大大降低，减少了因重复调档、阅档、摘抄等工作所造成档案的磨损，有效地延长了人事档案的寿命。

2.人事档案数据库的搭建和维护

卫生系统人事档案管理数据库的搭建和维护是一项长期的任务，随着人事制度改革的推进和办公自动化水平的不断提高，科学决策、人才预测、宏观调控、微观管理等工作将更多地依赖于人事档案管理数据库的建设。因此，人事档案信息数据库的建立对强化人事管理，提高工作效率，改进服务质量，有着十分重要的意义。

（1）应用计算机建立人事档案基本信息数据库。包括医院职工姓名、性别、出生年月、学历、入党团时间、参加工作时间、职务、职称、工资、职业类别、年度考核、离退休时间、终身码等各项信息。

（2）应用计算机建立人事档案查询目录数据库，实现人事档案的快速查找。如将人员按姓氏归类，依次录入人员姓名、档案编号、档案柜号等，查找人员档案时，只需打开计算机“查找功能”，输入某个人的姓名即可知道该职工的人事档案编号及存放的档案柜。

（3）应用计算机建立人事档案材料目录数据库，便于档案目录的统一化、标准化。人事档案材料的基本分类有:个人履历材料;自传材料;鉴定、考察和考核材料;学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料;个人政治历史审查材料;加入党、团（包括派）材料;奖励材料;干部违犯党纪、政纪、国法等材料;干部任免、工资待遇、各种代表会代表登记表等方面的材料;其他供组织参考材料。在日常人事档案管理工作中，形成大量的人事信息，这部分信息绝大多数是用手工完成的，由于手工管理不可避免地造成不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学。我区各类专业技术人员，每人每年积累了大量的档案材料，如：学习、进修鉴定、继续教育、晋升材料、干部任免、业务总结、年度考核、学历变更、工资调整等名目繁多的纸质档案材料，档案收集后都必须用手工抄写成目录并分类，费时费力，工作效率低。利用管理软件可将大量的信息材料通过计算机储存、归档、分类，给予同类档案材料名称编制代码，实现部分档案信息的数据化。过去用手工抄写档案目录平均三十分钟抄一份，现在应用计算机来录入档案目录信息平均仅用五分钟就可以打印一份，可见用计算机技术编制的档案目录比手工抄写的目录就快多了。

人事档案采用计算机管理，使档案管理人员摆脱了传统的手工操作，减轻了劳动强度，提高了办公效率，成为最方便、快捷、高效的管理手段，为领导科学决策和各项工作的开展及时提供准确数据和信息，人事档案信息资源也得到了充分开发与利用。