医院电脑档案管理存在的缺陷与措施

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摘要：档案管理作为医院管理工作中的一个重要组成部分，在医疗、教学、科研等活动中的作用日益显著，档案信息资源的创新与利用也愈加受到人们的重视。本文主要就医院档案计算机化的现状及存在问题及解决的办法作一尝试性的论述。

关键词：医院档案；计算机化管理；分析与对策

1医院应用计算机进行档案管理的现状及存在的问题

在国家档案局、卫生部、国家中医药管理局、市（县）档案局，市（县）卫生局的要求与指导下，全国医疗卫生行业实行了档案目标管理，成立了综合档案室，对档案实行了集中统一管理。同时以档案升级达标为契机，对历年的档案作了大量的基础性工作，档案由原来零散的、残缺不全的、单一的、部门自然管理的状态，逐步纳入了医院的发展规划，并形成由副院长直接分管，院办公室主任责、各部门负责人和专兼职档案人员共同组成的医院档案三级网络管理模式，实行了统一领导、统一机构、统一集中的管理模式。档案管理工作有了根本性发展。但是，目前医院档案管理工作还是跟不上医、教、研等科技信息的快速步伐，影响了医疗工作的发展节奏，我国医院档案管理在计算机应用方面还不能适应形势的发展，主要表现在以下几方面。

1.1重视不够

近年来，卫生系统信息化建设发展迅速，医院信息管理系统建设如火如茶，并建立了计算机局域网、HIS系统、医学影像传输系统。但医院信息化建设主要涉及医疗、统计、设备、成本核算、财务等管理方面，对档案信息现代化管理还没有引起足够的认识，投入还不积极，各医院发展也不平衡。

1.2应用受限

我院在2007年购置今易医院档案信息管理系统（2005版），在手工管理的基础上进行简单的目录输入、检索管理，即便是运用了管理软件大大提高了档案管理的工作效率，但由于网络系统的应用需要较大的人力、物力、财力的投入以及习惯、观念及软件操作可行性等诸多原因，致使网络系统在医院档案管理中受到一定限制，还未实现真正意义上的档案计算机管理。

1.3管理欠佳

在新形势下，医院档案管理从管理的硬件(如设备、环境)到软件(管理思维、理念方式)都存在着较大的差距。医院有些珍贵的文字、影像或证书证件等资料只有l份，一旦对原件造成毁损或遗失，便会造成难以估量的损失，甚至无法补救和挽回。但在这些档案资料的管理方式上却没有很大的变化，有些可以及时输入计算机的档案数据，也因担心输入工作量大，预处理工作繁杂，怕增加工作负荷和经济负担而未能及时输入。

1.4软件缺乏

目前，我国档案信息管理软件研发非常多，其中不泛优秀软件，但在实用性、通用性方面还未形成系统性，尤其是适合医院档案信息管理特点的软件尚缺乏专业性开发，致使在医院档案管理中使用软件系统不能及时、有效地处理医院档案管理中出现的新问题，进而影响到部分操作人员使用计算机的积极性。

2档案管理计算机化的优点

2.1检索快捷

进行计算机检索主题词时档案人员或利用者不需要把查找的文件转换为按类目系统编制的代码，只要将查找的文件的有关主题词进行组配输入计算机，就很快能得出结果。由于我们大多数室藏档案是按问题立卷的，所以在主题检索时，再设职能部门名称加以限制，这样，检索速度将大大提高。

2.2管理方便

利用计算机管理档案不但能帮助档案人员检索、统计，而且还可以帮助档案人员整理、组卷、编制各种目录，其速度与效果是人工无法相比的，并且可以在避免差错的同时又可减少工作量。

2.3借阅灵活

档案借阅实行计算机管理，查找方便灵活，直观性强。系统采用菜单形式，利用者把借阅单位、借阅人和档案号输入计算机，灵活组配输入，可以即刻得到结果。当借阅的档案到期没有归还，也无需档案人员逐页核对和填写催还单，只要通过计算机便可打印出催还单，节省了利用者和管理人员的时间，方便了管理，提高了检准率。利用计算机可以实现联网管理，进一步提高档案文献的利用率。

2.4便于保存

利用计算机，工作人员和利用者不需进入库区。查阅利用档案不需直接接触档案原件，可避免档案损伤，延长档案寿命。甚至利用者也可以通过计算机网络终端在档案室以外的地方查阅利用档案信息，打破了科室限制。

3医院计算机档案管理工作的对策

3.1强化意识

档案作为“记录历史、传承文明、服务现实”的一种不可或缺的社会公共资源，发挥着不可替代的重要作用。因此，必须广泛宣传档案工作的重要性，增强全体医务人员的档案意识，特别是医院领导的档案意识。使大家充分认识到档案工作连着你我他，与自己的日常工作和生活息息相关，要更好地支持档案管理工作。同时，医院要从实际出发，创造条件，结合医院电子病历的使用和医院信息管理系统以及电子文档的普及，充分利用计算机管理的优势，对医院档案实行计算机网络化管理，实现档案管理的自动化、网络化和现代化。

3.2更新知识

由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与计算机档案管理处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷人员尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起计算机档案管理工作的重任。电子文档来源广泛，形成者不仅有临床业务科室、行政科室、承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。应将电子文档归档工作纳入医院的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，严格检查考核。与纸质文档相比，医院电子文档归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案科室独家很难完成，应采取电子文档形成科室、档案科室、HIS管理科室三结合的方法解决归档问题。

3.3加强管理

严格各项管理制度完整系统的档案资料对研究借鉴医院管理和发展的历史经验有很大参考价值，同时对医院的学术进步，对涉及医疗问题的结论和处理也有重要意义。在档案服务于医院整体工作的同时，严格按照各项管理制度把好关，有法可依，用法律去调整。这样才能更大限度地满足医院各方面的需要，才能更好地服务于医院。

3.4开发软件

医院档案管理信息系统是医院信息系统的组成部分，软件的开发和应用不应该局限于单机，而应该面向支持整个医院乃至大环境管理信息系统。软件的设计要求具有通用性，与医院信息系统中的子系统之间的信息充分共享，能够支持多种通用的数据库环境，推行文档一体化管理。此外，网络化对工作效率的提高有重要意义，计算机管理的网络化是当今信息化社会发展的必然趋势，医院档案管理网络操作系统应该根据医院信息系统的整体规划来选择。

综上所述，建立医院档案信息管理系统是实现医院档案规划化、科学化管理的必然途径，已成为医院现代化进程不可缺少的重要环节。只要我们不断提高对档案管理意义的认识，健全档案管理制度，建立医院信息一体化管理模式，多途径、多渠道地开发档案信息资源，以满足医疗、教学、科研工作的需要，就能使县医院档案网络化，达成档案信息资源的共享，届时医生坐在科室就能观看学术讲座的视频档案，使档案信息资源能更好的服务于医院，为医院现代化建设添砖加瓦。