计算机管治学籍档案的问题与对策

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[摘要]随着计算机技术的迅猛发展，计算机广泛应用于各个行业。计算机应用在档案管理中可以减少很多操作失误、提高工作的效率，然而计算机技术发展是一个完善的过程，即计算机技术在档案管理的过程中存在一定的问题，本文针对目前高校学籍档案管理存在的一些问题进行浅析，探讨切实可行的解决方法及解决问题的对策。

[关键词]计算机技术学籍档案管理问题对策

一、计算机档案管理

档案在过去和现在对国家机构、社会组织及个人对从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等有价值的各种文字、图表、声像的信息进行保存，并以不同的形式记录存档。新世纪以来，计算机技术的成熟和发展为档案管理工作提供了一个全新的技术手段，使计算机档案管理逐步在档案界崭露头角。随着数字化信息时代的发展，数字化的档案信息速度成倍增长，快、准、精、有效已成为时代的主题，采集收纳范围广阔。然而，现有档案计算机管理系统仅仅只对这些信息进行检索和简单小型的系统分析，远远不能最大限度满足档案管理工作和档案存档工作的需求。使得这些档案信息在数字化后不能得以充分利用，造成了大量人力、财力、物力的浪费，怎样切实有效地加强和完善计算机技术在档案管理工作中的应用具有重大的意义。

二、目前高校计算机在档案学籍管理中存在的主要问题

1.学籍管理制度不完善

学籍档案形成过程时间长、来源相对分散、涉及的部门较多、工作数量大，但普遍高校学籍档案管理没有一致的、统一的、符合实情的、切实可行的规章制度。管理制度的落后，计算机学籍档案管理过程的随意性大，是造成学生学籍档案在收集建档、整理归宗、核对鉴别等各个环节问题多、不健全的主要因素之一。不规范的、落后的管理制度，导致各职能管理部门职责范围不清，对于已出现的问题相互推脱，部门之间通气不够、欠缺合作，造成学生档案管理工作的不严谨、不科学、不完善。

2.档案管理人员的文化素质低

高校档案管理人员普遍缺乏岗前档案管理专业培训，对新技术掌握力度不足，计算机管理学籍档案技能不够熟练，仅仅靠自身的实践学习难以迅速达到目前档案管理标准，更难以达到岗位要求。

3.对学籍档案的存储和重视程度不高

学籍档案管理模式落后，档案保存方法陈旧、技术相对落后，给计算机技术在学籍档案管理中带来了诸多问题。此外，领导对计算机学籍档案保存的意义认识不够，没有形成规范有效的管理机制、人员培养及激励机制等相关体系；相关各部门管理人员工作积极性不高，人员流动复杂，这样容易导致学籍档案的信息不全、不真实、不完整、严重的甚至导致档案信息丢失。

4.档案管理过程中的安全隐患

在使用计算机管理档案的过程中，计算机病毒传播迅速，计算机易受病毒侵染，破坏我们的计算机系统，损坏我们的档案系统和文件，导致档案资料的泄露，甚至丢失；在网络技术发展的同时，黑客技术也在迅猛发展，管理人员缺乏有效的防御手段，导致数据库被盗、删除、修改，甚至造成数据库崩溃，系统瘫痪。

三、高校计算机档案学籍管理的对策

1.建立健全的档案管理系统和具体实施方案

欲使计算机技术在学籍档案管理工作中走上严谨、科学、完善、规范化的轨道。各职能部门应建立健全的资料收集整理、档案的保管保密等各项管理制度，各部门应做到有章可循、有法可依、有据可查、照章办事。各部门应加强协调管理，切实改变各管理部门“各人自扫门前雪，休管他人瓦上霜”的局面；部门与部门之间缺乏沟通和联系，鉴于以上情况，各级领导应该重视和加强制度管理建设，使学籍档案工作的规章制度与其他管理制度得到正常有序的贯彻实施。

2.提高档案管理人员的文化素质

采取措施加强管理工作人员的计算机水平，一是管理人员结构的优化；加快档案人员计算机知识结构的普及，进行多层次的选拔和培养人才，从而壮大档案管理人员队伍；二是把培训档案管理人员的工作作为一个重要的项目来抓，着实的、事实的、多种形式地展开计算机技术管理培训，从另外一个层面上提高广大档案人员计算机技术管理知识，是档案工作界信息技术改革的重要对策

3.提高对档案管理的保存

按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》的法规对收藏档案进行秘密管理；档案室应具备良好的设施环境和防盗、防火、防潮等安全措施，保证档案文件的完整无缺，要不间断的更新档案的存储管理，要编写档案总目录、分类目录等检索工具，便于存储保管与提供快速的查询，各部门领导应该高度重视更新观念，加快档案管理的意识，提高档案工作的思想认识，提倡改革档案管理制度及模式，充分重视计算机技术在档案管理中的应用，其次培养高素质高水平的档案管理人才，逐步培养他们对档案管理的热爱和对档案管理工作环境的熟悉，增强各部门之间的沟通合作。

4.提高计算机档案管理的安全实施对策

为了防范计算机受病毒的入侵，确保档案文件的保密安全性，档案管理部门理应使用正版软件，拒绝盗版。防毒软件的选择应选用实时类反病毒软件，实时监控计算机系统的进程，对类似的病毒及早发现，并尽早对其进行清除。另外，应对计算机病毒种类不断更新和变异，档案部门应及时升级更新反病毒软件，以提高杀病毒的力度和及时有效地清除病毒。

加强网络系统监控，及时备份数据。目前有多种网络安全策略，它们是：（1）登录访问控制，即在用户登录时设立账号和密码，并对密码采取加密的保护形式；（2）访问网络的控制，是针对非法操作而提出的一种自我安全措施。（3）设置安全防火墙，防火墙工具是用来阻止网络黑客攻击破坏网络系统的屏障，以隔绝外界网络的干扰，此外，管理员应定期对数据进行拷贝存盘，并予刻盘备份保存，便于在数据库遭污染和破坏时能及时地恢复数据。

总之，计算机技术给各个高校学籍档案工作者提供了简洁、快速的管理工具，针对计算机在管理档案中存在的突出问题，探讨实际可行的解决方法及解决问题的对策，使档案管理制度化、科学化、规范化，及时、准确、有效的为各高校和社会服务。相关管理人员应合理地开发、维护和使用计算机，不断的提高学籍档案管理人员自身的素质和计算机的管理水平，就能够使学籍档案管理的水平迈上一个新台阶，学籍档案管理的前景将会一片光明！