怎样加强高校档案管治工作
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现代技术的飞速发展，使档案工作带入了自动化和网络化的新阶段，高校校园网迅速的建设给高校档案工作提出了严峻的挑战，也为高校档案工作的现代化、网络化建设带来了难得的机遇。随着高校体制改革的不断深入，各项建设的不断推进，高校档案越来越呈现数量剧增、内容逐渐丰富、利用范围逐渐扩大、类型逐渐复杂、作用日益明显、要求也日益提高。但面对新形势和新要求，高校档案管理应加大力度，通过对基础设施、档案工作信息化、社会化及自身队伍等诸多方面的创新和建设，依据现代化的管理方式，不断挖潜和开阔生存和发展的空间，进一步发挥高校档案在学校发展、社会发展和经济建设中的作用。
一、高校档案管理中存在的问题
1、教学档案管理制度不健全。近年来，随着《档案法》、《普通高校档案管理工作办法》等一系列档案法规的出台，各高校的档案法规制度建设也取得了很大的进步。但从目前高校档案管理现状来看，仍存在着管理制度不健全的问题，其具体表现为：（1）关于教学工作的文件、文件管理，档案、档案管理各自为政，缺乏有效的监督、指导和协调，出现了文件的形成与归档脱节，导致档案管理混乱；有些单位教学档案记录缺项，学校领导听课却没有听课记录；学校每学期都要召开教学工作会议，却没有规范的会议纪要；教研室有青年教师培养部署，却拿不出像样的培养规划和总结。（2）有关职能部门档案记录不一致。像学生出勤考核、学生违纪、学生参加党课及社会实践活动、学籍变动等情况的记载存在着部门之间记录不一致的现象。（3）从档案建立上来看，有些高校没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档工作，每到年度归档立卷时临时安排人员搞突击。（4）从档案保管来看，存在保管不严的问题。有些人需要文件时乱翻乱抽；借阅、传阅从不登记；有的长期借用不归还，造成重要文件时有流失。
2、教学档案管理人员素质不高。目前，高校档案管理员尤其是各院系和部门的档案管理员素质普遍偏低，具体表现在：一是大多数档案管理员不是科班出身，缺乏系统的档案管理知识，对归档文件及档案价值缺乏应有的鉴别能力，使档案材料的收集与整理存在很大的随意性；二是有些院系的档案工作是由院系的老师兼任，没有专门的档案管理人员，这些兼职人员一方面由于平时忙于教学、科研、人事、办公室等事务性工作，没有多余的时间和精力坐下来学习档案专业知识；另一方面也没有机会接受专门的档案管理业务培训，无法实现档案的优化管理。
3、档案信息开发不足，档案管理效率不高。目前，许多高校中存在信息开发不足的问题。各系部之间教学档案的管理互相封闭，无法相互借鉴和交流。尽管高校加大了管理改革力度，但从整体上看，问题仍比较突出，不少单位往往只注重设施、设备、技术的投入，而不注重其效益的产出。21世纪是一个网络化、信息化的时代，这对我们的档案管理工作提出了新的挑战。而现在计算机网络虽然被普遍应用，但档案管理还未能实现网络化、信息化管理，导致档案管理效率低下。
1、传统管理与管理相结合，更注重现代管理。这里所说的现代管理，也就是新形势下的档案电脑化管理。一方面，要将有价值的、该长期保存的、可以公开的档案通过电脑及相配套的软件进行管理。另一方面，要将高校各部门产生、形成的文件或资料通过电脑进行分类处理，从而形成电子档案。要形成统一的规范和标准，对档案尤其是电子档案加强信息化管理。电子档案管理过程中，一定要考虑到介质质量因素、人为因素等对档案信息的影响，采取有效措施进行保管。如把好质量关，多贮存一份；定期抽查、普查检测，加强病毒防范；适时转录、拷贝或迁移信息；重要信息采取再生性保护技术；加强有关电子文件的工作制定和管理制度；提高机人员操作水平、规范操作程序等，防止电子邮件信息的丢失。
2、管理与服务相结合，更注重服务。在知识时代，高校档案的服务功能应该得到更大加强。息技术的高速，网上政府、远程的出现，越来越多的档案将直接通过为学校的发展服务。学校的相关信息准不准确，内容丰不丰富，质量高不高，与档案管理水平也有很大的关系。因此，档案工作者要在发挥“管好”档案职能的同时，要更好地发挥“用好”档案的职能。要在保证真实可靠的前提下，将有价值的，可以公开的学校相关信息通过一定的加工、处理后公之于众，加强对学校各项工作的宣传，提升档案的服务水平，变被动提供查阅为主动提供信息，提高档案的价值，使其发挥更大的作用。可以说，在商校里，更好地发挥档案的服务功能，就是要发挥其资源作用、凭证作用、宣传作用、教育作用。此外，要加强对档案管理的效果评估，将其作为检验档案管理效益和效率的基本途径，通过正式与非正式评估、内部与外部评估、事前事中和事后评估、量化与非量化评估，达到有效配置资源、提高服务水平的目的。
3、业务学习与业务创新相结合，更注重业务创新。创新在新时期的高校档案管理工作中显得尤为重要。档案工作者在系统地掌握档案学、管等相关知识的同时，要加强对计算机知识的学习和运用，特别是要在如何利用网络平台提升服务功能、拓展宣传手段上下功夫，争取成为聚合与集成数据处理人员、电子工程师、人事官员、市场营销专业、计算机程序啼、战略规划者、记录管理者、档案馆员、图书馆员和情报专家等功能的复合型档案管理人才。在业务上，要把继承和创新有机地结合起来，对我们多年来形成的好传统、好作法必须坚持，同时面对变化了的新形势、新情况，必须不断探索和新的实践经验，进行新的理论概括，使档案事业的工作思路、工作对策和工作方法随着时代和实践的发展而发展。可以说，网络为档案工作者开辟了新的工作天地，同时也为人们提供了许多创新的机会。要将档案管理过程中的新的经验和好的方法加以总结，要学会用计算机网络开展档案工作研究，提高自己的业务水平。
