知识管治的大学档案管理

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［摘要］知识经济时代，国家的竞争已经由科技的竞争演变为更高层次的知识层面的竞争。高校作为知识创造的重要来源之一，在国家竞争中处于重要的地位。将知识管理的理念和方法应用到高校管理当中非常重要。特别是高校档案管理工作面临新的形势与任务，用知识管理的理念进行档案管理是档案管理事业发展的必然趋势。本文在分析当前高校档案管理工作中存在问题的基础上，提出基于知识管理的高校档案管理的策略。

［关键词］知识管理；高校档案管理

高校档案管理是指高校在从事学校事务管理的各项活动中所形成的有利用价值的不同形式的历史记录，包括文字、图表、音像等信息资料，是记录和反映学校历史变革的载体。学校档案管理工作是学校管理的基础工作，是学校发展过程中不可忽视的重要管理工作。因而，如何在院校体制改革不断深化的背景下进一步搞好档案管理工作，是亟待解决的问题。笔者认为，在知识经济时代，应用知识管理的理念进行档案管理是高校档案管理事业发展的必然趋势。

一、知识管理的方法概述

知识管理是在知识经济浪潮中，管理领域发生的一次新的革命。知识管理是通过对企业知识资源的开发和有效利用以提高企业创新能力，从而提高企业创造价值能力的管理活动。［1］知识管理的目标就是力图能够将最恰当的知识给最恰当的人以便使他们能够做出最优的决策。西方学者对于知识及知识管理的研究始于20世纪50年代，90年代中期知识管理开始为信息系统研究者所关注，并持续至今，目前已进入理论深化和实证应用阶段．而我国直到2000年后，该领域的研究才开始逐渐增多，并在近几年得到了迅速发展。［2］知识管理的应用主要集中在3个方面：企业知识管理、图书情报知识管理和知识管理的度量。

将知识管理方法应用于高校档案管理既可以看作是知识管理应用的一种尝试，也可以看作是图书情报知识管理的延伸。在知识经济时代，应用知识管理的理念对档案工作进行管理是高校档案管理事业发展的必然趋势。

二、高校档案管理工作中存在的问题

高校档案是高校中的重要信息资源，是高校进行经验总结、改进管理、制订建设发展计划的重要依据。目前，高校档案管理工作已经取得了一些成效，但仍然存在诸多问题。

第一，档案信息载体形式多种多样。随着高校信息化建设的进一步开展，高校档案的保存也逐渐呈现出多种形式，不仅有传统意义上的纸质文档，更多的是电子文档。如果不对各种形式的档案进行梳理整合，很容易造成原始资料流失。档案信息载体形式多种多样对高校档案的管理工作提出了新的课题——如何将这些不同形式的载体进行有效管理。高校档案管理工作者对此进行了大量的尝试，但是目前看来，效果并不是非常理想。

第二，档案信息服务效率低下。一方面，档案信息服务的对象比较单一，基本上局限于校领导和管理层，为广大教职员工及学生提供的服务较少，这在一定程度上阻碍了校务公开环境的建设。由于目前高校档案管理主要依靠手工查档，在管理人员有限的情况下，一旦查询数量增加几倍，管理人员就很难应付。所以档案工作只为领导服务。另一方面，档案工作仅仅局限在归档留存层面上，对档案信息的二次开发利用较少，因而查阅档案所得到的仅仅是原始的信息，档案利用率低下。

第三，档案管理意识不强。目前，高校的档案管理工作大多局限于材料的简单归档，甚至存在因归档不及时造成资料的积压甚至丢失的现象。档案管理工作得不到足够重视。随着校务办公自动化的实施，档案管理工作者必须做好思想上及技术上的准备，将电子文件及多媒体信息完整归档。很多应该归档的档案并没有按照制度的要求进行存档。同时，由于存档制度不建全，造成珍贵历史资料的流失。

三、对高校档案实施知识管理的意义

第一，从深度与广度上扩展档案管理的范围。在档案管理工作中实施知识管理，使得档案管理不仅仅局限于历史文件的管理，而是对档案中所包含的信息及知识进行管理。知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。

第二，提高档案信息服务效率。按照知识管理的理念与方法，将档案信息进行去粗取精，并进一步挖掘其中有价值的信息资源，进而进行有效的调动、开发与组合，能够帮助决策者提高决策质量与水平，从而提高了档案信息的服务效率。

四、用知识管理理念进行档案管理的对策

第一，转变观念，树立档案管理新意识。为了更好地进行档案管理，必须树立正确的观念。只有在思想上认识到实施知识管理的必要性，才能使档案管理工作迈上新台阶。因此，档案管理人员应该转变观念，由对历史资料的简单汇总与整理转变为明确责任、积极干预和整合。将显性的档案信息知识与隐性的档案业务知识融合，从而为领导决策提供支持。

第二，档案按知识进行分类和管理。计算机的出现极大地方便了档案按知识进行分类和管理。计算机的普遍应用改变了静止的、僵化不变的文本的存在方式，代之以动态的、多方位、多层次的知识条目管理。实现档案知识共享是档案知识管理的最终目标，也是档案部门与其他部门及外界联系的纽带。档案知识智能化服务可以通过建设知识仓库，提供知识导航、知识咨询等方式实现。

第三，充分利用办公自动化网络进行档案知识管理。目前很多高校都开发了办公自动化系统。随着办公自动化的建设与实施，档案管理系统的软件基本可以实现网上归档、查阅。档案管理人员可以通过校园网在基层所有连接互联网的计算机上进行档案条目录入、修改，让档案管理人员有更充足的时间去做档案开发利用工作，有利于提高高校档案管理工作效率和管理水平，同时，还可以避免档案因借阅而造成的对纸质档案的磨损。