水文大档案管理意见

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一、上海水文档案建设与应用现状

1．上海水文档案的建设情况

水文活动是水文档案的数据源头。因此，水文档案的基本组成也是按照水文活动的不同类型而予以分类区分的。上海市水文档案主要包括水文基础资料、水文分析成果及水文情报资料，其中水文基础资料是主体。①水文基础资料。上海水文行业实行两级管理体制，建设有水文站网119个，水质监测站点310个，主要对上海江、河、湖的水体实施监测，长年采集潮流、潮位、降雨、蒸发、地下水、波浪、风速风向、氯化物和水质等项目数据，每年收集30多万条水文水资源数据，并按照水利部颁布的《水文资料整编规范》，对上一年水文基本资料经一算三校后汇编为水文整编报表。自20世纪80年代起，我国水文系统就开始研究和探索水文数据库建设．并逐步建立了上海国家水文数据库、上海国家水质数据库，是按照国家统一的技术标准规范建立起来的最重要的基础数据库。②水文分析成果。是对水文基础资料进行加工、整理、分析研究的成果，主要包括水文情报预报、水文分析计算、水资源水环境的调查评价及科研课题等。③水文情报资料。主要包括与上海水文息息相关的国际国内各类专业期刊杂志、图书等水文情报资料。到目前上海水文系统已经积累了大量宝贵的水文档案近3万卷计800余箱，有记录的最早水文档案为1873年上海市的雨量记录。上海的水文档案管理实行双轨制，既保存传统的纸质档案，也保存数字档案。通过多年努力，上海水文已经建立了水文基础资料数据库及库藏档案案卷目录数据库，初步实现了库藏档案管理和利用数字化，为最终实现档案管理全面数字化奠定了基础。

2．上海水文档案的利用情况

水文现象在时间变化上既具有周期性又具有随机性，在地区分布上既存在相似性又存在特殊性。任何水文现象无论在时间或空间上均同时存在确定性和不确定性。水文现象的这种特性决定了水文档案的重要地位和作用．为防治水旱灾害，水资源开发、利用、管理和保护，水利规划设计等提供了大量水文数据和研究成果，为支持国家科技创新、经济建设、社会发展和国家安全作出了很大贡献。水文档案的突出特点在于重视长序列资料的汇总和水文科技研究经验的积累。利用这一特点，通过档案体系数据和技术的应用，为上海市重大建设工程提供了广泛服务，如在宝钢、石洞口发电厂、漕河泾化工园区、世博园区建设等工业项目．黄浦江隧道大桥、青草沙水库、地铁、浦东国际机场等重大市政项目，苏州河综合整治、太浦河开通等水环境整治项目中，水文档案都提供最基本的技术依据。

二、上海水文档案建设与利用中存在的问题

1．水文档案对水文活动的反映不够全面

水文档案作为记录水文活动的基本载体．档案所涉及内容应尽量反映水文活动情况和科技研究经验。但就上海水文档案目前的建设水平来看．档案对水文科技研究活动形成的实践经验反映不足。海洋水文监测的资料散布于水文、海洋、海测等部门，难以形成系统性、长系列的档案资料。

2．水文档案保管方式不能完全适应发展需要

受人力、物力、财力及技术的制约，现有库藏档案大多数是传统纸质档案，随着时间的推移，档案的老化和保护间的矛盾日益突出．档案利用的不便性也逐渐显现。随着计算机技术广泛应用于水文工作，水文档案的建设正逐步向着有形化与数字化双轨建设的方向发展。但一方面从有形档案管理角度看。上海水文至今还没有全市统一的水文档案馆：另一方面，数字化档案的建设规模、技术手段、与有形化档案建设的同步性等方面明显存在不足。

3．水文档案数据库离散，尚未形成行业性的档案体系

受经费投入不足和有关政策等因素制约，水文基础数据库建设跟不上水文事业发展的速度。现有的水文基础数据库只是单个的系统．主要反映行业水文的基本情况。但涉及相关部门间的信息还不能共享，缺乏跨地区、跨部门、跨行业数据共享的必要硬件和软件支持．形成了一个个的信息孤岛，给信息资源的二次开发利用造成了困难。同时，缺乏基于网络的信息平台和软件．数据处理手段落后，导致数据无法被充分利用。

4．水文档案利用效率不高

上海水文档案的利用情况存在两个不足，即利用程序不畅和主动开发应用力度不强一方面．由于历史原因。水文档案多部门分管给档案利用带来了不便。诸如在利用中涉及资料范围广、年限系列长．部分站点的水文档案分别保存在不同系统的多个单位，因而除需各部门技术上的协作外，还需多方协调，对水文档案的利用效率造成较大影响。另一方面．上海水文档案的利用多以“应需求”而利用，着眼于水文科技进步和可持续发展的主动性数据深加工及服务产品设计的前瞻性不够，还不足以使档案利用朝着“应发展”而利用的方向发展。

三、上海水文档案的发展设想与策略研究

基于上海水文档案建设与利用的现状，着眼于水文自身发展和国民经济发展对水文的需求，上海水文档案的发展设想可以概括为：努力建设人才队伍专业、管理规范、技术手段先进、涵盖水文全行业的现代化水文档案体系，着力于水文档案深加工，不断提升水文产品质量，提高档案利用效率。为了实现这个目标，主要措施可以概括为以下四个方面：

1．着眼于建立上海水文“大档案”总体目标

由于上海水文档案由多部门保管，不能对档案实体进行更高层次集中管理。改变这一局面的根本在于着眼于建立水文“大档案”体系。该体系是一个包括全市各水文机构及其他行业水文部门等在内的档案目录中心，形成集中的信息检索体系。随着《中华人民共和国水文条例》的颁布和上海市水文地方性法规建设工作的推进．逐步实现上海水文档案由行业水文档案向水文行业档案转变的曙光初现。这需要上海水文人以法律为依据，伴随着上海水文全行业的改革发展与资源整合，对水文档案资源进行重新整合，克服档案实体分割和部门所有给利用带来的不利影响，客观上监管对国家和社会有保存价值的水文档案资源，充分发挥水行政主管部门水文主管机构的作用。

2．着力推进水文档案管理数字化建设

①实现水文档案管理自动化。这是开展档案管理数字化的前提条件。档案管理自动化包括自动编目、自动检索、自动全文存储、档案业务工作辅助管理、档案自动标引、文档一体化管理、档案库房保护技术现代化、档案数据库建立等。不仅是档案管理基本的业务环节，也是档案管理自动化的具体体现，更是全面实现档案管理数字化的基础。②实现水文档案信息数字化。传统档案载体文字、图像、声音等信息难以有机结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，档案信息能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到强化。应对重要的水文档案资源通过扫描或人工录入方式先期进行数字化处理．循序渐进逐步扩大数字化规模。③构建高效的档案信息数字化传输平台。实现档案统一管理和资源共享。水文档案作为国家重要的公益性科学数据．进行信息公开和信息共享是充分发挥水文档案价值和做好水文服务工作的要求。

3．着手提升水文档案的深加工产品质量

为实现这一目标．必须从水文自身发展和服务于国民经济建设之需的角度出发，着手制定目标、明确任务、组建队伍．积极主动地对水文档案进行深加工．不断提高水文技术产品的科技含量．逐步实现水文档案利用从“依需求利用”向“依发展利用”转变。

4．严守水文档案安全底线

水文档案安全是水文档案信息化的保障。水文档案的安全主要包括两个方面：一是档案信息安全，即在网络环境下档案信息的安全性。档案信息安全既是技术问题，也是管理问题。在安全技术上可采取防火墙、端El扫描、入侵监控技术、访问权限控制技术、备份等技术措施。在安全管理上．建立健全相应的管理制度，包括确定系统的安全等级，制定相应的机房管理制度、操作规程及应急措施等。二是档案的保密性，在做好利用服务的同时．要正确处理好水文档案公开与保密的关系。依据水文资料保密的有关规定及上海市水行政主管部门就数据与信息安全保密工作的有关规定，从硬件建设、内部管理等方面着手确保档案管理有序、利用有章。

5．加强档案人才的培养

在明确发展思路的前提下．迫切需要一支高素质、专业性强的水文档案管理和应用开发团队上海市水文事业发展规划和人才队伍建设规划中都把水文档案管理人才作为一个重要的人才培养方向。档案信息化建设赋予新世纪档案工作崭新的内容，档案人要改变原来的思维模式和工作方法，更新观念和知识结构．要成为既熟悉档案业务．又掌握现代信息科技的复合型人才，能够适应解决未来复杂性、综合性和跨学科的档案工作问题的需要。