城建档案管理未来发展探究

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一、档案管理的国际学术研究热点问题及其未来发展方向

(一)国际档案界共同关注的几个热点问题

国际档案界共同关注的热点问题可以从分析以下一些信息得出:英国、澳大利亚、加拿大和美国等国家档案工作者协会2(X刃、2001、2002、2003年已经举办或将要举办的档案学术年会议题;欧洲国家2002年5月在西班牙召开的“电子信息的保护与利用:最优化管理的实践和解决办法”国际会议的议题;20(X〕年已经举办的第十四界国际档案大会的主要议题及与会者发言;20(抖年8月23一29日将在奥地利首都维也纳举办的第十五界国际档案大会的主题“档案、记忆与知识”;代表性档案国际学术刊物1999年以来发表的学术论文主题。分析表明，近年来国际档案界对档案管理的研究涉及面很广，几乎包括了档案管理的方方面面以及各种门类的档案，就共同关注的问题而言，可以归纳为以下5个方面:

1.数字档案的保护:研究数字环境下档案的形成、维护及利用，数字档案保护的程序，实践经验，安全与质量保证，长久可获取性，数字档案保护的档案观，数字签字的使用及问题等;

2.电子文件的管理:研究电子文件的捕获、鉴定、保管、保护与利用，档案化电子文件系统的建立，真实性电子文件长久保存的方案，电子文件管理的教育与培训，电子文件管理的责任，元数据标准、模式及要求的使用和实施等;

3.档案的著录:研究档案著录的国际标准与国家标准，与电子著录信息标准和图书著录标准的关系，档案著录的数据结构标准如MARC和EAD，XML，档案著录的数据内容标准如国际档案理事会的《档案著录通用标准ISAD(G)》和《机构、个人和家庭档案规范文件的著录ISAAR(CPF)》，美国的《档案、个人信件和手稿的著录APPM》，英国的《档案著录指南MAD》，加拿大的《档案著录规程RAD》等:

4.档案的鉴定:研究档案鉴定的方法、准则和技术，目前被国际档案界公认的档案鉴定方法有美国的档案记录战略，加拿大的宏观鉴定方法、欧洲国家的职能鉴定方法、国际项目InterPARES针对电子文件的真实性鉴定方法等;

5.档案的利用:研究公共档案信息利用的内容，档案信息的真实性和智能控制，档案信息内容的管理及服务，建立和维护易于检索的档案利用系统，自动标引技术，档案的数字编目及数字化检索工具，档案利用的法律、版权、隐私、保密、自由利用与平等利用问题及其解决办法等。

(二)、档案管理的未来发展方向

档案管理的国际学术研究现状及研究成果揭示，世界各国的档案管理正朝着以下3个方向发展。

1.文件与档案信息管理的国际化与标准化

随着电子、数字和通讯技术的全球化普及，国家与国家间的电子政务和电子商务活动日益频繁，文件与档案的国际间合作与交流越来越多，文件与档案管理与利用的国际化与标准化趋势越来越明显，也越来越重要。目前在文件和档案的管理与利用方面已经出版了两个方面的国际标准:档案著录:为了促进档案的国际化交流和信息资源共享，目前在档案著录方面国际档案理事会已于1999年出版了((档案著录通用标准IsAD(G)》，并于2《XX)年出版了《机构、个人和家庭档案规范文件的著录ISAAR(CPF)》，在档案内容著录的原则、要求、方法和著录的基本元素等方面形成了国际规范;文件管理:2001年10月150国际标准化组织出版了世上第一个文件管理国际标准150154893，对真实、可靠、完整和长久可利用活动记录的规范化形成、管理、保管与利用提出了最优化管理的要求、方法与技术指南。世界上许多国家的专家学者都在为真实性电子文件的长久利用、元数据标准、电子文件的法律认可、档案资源的共享等问题开展国际间的合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。文件与档案信息管理的国际标准为文件与档案管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构文件和档案是否采用国际先进经验及其机构业务是否管理高效、机构服务是否用户满意和具有诚信的重要标志。

2.文件、档案、信息、知识管理的集成化与合作化

随着知识经济时代的到来，档案管理与文件管理、图书管理、信息管理和博物管理的关系越来越密切，知识管理强调用户至上，强调知识的积累、共享和交流，强调知识产品的输出，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念，管理目标，管理的社会服务功能、管理过程与管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，知识管理思想和数字技术手段使得各种信息资源的集成管理与集成化服务成为了可能。为此档案工作者需要采用合作与伙伴关系，与政府机构、信息中心、图书馆，博物馆等合作共同挖掘档案在电子政务与电子商务服务，在社会化教育与信息化服务，在休闲社会文化建设等方面的社会服务功能，共同关注档案管理与其形成者、主要用户、投资者、未来可能的受益者及与机构、社区、地区、国家和国际社会的关系，共同维护真实性证据、信息和记忆的完整和长久可用。

3.档案管理的职业化与社会化

随着人类社会文明的不断进步，法制化社会的不断健全和信息化社会的不断完善，个人、机构和社会记忆的恰当保存和永久利用已成为国家和社会必需，人类社会活动真实性、可靠性、完整性证据和信息的长久维护和利用已成为各种业务活动正常运转必不可少的法律和质量保障，成为各种社会管理活动高效率、高效益、公平竞争的必然要求，档案管理成功的国际经验表明，档案管理的未来发展方向是职业化和社会化。这一发展趋势明显地表现在以下5个方面:*档案管理在国家和社会的进步与发展中越来越重要，档案管理的专业管理理念与管理知识不仅在国家信息资源的管理中有其特殊的作用，在维护人类历史记忆的长河中更有其独特的地位;*档案学作为一门独立的学科其学科方法不仅对本学科的发展有重要的指导作用，对其他相关学科和对社会科学的贡献也越来越被社会广泛认可;*各国档案管理的法规体系逐渐建全，公民的档案保护和档案利用意识不断加强，档案保护已成为许多国家公民必尽的社会义务，而公民利用公共档案的权益也已得到了国家法律的保障;*档案管理工作是一项专门化的知识管理工作，只有接受过专业的档案管理知识教育或培训，获得档案管理职业证书或培训证书的档案工作者才能胜任该项工作，这已在国际档案界达成共识;在欧美国家档案研究生证书已成为档案工作上岗的最低学历要求，档案博士生教育规模不断扩大，成为档案事业可持续发展的重要支持;*档案职业协会在档案管理的理论与实践研究，档案的职业化教育与培训指导，档案管理的规范与标准制定，档案管理的最优化实践经验总结、推荐与推广等方面起着越来越重要的指导与协调作用;在档案职业协会的引导下，国家政府机构、公私企业、组织和个人的档案管理行为将朝着对社会负责，为社会服务的方向发展。

二、电子文件管理的国际学术研究现状及未来发展方向

90年代以来世界各国的档案工作者针对电子文件的管理开展了一系列研究，在电子文件管理的理论与实践方面取得了可喜的成就，在电子文件管理的基本概念，电子文件管理的思想与管理模式，管理方法与管理技术，管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验，如:国际档案理事会出版的电子文件管理指南，欧洲国家的电子文件管理教育与培训共同框架，澳大利亚的电子文件管理的战略及元数据标准，英国国家档案馆的电子政府文件管理指南及政策框架，美国匹兹堡大学的文件管理功能要求，加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护的模式、原则与要求。目前的研究重点是电子文件管理理论和标准的应用研究和检验，各种不同类型电子文件管理方法的最优化方案评估和选择等。以下就我国档案工作者最为关注的三个问题分析其国际学术研究现状及成果。这三个问题分别是:电子文件保管与保护的方法、电子文件管理的未来发展方向、电子文件管理和利用的思路与对策。

(一)电子文件保管与保护的方法

电子和数字信息技术给所有信息管理人员带来了种种挑战，文件管理人员和档案工作者也不例外，应对数字化信息挑战最为关键的保管与保护要素有三个:1.载体保护:保护电子文件的物理载体;2.技术保护:不断更新技术从旧到新;3.智能保护:确保原始记录下来的信息在各种有意无意或偶然的变化中能完整和真实。

其中智能保护最为困难，有五个因素决定着信息的完整性:1.信息内容;2.信息内容的固定性;3.信息长久和可靠查询的参照;4.信息的来源;5.信息的背景。

电子文件的保管与保护方法，归纳起来有以下7种:

1.模拟存储:即将电子文件打印到纸上或缩微胶片上，将其纳人现存文件管理系统管理的方法。该方法在打印过程中有可能会丢失上述关键保护要素，如不加以设置或预先处理，一些元数据会丢失，电子文件的完整性会受到影响。

2.政策规定:它包括使用外部规章体系或内部政策和程序建立电子文件保管的要求。政策的制定是数字文件保护的必要条件，但并不是保证电子文件得以保护的充分条件，它只是提供了人们行为和承诺的准则但并不等于提供了解决问题的全部办法，另外政策还需监督落实和开展常规性评估和不断更新。

3.标准格式:标准格式的目标是为了避免人们受控于个别兜售商的专用格式，减少面临风险的可能，使用标准格式必须保护所有关键数据要素及其属性，但它的问题是标准格式较少具备数字世界最新出台的时尚功能和组成。

4.计算机博物馆:计算机博物馆虽然也是保管的一种方法，却是最后才可采用的，不得以的方法。在这一方案中，一个或多个机构要长久的收集和维护各种不同版本的计算机软硬件。机构需为不定的未来维护大量的备件、手册和记录。计算机博物馆的保护方法存在一系列问题:如机器是否就能运行?有多少人会用这些资源?需要多少博物馆?数字技术检索的主要优势还能再现等?

5.转换和迁移:这一方法一定程度与计算机博物馆概念正好相反。其目标是随软硬件的变化保证数字文件的可读性。转换即是把旧的数据文件重新写人新的计算机环境。迁移即是把数字信息从不能再工作的非现行遗留系统中移出的方法。迁移总是要有特殊的软件作支持，会对文件信息内容的完整性带来一定问题。

6.仿真:仿真是当前电子文件保管与保护研究的热点主题。仿真意味着一个计算机系统会向另一个一样工作，仿真方法包括研制用于特定仿真器的技术，用于未来未知的计算机，它将以人类可读的形式保存描述性数据以再形成数字文件，并将把描述性数据、软件和仿真说明等文件一起包装封存。

7.永久性数字档案馆:永久性数字档案馆方法是美国档案与文件管理署资助的一个研究项目的名称。该项目与圣地亚哥超级计算机中心合作，旨在研制一个操作系统能够捕获、维护和提供电子文件的利用，不受计算机环境的变化。其目标是将文件的内容连同其描述性数据和背景信息一道包装起来，以保证文件能在未来的计算机系统阅读。

(二)电子文件管理的未来发展方向

就信息技术发展的趋势来说，电子文件的管理功能正向以下3个方向发展:

1.文档管理与业务工作流集成实现文件和档案与其它数据的积累、共享和交流。这将成为具有知识管理工具的软件产品的重要功能。

2.文档管理与业务系统集成，这已成为业务系统软件产品功能不断完善的重要标识，文档管理是业务管理必不可少的一种管理工具，它的管理对象是由业务系统生成的，二者的关系密不可分。

3.文档管理与其他信息资源系统集成，最大限度地实现机构内信息资源的共享。

随着信息化的逐步深人，在保障了所捕获的信息的完整、准确的前提下，信息系统的主要功能便是信息资源的高度集成化管理与集成化服务。就档案管理的决策选择来说，电子文件的管理决策正向以下3个方向发展:

1.电子文件的研究方法决策:从前端到末端(toP一down)或末端到前端伽彻m一uP)，前者采用的是演绎的方法建立起通用的规程，加拿大哥伦比亚大学的InterPARES项目便是典型;后者采用归纳的方法从已有案例总结经验再应用于其他案例，这一方法已被印地纳大学验证。

2.电子文件保管决策:将文件管理功能建人信息管理系统或将文件移交到专门的文件保管系统。匹兹堡大学的“文件管理的功能要求”项目强调的便是前者，最新的研究成果倾向于后者，研究表明后者更易操作。

3.电子文件的保管与保护决策:自己保管或外包，前者愿意自己建立保管与保护设施，后者愿意与其它服务机构签定合同由外部服务机构提供保管与保护服务。决策不仅涉及经济问题，还涉及机构机制和机构的优先权考虑等因素。

(三)电子文件管理和利用的思路与对策

就电子文件管理和利用的主要问题而言，其思路与对策可以归纳为以下5个方面:

1.电子文件保管的目标:保证电子文件的真实、可靠、可利用、可存取和可理解。

2.电子文件的鉴定:可采用职能鉴定和宏观鉴定的方法，根据文件形成机构的职能及活动过程来判断电子文件的价值，并将鉴定方案嵌人文件管理系统和业务系统及业务活动流程，鉴定工作应当是全过程的从文件形成前端的系统设计就开始并贯穿与文件运动的全过程。

3.电子文件的保护:电子文件保护的观念应从保护载体转向保护内容，从保护文件的次序转向保护文件的完整性、可存取性和可理解性。

4.电子文件的利用:电子文件利用的方法很多，如载体复制利用、网络利用、在线利用等。电子检索中，应该建立用户服务满意的档案信息服务系统，采用恰当的方法创造用户可接纳的面，电子文件的长久利用离不开对文件的整理与著录，而整理与著录必须尊重来源原则，实现电子文件内容、结构和背景信息的连结，利用接口需与著录一致。

5.档案工作者在电子文件管理中的角色:档案工作者的管理意识、职责、任务和方法应从被动走向主动，从文件管理的末端走向前端，参与文件的形成并介人文件运动的全过程，从微观的具体环节的业务管理转向较为宏观的文件与档案管理的整体规划、系统设计及实施监控。档案管理者应该具有多元化和一体化的管理思想，借用历史学、法学、行政管理学、社会学、管理学、信息学、图书馆学、人类学等多学科的学科理论与研究方法从多种视角研究档案管理的职业化任务、社会化服务功能和各种各样的管理模式与管理方法。从档案与文件管理的共同需求和共同目标出发参与各种信息管理的决策或最优化方案选择，从旁观者走向成为文件形成者、利用者、管理者和信息技术人员的合作伙伴。