石化档案管理工作分析

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一、关于档案馆的管理跨度问题

最近，上海石化体制转换后把原总厂一分为二，重组为上海石油化工股份有限公司和中国石化上海金山实业公司两大块.原总厂档案馆也成为股份公司下属的一个二级单位，即“上海石油化工股份有限公司档案馆”.笔者认为，档案馆作为股份公司的一个二级单位未尝不可，但两公司应联合发文，明确其在业务上保留原总厂档案馆对上海石化各单位的档案及档案工作的管理和监督的职能.否则，一个二级单位无权干涉另一个二级单位的业务工作，所以，档案馆的名称似应改作“上海石化档案馆”为妥，其理由有以下几点:

1.目前称为“上海石油化工股份有限公司档案馆”，若无特殊规定，其管理职能最多只能是管理和监督股份公司各机关及下属二级单位的档案和档案工作，无权管理和监督上海金山实业公司和地区的档案和档案工作.

2.从历史和现实来看，原总厂档案馆已经收藏了上海石化所有大、中型项目的基本建设档案和技术措施项目的档案材料以及原总厂机关各处室建厂以来文书档案和会计档案材料。从一个地区、一个立档单位保存档案的完整性和系统性的要求来看，今后股份公司和实业公司机关各处室的文书档案和会计档案也应统一归到档案馆为妥。

3.从发展的观点看，石化地区有发展成为上海市一个区或二级市的可能.现在已经有这么一个初具规模、具有一定保管条件的档案馆，如果仅仅保管股份公司的企业档案，不充分发挥其作用，而再去造第二个档案馆来保存其他档案，这是不大可能和不现实的，对国家和企业来说也是一种莫大的浪费.鉴于以上几方面的原因，档案馆的名称应称“上海石化档案馆”为好，可以行使其对上海石化两公司和地区所有档案和档案工作的管理和督导的职能.

二、关于档案两级节理体制问题

上海石化是一个特大型化工化纤联合企业，规模庞大，专业性强，又是集生产生活于一体.为维护“安全、稳定、长周期、满负荷、优质”的生产秩序和方便其它活动的箱要，原总厂的档案管理体制由总厂档案馆和二级单位档案科(室)组成，有的档案没有集中到档案馆，由下属二级单位档案科(室)保存和提供利用.多年的工作实践证明，这种管理模式是适合本地区的企业特点和地区环境特点的，是行之有效的.符合我国档案事业以档案室为墓础，以档案馆为主体的一贯方针.但是，总厂档案部门多年来接收进馆的档案门类和提供利用的实际情况表明，这种管理模式和进馆档案范围有以下几个方面需要改进:首先要精简人员和减少重复劳动.当前，受市场经济条件的制约，企业为了减少成本支出，梢简管理机构和管理人员已成必然，档案部门也不例外.但档案集中统一管理的原则不能变，否则，档案的收集保管就不完整不齐全，国家和企业就会受到不必要的报失.为了兼顾这两方面的关系，档案馆和二级单位的档案机构要充分发挥各自的优势，扬长避短，以达到既精简了人员，又不影响整体档案工作的目的.拿石化档案馆来说，其管理手段、现代化设备的拥有程度及存放保管档案的条件等方面所占有的优势是二级单位的档案机构无法比拟的，其馆藏档案的种类和内容的丰富性也超过任何一个二级单位的档案科(室)，但由于它远离二级单位.而且馆藏的很大一部分档案和二级单位档案科(室)的库藏档案重复，所以，在档案信息的提供利用方面.档案利用率又远不及二级单位的档案部门，不如他们更贴近生产、贴近生活和贴近档案利用者。但是，每年重复的档案材料还在不断地进馆，不仅浪费了人力财力，还缩小了档案馆库房存放档案的空间.所以，笔者认为，石化档案馆可充分利用其得夭独厚的先进的缩徽设备和计算机辅助档案管理系统及M:一此自动检索吊卡系统，将二级单位档案部门以蓝图形式移交的基建项目档案和引进设备技术档案的复份，改成以缩徽胶卷的载体形式进馆。当然，为了使档案材料发挥名符其实的依据作用和凭证作用，二级单位的档案部门应及时向档案馆移交一份这方面的材料，使馆藏档案始终能够图物相符。同样道理，二级单位将需永久保存的文书档案和会计档案的案卷在衣单位档案部门保存若干年后也移交给档案馆，本单位只要保存一份移交清单和卷内全引目录就可以了。

这样，避免了大t档案材料整理和保管工作的重复劳动.档案馆及二级单位档案部门的管理人员就可适当精简，而且可以集中较多的精力来抓好档案现代化管理的墓础工作和档案信息资谏的开发利用工作，使更多的死档案材料变成促生产经营、创经济效益的活的信息资源，以达到优化馆藏(库藏)，服务于经济、服务于社会的根本目对。关于改进档案工作的业务指导问题。多年来.店总厂档案馆的业务指导部门在上海市档案局业务部门的直接领导下，对二级单位档案科(室)的档案管理工作，特别是企业档案管理升级等方面做了许多有成效的指导帮助工作，加上墓层档案科(室)专、兼职档案干部辛勒的劳动，使上海石化的档案管理网络和档案管理工作有今天这样比较扎实的基础和较好的社会信誉.但是应该看到过去的业务指导工作往往依朴毛右攻手段进行.虽然《档案法》宣传周也进行过几次，但离依法治档的要求还存在着一定的距离，某些基层领导的法制观念和档案意识还比较淡薄.所以，有的单位的档案工作就形成步履艰难的局面，上面推一叶，下面动一动，不推则不动，缺乏自我发展的意识.因此，笔者认为，今后档案工作的业务指导，首先要放在宣传和执行档案法制上.要将档案工作纳入法制建设轨道作为依法治档的基本条件.在制订、修改、完善档案管理的各类规章制度时，必须以《档案法》和《档案法实施办法》为依据.结合上海石化的具体情况，制订出切实可行的规章和业务规范，来指导和监督基层单位的档案工作，做到“宏观管住，微观搞活”，统一石化各荃层单位档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等各个环节的业务规范。这样，就能优化进馆前的各类档案一方面可以减少进馆后的重复整理工作，另一方面可以为档案现代化管理和计算机自动检索做好超前准备，也为档案工作的最终目标—提供利用打下良好的基础，为今后在石化地区建立专业化、一体化的档案信息系统和档案、图书、情报一体化信息系统做好准备。

总之，正处于机制转换之际的上海石化档案管理，给档案部门和档案工作者带来的问题是十分复杂的，这既是机遇又是挑战.在以经济建设为中心，多种经济体制并存，政企暂时并存的石化城，如何发展石化的档案事业和建设有上海石化特色的社会主义档案事业的确是一个值得探讨的而且具有现实意义和厉史意义的课题。笔者发表以上拙见，只不过是抛砖引玉，目的在于引起有关领导和同仁的思考，以期共同把上海石化的档案工作水准推上一个新的台阶。