信息时代的档案管理论述

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一、强化文秘工作人员管理意识是前提

使文秘人员明晰文秘工作和档案管理工作关系，强化文秘人员档案管理意识是推行档案管理科学化及信息化的基础。在实践中，许多文秘工作人员并不认为档案管理是自己的份内工作之一，缺乏在工作中对重要文件归档的意识就成为了在行政岗实现档案管理高效化的桎梏。针对这点，笔者认为明确文秘工作中档案管理范围及增强文秘工作者管理意识便成为了切实可行之策。文秘工作多涉及公司机密文件及信息，上呈下传的文件材料要经过领导批阅、文件传递、催办及归档等环节，任何环节如何出现纰漏都会影响整个公司及单位的运作。兼任档案管理工作的文秘人员都要对文件和公文形成一定科学化的评估，根据文件的类别和重要程度选择性的归档，树立起档案管理的初步意识。

二、提供文秘工作人员立卷归档技巧是重要途径

细化文秘人员档案管理技巧是促进公司及单位档案管理高效化的重要途径之一。文秘工作综合性强的特点使得文秘工作者必须是个“杂家”上到公司单位的方针政策小到分发文件和传达信息都在文秘的职责范围之内，工作内容的复杂性也使得公司单位的文件也十分多样明确公司单位各种文件类型，不遗漏、不重复是做好档案管理工作的基础。另外，学会甄别文件价值也是令归档工作成功的重要方式。在日常工作中，每个单位或公司要产出大量的材料及文件且并不是每个文件都需要整理立卷归档的，在一系列文件中甄别出具有存储价值的，在整理是注意将该文件的全部资料搜集齐全，按照从上到下的顺序统一装订成册使资料变为文件。

三、利用信息技术扎实专业知识提高档案管理效率是关键

高速发展的信息技术为文秘工作人员在管理档案方面提供了理论保障，文秘人员档案管理意识浅薄一直是阻碍公司形成科学档案管理系统的桎梏。目前大多数文秘工作者并没有将自己划分为“管理者”这种管理意识的单薄使得传统文件处理方式一直占主导地位。在利用信息技术方面笔者有两条建议：第一，档案管理电子化。将文秘工作与档案管理工作链接起来的主要是“公文”。传统的档案管理方式集中于纸质管理，但随着信息技术突飞猛进的发展将电子档案管理技术纳入档案管理系统不仅可以弥补纸质档案管理的不足两者还可以在应用中不断相互学习，取长补短。电子档案管理实质上推动了文秘工作与档案管理的一体化进程，文秘工作者可以根据需要，建立档案之间的多维联系，只要在检索软件中表明纸质档案的存放位置就可以方便且高效的找到对应的文档，电子档案管理即使纸质档案管理的有益补充又极大的便捷了文秘工作。第二，引入计算机管理系统。计算机识别技术可以有效的规整文件类型，减少因文件格式不规范而引起的失误。现代化的档案分类、储存及调出手段使得人为因素影响大大降低。另外，计算机管理系统信息化的交流平台可以有效降低新旧文件替换滞后的问题，实现文件的上下统一。

结语

许多公司及单位的秘书都兼任档案管理职责，公文和文件是将文秘工作与档案管理工作有机联系起来的主要环节。作为秘书工作产物的文件又是档案管理材料的直接来源，因此将档案管理工作与文秘工作有机结合有其客观必要性。社会科技及计算机技术的高速发展为文秘档案管理提供了理论及实践依据，本文笔者共提出三项切实可行的措施，以供参考。

作者：梁佐锐单位：广西玉柴机器股份有限公司