谈高速路档案管理状况及发展

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正是由于档案管理具有十分重要的作用，因此，国家各主管部门颁布了一系列的法规和办法，对该项工作予以指导。这些法规和办法包括：《中华人民共和国档案法》、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案工作条例》、《交通档案管理办法》、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》和GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》等。这些文件都为工程建设单位的档案管理工作提供了政策依据，同时也为规范公路建设项目档案管理工作提出了明确而具体的要求。

1高速公路工程档案的特点

（1）专业性高速公路工程档案是伴随工程项目的实施而不断形成并贯穿于高速公路建设的每个阶段的，其形成的内容和领域决定了其具有很强的专业性。

（2）复杂性高速公路工程项目建设周期长，从始至终各个阶段都会产生大量的、种类繁多的工程档案资料，如：地勘、规划、环评、征地、拆迁、地基处理、路面铺设、桥梁、隧道、服务区、收费站及通讯监控等辅助设施的建设等。同时，这些档案资料往往是由不同单位、部门和工作人员进行收集、整理的，因此这些因素都决定了高速公路工程档案十分复杂。

（3）多样性每个工程项目都会形成数以千卷的档案，其形式包括纸质、实体、声像及电子等，而征地拆迁过程中更是会产生大量手绘的房屋丈量示意图等，因此工程档案可谓数量庞大、内容繁杂且载体多样。

（4）系统性高速公路建设项目在各环节产生的档案资料都具有系统性，也即完整性和成套性，这也是其最显著的特点。工程档案的完整性和成套性十分重要，因为只有衔接好工程建设的每个环节，才能保证档案资料的完整性和成套性不被破坏，也才能最大限度地发挥其使用价值。但在实际施工中，由于高速公路工程档案建档耗时长、涉及面广且内容繁杂，因此要做到系统性难度也是很大的。

（5）服务性由于建设工程档案是指在工程建设过程中直接形成的，与建设工程各项活动有关的，对国家、社会、单位具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的历史记录[2]，这种保存利用价值决定了其必须具有很强的实用性，也即服务性。因此，高速公路工程档案不仅是施工质量管理、竣工验收和检验工程质量的重要凭证，而且也将为投入使用后的高速公路后期管理、维护及改扩建工程提供必要的服务。

2高速公路工程档案管理现状及面临的问题

高速公路档案管理是一个系统工程，点多面广，时间跨度长，涉及的环节、参建单位和管理人员也多。由于管理人员素质不一、更换频繁，加之一些领导和工作人员思想上存在偏见，对档案管理工作的重要性认识不足，支持力度和重视程度也不够，因此导致目前档案管理工作存在不少问题。

2.1重视程度不够

档案管理工作的重视程度达不到应有的标准，这一方面是部分领导对该工作的重视程度不够，认为档案管理是小事，支持力度也小；另一方面是由于部分工作人员档案管理意识不强，致使一些建设档案没有得到应有的妥善保管，以致出现内容不全、质量无法保证等现象，进而影响了后期的档案交接，增加了档案管理工作的难度。

2.2资料归档不及时

公路工程建设项目从规划、立项、勘察设计、施工建设到竣工等各个环节都会涉及到众多单位和个人，形成的档案不仅数量大、类别多，而且载体多样。按《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》第5条规定的要求，公路建设项目档案工作实行的是项目法人负责制，也即：项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，并承担各参建单位档案材料收集归档工作的组织、协调、监督和指导等管理职责；同时，该法人单位还应将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全②。但在实际工作中，一些主、客观原因常常导致文件资料归档不及时，这主要体现在2个方面：①施工阶段，由于任务重、工作量大，需要牵扯的精力和时间也多，因而忽视了档案管理工作，致使原始档案资料的留存、收集、征收和归档等都受到一定的影响；②工程建设过程中，由于涉及到的参建单位工作人员众多，难以全部做到及时、准确地甄别出具有参考利用价值的文件材料并及时归档，碰到责任心不强、工作态度不认真或当时比较忙而事后忘性大的，文件资料归档的及时性就更得不到保证。资料归档的整个流程可以说是一环扣一环，一个环节出现脱节，整个环节就会受到影响。只有保证了文件资料的原始性和及时性，文件档案的准确、完整、系统和安全才能得到保证。

2.3完整性有待提高

《中华人民共和国档案法》第3章第10条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。DA/T28－2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》第7.8.3条规定：归档文件应完整、成套、系统，应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠、签字手续完备。但是，在实际工作中，目前的高速公路档案的完整性有待提高。这主要体现在以下几方面：①由于宣传力度、广度不够，导致部分工作人员对档案管理的法律、法规了解不多，认识不足，档案管理的意识也薄弱，导致这部分员工经手的档案资料有可能出现不完整的现象。例如，在档案提交时就不完整或不合规；由于保管不当，致使部分资料或图纸模糊不清，档案资料质量低下，甚至出现缺失现象，导致最后无法按时移交，更谈不上为公路建设和管理提供有效的服务了。②部分工作人员的业务不熟悉，导致档案资料不完整。例如，按规范要求，拆迁协议后面必须附有拆迁补偿统计表，而实际工作中没有附表的情况时有发生，等到提交档案时再回头补，常常因为时过境迁、当事人工作变动及部分原始资料遗失等原因而无法补全，这也就给后续的管理工作埋下隐患。③部分工作人员存在认识上的误区，将部分档案据为个人或部门所有，甚至将一些工作中形成的原始有价值的资料误当成无用资料丢弃，等发现时已很难找回，这也是造成部分档案无法完整归档的原因。

2.4管理水平不均衡

按相关文件要求，档案管理工作应实施科学化、规范化和制度化的管理模式，建立科学的管理制度，培养优秀的管理人才，配备实用的基础设施和高新技术管理设备，吸收先进的管理经验，推行高效的管理办法，并采取有力的管理措施。但在实际工作中，公路建设相关企业的档案管理工作软、硬件设施离文件要求的都有一定差距，致使档案管理水平基本达不到标准要求。而档案管理人员素质、业务能力水平参差不齐，尤其是既懂工程又懂档案管理业务的工作人员少之又少，这也在一定程度上阻碍了档案管理工作水平的进一步提高，使其处于不均衡状态。

3高速公路工程档案管理发展的思考

针对高速工程建设的特点，其档案建设与管理工作在实际工作中应遵循完善制度、健全机构、明确责任、纵横结合、分类收集及集中管理的基本原则，并重点做好3方面的工作。

3.1领导重视

争取领导支持，帮助解决档案工作中遇到的实际困难和问题，可为档案管理工作提供有力的保障。在公路工程建设中，若能得到领导的重视和支持，无疑会给档案管理工作带来一定的便利。同时，档案管理部门应加强档案管理工作相关法律、法规的宣传和推广，增强领导的档案意识，让领导了解到档案工作的重要性及其在整个项目中不可或缺的地位，使领导在高度重视工程质量的前提下，也能兼顾到档案管理工作，并加大对档案管理工作的支持力度和重视程度，给档案管理工作以人员、资金及政策上的大力支持。

3.2健全制度

（1）要建立健全文件材料的形成、积累、整理、归档、查阅、借阅以及安全保密制度，明确管理原则和职责。在实际工作中，要将档案管理工作纳入到工程建设管理程序中，并列入有关部门和人员的职责范围，尽量避免出现即使档案缺损、遗失、错误也找不到人负责的状况，使档案管理工作有章可循、有据可依。2）要加大档案有关法律、法规的宣传贯彻力度、深度和广度，包括归档要求、归档时间、归档范围和归档手续等。这种宣传要贯彻到每个部门、每个员工，要不厌其烦、常抓不懈，让全体人员都认识到工程档案管理工作的重要性，认识到工程档案是工程质量的重要环节，树立起“档案质量，人人有责”的观念。只有每个员工的档案意识都增强了，工作中才能自觉按照档案管理的规定和要求去做，才能确保档案资料收集的完整、齐全和规范，从而为档案管理工作者整理档案提供便利条件。3）要善于在工作实践中总结经验教训，加强档案质量的事中检查、控制与管理。在档案的日常管理中，要及时解决、纠正出现的问题，对不符合要求的资料及时整改，做到保存的档案资料至工程竣工验收时不返工，从而不断推动档案管理工作走向制度化、规范化，使档案管理工作得以良性有序地开展。

3.3建设队伍

对于建设单位来讲，应依据国家有关规定和实际需要，配备档案工作人员，并保持档案工作人员的相对稳定③。为此，应做好以下3方面的工作：首先，建设单位在工程初期就要从思想上高度重视档案管理工作，配置专人、专岗管理档案工作，并给从事专、兼职档案工作的员工创造业务学习和培训的机会，使之不断提高业务能力和职业素养，保证档案管理工作的质量。同时，建设单位还应经常组织人员对档案资料进行自检，以便及时发现问题，及时纠正。其次，建设单位可通过聘请一些档案管理专家上门检查、指导、答疑解难和宣传贯彻档案法律法规，推广档案管理的先进技术、方法和经验，或者定期与不定期地组织兄弟单位的档案管理工作者，结合工作实际进行交流学习，取长补短，并通过案例分析，总结工作中遇到的问题和困难，提出最佳解决方案，从而使档案管理工作者的政策、业务水平不断得到提高，以满足档案管理工作不断发展的需要。第三，建设单位要尽量保持档案管理人员的相对稳定，避免出现人动档案动，人动档案丢的现象发生。同时，制定严格的交接制度，如当事人交接的档案资料不合格就不准调动，以保证档案资料的真实、完整、系统与安全，并尽而保证档案资料质和量的统一，使档案管理工作得以更好地开展。对于档案管理工作者个人来讲，随着时代的发展，档案管理工作对人员的要求也越来越高，只有政治素质与专业素质兼备，才能成为一个合格的档案管理工作者。具体来说，政治素质就是要有高度的社会责任感，忠于国家和人民，遵章守纪，严格按照相关法律、法规办事；专业素质就是要有强烈的事业心，刻苦钻研业务，做到既熟悉档案业务，又熟悉公路工程专业技术，并且与时俱进，不断学习计算机在档案管理中的应用，以满足信息时代档案管理工作的需要。因此，要做一个合格的档案管理工作者，一定要养成终生学习的习惯，并通过不断地学习来提高自己的业务水平，并在实践中灵活地运用档案管理和公路工程专业知识，满足不断发展的档案管理工作的需要。

4结语

通过多年工作实践，笔者认为，作为一个高速公路档案管理者，应努力做到以下几点：

（1）心态好。俗话说心态决定态度，态度决定一切。有了正确的心态，才能有正确的态度，并运用正确的方法，进而取得正确的结果。每一个档案管理工作者都应发自内心地去喜欢自己的工作，只有对工作产生兴趣了，才能有积极性和主动性，也才能在其中体会到成就感。

（2）工作细致认真。档案管理工作平凡而琐碎，需要日常工作中一点一滴地积累，因此不能怕麻烦，如果到了检查或者要上交时，才进行整理，肯定会出现留存不全等问题，那时再想补全，不仅耗时长，还会因人员工作变动等因素，出现无法补全的情况。有时候即使补全了，也会耗费大量的财力、物力和时间成本，且准确性也会大打折扣。只有严格按相关文件规定和要求去做，及时发现问题，及时弥补和改正，才能不留隐患，避免给个人、单位和国家造成无法弥补的损失和遗憾。实践证明，档案管理工作的性质决定了每一个档案管理工作者只有将耐心和细心贯穿项目的始终，才能成为一个称职的档案管理工作者。

（3）在工作中不断地学习、总结和归纳，扬长避短，努力提高业务水平。档案管理工作者应牢牢树立档案管理意识，加强主人翁责任感，在工作中找出一套适合自己的工作方法来。例如，如果硬性地要求随时随地存档，这在实际工作中也不现实，但是我们可以多准备几个资料夹，将待存档、待存档但资料需补全等文件分门别类地存放在对应的资料夹中，定期对其进行分类、整理和归档。这样，不仅工作上井井有条，而且也是对自己、对单位，更是对国家和人民负责。

作者：韩春芳单位：安徽省高速公路控股集团有限公司