管窥医院提升财务档案管理质量

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一、医院财务档案管理涵盖的主要内容

（一）财务档案管理要遵循国家档案管理的有关规定

财务管理中的重点是定期要对会计凭证、帐簿、会计报表进行统计的整理和装订，装订成册后的要由单位档案室存档。其中，值得注意的问题是，在存档时，必须要由财务主管核对。任何人调阅会计档案，都要经过严格的审批手续，审批手续要由单位一把手签字生效。档案保存有年限规定，如果档案需要销毁，要由上级部门和档案部门共同签署文件，实现主管会计和财务经理的共同监督。销毁档案要填写《会计档案销毁清册》，同时，《会计档案销毁清册》应长期保存。如果会计人员发生工作变动，需要及时办理会计档案移交，双方交接手续要完备准确。对于会计凭证，要明确经济责任，详细记录好凭证名称、填写日期、业务内容、数量等，会计凭证要认真保管，要及时登记造册。单位的财务部门要设置现金帐和银行存款帐户，日记帐和总帐都要符合单位的明细帐，要做到登记的数字准确、及时有根据、内容详实，要求是随时查阅时都能一目了然资金的使用方向。各种帐簿每个月都要进行细致核对，要做到帐与证相符合，帐与实际相符合，帐帐相符、帐表相符。每个月都要对这一个月以内的所有经济业务纳入财务管理，任何一笔资金使用都要有财务主管或一把手签字生效，没有签字生效的帐目不进行计算机储备。

（二）现阶段医院财务档案管理的弊端

当前的医院财务档案管理中存在一些不足之处。比如案卷质量不高的问题是共性问题。财务资料作为经济业务活动的真实反映，是执行情况的重要依据。财务档案的收集和装订都应该是由会计机构的专业会计人员来整理的，财务档案质量好坏，取决于财务人员的工作能力和财务领导责任人的监督审核。当前，会计职能不断弱化，对会计人员的监督措施相对较小，合法的会计资料有时会掩盖一些经济违法行为。现阶段财务档案在医院并没有设立专门的档案管理机构，财务档案的安全性和保密性得不到保证。没有档案部门的专职管理，没有具体规章制度制约档案管理人员，档案管理的私密性得不到充分满足。会计账簿、会计资料、数据系统管理都不健全。随着我国医疗体制的发展和健全，各种医疗制度营运而生，医院财务管理制度没有及时进行更新和调整，随着医院规模不断壮大，医疗业务种类迅速增多，这二者之间的矛盾日益激化。同时，当前医院正常运营中，并没有充分利用好财务档案的作用，财务档案在形成后，没有更多的服务于医院日常运行。根据《会计档案管理办法》的规定，医院在形成会计档案后，在年终时，要由会计机构统一保管，统一装订、统一移交。财务档案管理是一项重要的财务制度，医院行业的严肃性和准确性，要求财务档案管理工作要具有必然的受重视性。

二、提高财务档案管理质量的主要途径

（一）完善财务档案管理的监督机制

医院财务档案管理工作是一项复杂细致的工作，具有内容多、类型全的特点。财务档案从收集开始，就要使用专门的人员进行操作，在装订过程中要尤其重要，要符合装订要求，要求会计人员熟悉财务档案的规范化流程。财务管理档案管理监督，要从源头上抓起，从档案收集到档案装订和分类归档都要由专人负责，避免相互推脱责任。财务档案管理的重点在于启用严格的监督机制，严格的监督机制要求一把手过问制，专业人员把关制度。财务档案的基本知识和操作技能不同于别的行业，财务档案管理具有其完整性和安全性特点。建立良好的监督机制，有助于将财务管理制度纳入医院整体监督环节中，让财务档案管理制度与日常管理工作紧密结合，确保档案的完整性。

（二）建立财务档案管理人员的专业培训机制

财务人员应该是具有专业财务知识的人才队伍，档案管理人员也应该具备档案管理的知识和经验，财务档案管理人员，至少应该是二种人才的复合体，是一种明显的复合型人才。一边要遵循财务制度，一边要尊重档案管理法律规定，将二者良好的结合起来，才是财务档案管理人员的工作任务。所以，针对当前财务档案管理人员缺乏的事实，医院应该建立财务档案人员培训机制，把培训作为一种常态长期坚持下去。鼓励财务档案人员积极参加财政局及档案局每年举办的继教培训，不断提高自身的专业素养。以档案管理为主，以财务知识为辅，建立人才考核机制，把竞争和考核作为培训的考察内容。这样的方式，能让财务档案管理人员，充分认识到自己工作的重要性，感受到自己的工作价值，明确自己在医院运行中的中心环节的地位。个人的自我满足感得到提升，是对工作最有力推动作用，这样，财务档案管理人员可以充分认识到个人对于企业的重要作用，在增强自身自信心的同时，为医院发展作出应有的贡献。

（三）采用信息自动化管理方式

人类早已经进入到计算机年代，计算机已经代替了原有的计算和统筹。计算机在信息管理方面显露出来的优势不言而喻。现代电子技术的广泛应用，大大提高了管理效率。医院财务档案，可以在很大程度上采取电子数据技术，比如对数据的存储、计算、编号、查询、核算、报表、分类等等。信息化计算具有强大的核算功能，这一功能对于财务档案管理尤为重要。电子档案与文本档案共同存在，是对档案管理的双重保证，这种保障可以最大限度的减少档案数据的错误率，切实保障档案的完整和准确。医院作为社会行业中非常重要的一个分支，在人民生产生活中具有重要地位，医院财务管理决定医院的发展基础，财务档案管理质量关系到医院参考数据的真实性和准确性，做好医院财务档案管理可以为医院运行发展积累良好的人文基础，可以为医院级别晋升提供有效的基础保证。

作者：李嫚单位：四川省安岳县人民医院