探求基层单位实物档案管理

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一、实物档案管理中存在的问题

（一）管理体制不健全

实物档案是在单位各部门的职能活动中形成，因此其归档和管理工作需要各个部门积极参与、配合协调。由于不少单位没有明确实物档案归口管理部门和工作职责，没有完善的实物档案管理考核细则及有效的奖惩激励机制，各部门之间互相推诿，实物档案不能及时归档现象时常发生。

（二）归档意识薄弱

一方面是不少基层单位各级领导和兼职档案管理员对档案工作内容和实物档案的重要性理解不全面，及时主动归档意识不强，另一方面档案管理人员不主动沟通协调，没有加大实物归档宣传、指导、监督力度，采取“你交我收”的被动方式，致使许多有价值的实物散落、缺漏、甚至遗失、损毁，严重影响了实物档案的数量和质量。

（三）硬件设施落后

由于实物档案不能直接产生经济效益，许多单位对实物档案潜在价值的认识不够，往往忽视了实物档案管理硬件设施的建设。基层单位普遍存在档案库房容量小，设施设备不全、档案柜架紧张的现象，加之实物档案形态各异、规格不同，难以统一摆放标准，使得许多重要的实物档案叠加堆放，甚至无处可放，既不利于利用，也严重影响了其价值的发挥。

（四）管理规范不健全

具体表现在：大多数单位将荣誉性实物、印章、字画等列为实物归档范围，但对特殊的证照等是否需归档未作说明，导致了实物档案种类不够齐全；实物档案往往形成于不同时间，不同部门、不同渠道，不少单位没有对实物归档时间提出具体要求，造成实物遗失，损坏等后果；实物档案分类没有统一认识、统一标准，容易出现由于档案管理人员岗位的变动导致前后不一致。

二、加强实物档案管理的对策

（一）建立集中统一管理体制

基层单位要统筹规划、组织协调，明确专门部门及档案室对单位所有实物档案进行统一集中管理，主要包括以下几项内容：成立档案工作领导机构，负责对单位各部门实物档案管理工作进行监督和指导；建立健全本单位实物档案管理制度和奖惩机制；把实物档案收集和归档工作列入各部门和有关人员工作职责，并作为年度考核的重要依据；主动接受上级档案行政管理部门的监督和指导，不断改进工作方式方法等。

（二）提高实物及时归档意识

各基层单位可以通过定期召开档案工作会议、组织业务培训等途径，加大教育宣传力度，让大家充分认识到实物档案是能直接反映本单位成长和发展轨迹的不可再生的宝贵财产，从而提高单位各级领导及专兼职档案管理人员的实物档案归档意识。专职档案人员还要进一步加强工作的主动性和责任心，拓展信息渠道，时刻跟踪散失在各部门未及时移交的实物档案去向，并加强与部门间兼职档案员的沟通和联系，指导、监督、检查其做好实物档案的收集、整理、登记和归档工作，使有保存价值的实物档案尽可能收集齐全。

（三）加强实物档案硬件设施建设

基层单位应适当加大档案工作的资金投入，配备实物档案专用库房，档案库房的建设要符合防火、防盗、防光、防潮、防霉、防尘、防虫等要求，库房内应根据实际需要，配备专柜或专架，档案人员还要积极动手动脑，摸索高效、合理利用库房空间的最佳途径的方法，使不同规格、不同类别的实物档案既能得到妥善地保管，又便于利用者查找利用。有条件的单位还可设置陈列室，将反映单位业绩、企业诚信等的实物档案原件或复制品向公众展示，充分发挥其宣传和激励作用，增强单位的凝聚力。

（四）完善实物档案管理规范

档案管理部门应结合本单位实际工作，制订和完善实物档案管理办法和规范，提升本单位实物档案管理水平。

1.要明确实物档案归档范围。本单位在社会活动中形成的，有保存价值的物质实体，不论何种载体，都应归档。

2.要明确实物档案归档要求。本单位在公务活动形成的实物，应移交档案管理部门集中统一整理归档，其它应归档实物要保持整洁、完整，最迟于次年与文书档案同时移交档案部门，移交时应办理移交手续。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门暂时保留的，应先将归档实物移交档案管理部门拍照登记，再办理借用手续。

3.要规范实物档案的整理。一是规范实物档案的分类。实物档案较多的单位一般根据实物性质分为荣誉、印信、字画、纪念品、牌匾等大类，每个大类下可按照载体再进行细分。实物档案较少的单位，可以不用分类。二是规范实物档案的编号。归档的实物应以件为单位，按顺序编流水号，并在实物的背面粘贴标签，填写档号。三是规范实物档案目录的编制。实物档案目录还应按年度装订成册，以便于查找和利用。

作者：穆梅单位：江苏省江都水利工程管理处