管窥职业学校学籍档案管理

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一、加强学籍档案管理的重要性

为毕业生就业搞好服务，学籍档案大显身手学生的思想政治条件，鉴定材料，入团，入党的材料，各种荣誉材料包含在学生的学籍档案中，用人单位通过查看信息就有了对学生的整体印象和评价。职业院校作为高技能人才培养教育机构，是直接为企业，工厂人员培训服务的，用人单位和毕业生之间可以建立更好的联系，作为联系的桥梁，学籍档案当然是最好的材料。此外，毕业生离校后，学籍档案将将相伴学生一生。无论是毕业生就业，评职称，职务晋升，工资增加，资格评选，参军等都可能诉诸使用的最原始的在校记录。

二、职业院校学籍档案管理的对策

（一）明确责任、规范档案管理

学校教学工作管理的重要组成部分之一就是学籍管理。学籍档案质量的高低直接反映了学校的管理水平，且在新形势下，对知识的尊重，看重文凭，学籍档案的查阅已经成为用人必须的手段。因此，要有严格的管理措施。一是要提高学籍档案的重要性的认识，只因为有了一个良好的档案意识，才可能对相关信息和数据的具体管理工作，做出相应的判断，并及时收集，整理，存储。二是领导重视是学籍档案规范化管理的关键。为理顺学籍档案管理系统，进一步明确招生，教务，学校工作人员是学籍档案形式的部门，并制定完整的学籍档案形成和移交的工作职责。三是学生一进入学校就要采取多种形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期组织兼职整理档案，编目，移交档案部门和办理过户手续。

（二）建立学籍档案电子文件归档制度

由于学籍档案具有周期长、数量多的特点，纸质文件势必占据很大的空间，给保管和使用都带来了不便；而收集的电子文件，可以有大量的信息和占空间小的优势，可以方便地查询使用。因此，档案管理部门应当建立学籍并存的纸质和电子档案管理系统，充分保证学籍档案全面的记录管理和最大化的信息利用。学籍档案是一个学生在学校的整体表现的真实记录，其重要作用不仅可以辐射到个人、学校，还可以向社会辐射。因此，职业学校学籍档案的管理，要不断探索新的管理方法，在人才的培养方面发挥学籍档案更大的作用。

（三）加强档案管理队伍的建设，提高学籍档案管理的质量

只有不断提高学籍档案管理人员的水平和素质，学籍档案管理更加科学化，现代化才能实现。职业院校必须采取有效措施，确保重视学籍档案管理工作的培训和专业培训，以使他们的管理水平和业务水平以及个人的思想政治素质，适应新形势下学籍档案管理的需求。在政治方面，学籍档案管理人员要努力学习党的路线，方针，政策，体现爱岗敬业的精神风貌。在业务方面，学籍档案管理人员要熟悉档案管理的政策和法规，要努力学习，档案管理专业知识和技能，能够熟练掌握计算机等现代化管理设备，做到精业从事学籍档案管理工作。

（四）使用计算机搜索提高利用率

首先，我们必须加快学籍档案管理的现代化，使用计算机参加到学籍档案管理中，提高管理水平，更好地服务于教育教学；其次，应建立纸质档案和电子档案结合的综合管理的模式，这是双轨制。最后，用档案中现代的录音，视频文件等技术手段收集，力求内容丰富，形式不拘一格，而不是在过去，缺乏视觉形象状态的学籍档案。

作者：程珺单位：盐城生物工程高等职业技术学校