管窥文书档案管理工作革新
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档案是记录单位日常工作信息的重要载体，是单位发展的见证，对问题处理、决策制定以及生产管理等方面都具有很强的指导作用，是单位实现持续健康发展的重要前提。而文书档案管理工作又是档案管理工作中的重要组成部分，可以有效提升单位日常工作质量和效率。就文书档案管理工作性质来看是一项服务性、技术性以及政治性比较强的工作，对研究本单位发展历史以及制定发展策略可以起到重要指导性作用，保证单位发展在大方向上不会偏离前进道路。随着社会快速发展对文书档案管理工作提出了更高的要求，无论是在工作内容、手段还是在相应制度的建立上。因此，单位在进行文书档案管理工作时必须要认清时展的需求，不断进行创新，做到与时俱进，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及时、准确、完整以及实用。实现文书档案管理工作创新对促进社会经济发展，以及实现企业持续健康发展都具有重要意义。
二、文书档案管理工作存在的问题
时代在快速前进，传统文书档案管理工作机制逐渐不能满足单位在新时代背景下发展的需求，逐渐不能满足人们对档案的需求。无论是在工作理念还是方式上都具有一定的局限性，存在很多问题。主要体现在一下几个方面：
（一）文书档案管理体制不完善
就我国文书档案管理工作现状来看，存在比较明显的问题就是工作体制落后，不能适应新时展脚步。现在大部分单位文书档案管理工作体制依然受传统党政机关大难管理影响，不能明确“藏”和“用”之间关系，往往重藏轻用，使档案失去了其具有的功效。同时，单位在进行文书档案管理工作时一般都是上级指示下级执行，但是往往是领导抓大头，各小头更细化的部分没人重视，例如档案规章制度的建立完善工作就很少有人关注，很大程度上影响了文书档案管理工作的规范性、时效性以及实用性。另外，工作体制的不完善侧面决定了工作管理人员工作态度和侧重点，一般都是将重点放在档案资料的收集、整理、保存等前期业务上，忽视了文书档案工作的服务性，降低了工作有效性。
（二）文书档案工作手段落后
随着信息时代的来临，对文书档案传统手工工作方提出了更大的冲击，对文书档案管理工作进行创新，就需要运用高新技术，更近一步实现文书档案的时效性、实用性以及共享性。但就我国目前文书档案管理工作现状来看，很多单位只是为应潮流影响，匆忙配备计算机，在使用程度上比较低。例如有的单位使用计算机只是将档案转换为电子文件进行保存，然后脱网单机来编目或提供检索，不能实现真正意义上的共享。这种工作手段虽然可以提高一定的工作效率，但是却将信息孤岛化，丧失了其具有的分享性质。
（三）管理人员专业水平低
很多单位文书档案管理工作不具备专业人员，工作人员通常是身兼数职，在工作上分身乏术。同时，工作人员对文书档案的认识不够，认为档案管理就是收集、整理、保存，本身不具备任何技术含量，对其重视程度比较低，这都在很大程度上影响管理工作的顺利进行。另外，虽然有的单位具有专门的文书档案管理人员，但是文书档案管理部门一般在改革和精简情况下都是首当其冲，逐渐成为薪资改革、职称评价以及闲杂人等安置的地方，为文书档案管理工作带来很大的不良影响。
三、文书档案管理工作创新策略研究
传统的文书档案管理工作模式逐渐不能满足时展的要求，想要增强单位竞争力，使其在市场中占据一定位置，就需要单位对文书档案管理工作进行创新。主要可以在以下几个方面进行创新：
（一）创新管理制度
文本档案管理制度的创新需要结合单位实际发展需要，针对单位机制不合理地方进行改善，根据时展要求进行创新，以新制度弥补旧制度的漏洞和不足。其中包括两个方面：一方面是机构内部制度的确立，以领导责任为基础建立相应制度，主要为实现电子档案管理提供支持。另一方面针对档案执行工作建立管理制度，为适应社会发展对档案管理工作的需要，不断对现行的制度及逆行那个评审，针对漏洞和不足来进行改善，保证制度的完整性和效用性。创新管理制度需要根据实际需求对现行制度横向和纵向进行改善，保证制度行之有效。
（二）创新工作手段
信息时代的来临对档案管理传统工作方式带来了巨大的挑战，以往的手工工作方式逐渐不能满足时展对档案的需求，因此必须要对文书档案管理工作手段进行创新。一方面是对文书档案进行数字化管理，文书档案在单位发展过程中具有重要作用，承载着单位发展继往开来的重任，因此必须要保证档案内容的完整性。对文书档案进行数字化管理就是将以往纸质记载的形式转变为信息数据库的形式，对档案信息进行编号管理，不但可以提高档案信息的安全性而且在数据信息调取时能够更加方便。另一方面传统文书档案管理工作人员负责不同方面，在查取时比较麻烦，针对这一点可以对每个工作人员信息进行录入，并与其工作内容相关联，这样只要输入工作人员信息就可以调取相应档案内容。或者是可以通过扫描二维码和条形码等方式加快信息录入和检索速度，文书档案管理程序得到缩减，进而提高工作效率。
（三）创新工作人员管理制度
工作人员是保证文书档案管理工作顺利执行的关键因素，因此单位在加强文书档案管理工作时必须要加强对工作人员的管理，制定相应的管理制度。一方面可以单位可以对工作人员进行工作能力的测试，针对存在的不足采取培训等形式不断提升工作人员的管理理念以及工作水准，增强工作人员业务知识的储备，以此来选取高素质的管理人员。另一方面要制定相应的激励机制，改变传统“老大难”现状，重视文书档案管理部门人员的晋升问题，建立公平、公正的职称评价系统。同时要积极引进年轻专业人才，为文书档案管理部门带入一股新风，保证工作的鲜活性，不断提升工作效率。
作者：罗傲雪单位：广州地铁设计研究院有限公司
