概论中专学校档案管理

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一、增强学校整体的档案意识

档案行政管理部门应该增强对中等专业学校档案工作的引导与指导，让全校整体形成档案意识，从思想上充分认识到档案管理的重要性。档案管理是学校整体工作的有机组成部分，学校的每个部门，每个工作人员，甚至每个学生都会与之发生联系，其重要程度不亚于学校的其他行政管理工作。档案是学校领导了解学校的历史、认识学校的现在的最重要的工具，档案是教职工适应学校的最有效途径，档案是招聘单位了解一个学生的基本资料。要达到这些目的，学校应该从领导重视开始，制定一系列的规章制度，让各个部门、各个工作人员都有明确的档案意识，做好档案管理的第一步。

二、完善档案管理基础设施的建立，加强硬件配置

近年来，中等专业院校的重要性越发显著，其综合办学条件有所改善，硬件设施也越来越健全，但是由于档案管理意识不强，导致档案管理的基础设施一直没有较大的改进，档案管理的基础设施越来越无法与学校综合建设形成很好的配合。档案管理硬件设施的不完善造成了极大的人力物力的浪费，增加了档案管理的难度，导致档案的在收集和传递的过程中严重失真，甚至对教学工作也带来很大的冲击。因此我们在进行学校综合基础设施的改进过程中，也应该把加强档案管理的基础设施建立提上日程，为档案管理营造良好的环境，让档案管理人员的才能以及专业素养得到更好的发挥。当然要适应现代技术的日新月异，新时期的中等专业院校在进行档案管理时，还应该建立合理的档案自动化管理系统，充分将科技运用于档案管理当中，通过选择合理的技术路线来推动自动化。档案的信息自动化系统建设，是提高档案管理的物质基础和减小档案失真可能性的重要手段，更是与现代化的专业档案管理人员的教育接轨的重要途径。当然档案信息自动化系统建设也不是一蹴而就的，其中必然会遇到诸多的矛盾与问题，我们应当将积极进取、开拓创新的思想运用于学校的档案管理中，着眼于提高系统的整体水平，有重点的抓好数据库建设，慎重选定适合本学校的技术路线，实事求是一步步改进管理体制。

三、提高档案管理人员的专业素质

随着当代科技的日新月异，许多学校已经开出了档案管理学、图书馆管理学等学科来培养专业的高素质的档案管理人员。随即档案管理也对其工作人员提出了新的更高的要求。首先，档案人员要有一定的文化水平和驾驭文字的能力，档案大部分是文字类型的信息，要做好档案管理的工作，档案管理人员要能用文字与各部门交流，才能收集到全面正确的档案信息；要能理解自己所搜集的档案，才能够完成对档案管理在档案收集之后的后续工作，例如整理、分类、编目等等。其次，要热爱学习，对档案管理工作充满热情，无论在何种行业，从事什么工作，光是有完成任务的心都是不够的，要不断地学习新的知识，要热爱你的工作才能够好的完成一项工作，这在档案管理工作中尤为重要，否则很容易因为整天枯燥地面对档案而产生应付的心理，加之现代科技发展迅猛，不断学习才能适应工作甚至事半功倍，否则容易被工作所淘汰。最后，档案管理工作人员要有一定的科研能力，档案的管理并不仅仅是将档案整理好而已，还需要从大量的档案研究整理中发现并撰写出有用的报告，将档案充分运用与学习和教育中。

四、加强档案资源的开发利用

重视档案资源的开发利用不仅是档案管理的结果，也是档案管理的起点，只要将档案资源更好地利用于教学和科研服务，必然会引发对加强档案管理的要求。许多学校档案管理只是流于形式，平时不积极管理档案，当需要使用时再花费大量的人力物力来采集汇总。其实档案资源具有极大的利用价值，并不仅仅是用来应付教学评估等工作的工具。充分利用教学资源中的各种档案，可以为教学管理提供经验和依据，提高教学管理水平；可以为科研提供丰富的原始资源，节省科研的时间，提高科研的有效性；可以为教学提供丰富的资源，让教师教学有据可循。五、结语总之，学校应针对新时期中等专业学校的档案管理的现状和存在的缺陷进行合理的改革，加强和优化档案的管理工作，努力提高档案的管理水平，发挥档案资源的重要价值，从而完善对新时期中等专业学校档案的管理。

作者：常晖单位：吉林省延边朝鲜族自治州体育运动学校