刍论高职院校档案管理

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一、高职院校档案工作存在的问题

多年来，尽管档案主管部门积极推进各级各类档案机构的规范化建设和达标升级，但许多高职院校档案工作落后的状况长期未得到根本改善，许多高职院校档案工作中存在以下普遍问题。

（一）高职院校档案管理的服务意识

较差和部门之间缺乏配合高职院校进行档案管理工作的目的是更好地为教学服务、学生管理、高职院校的发展建设。但是，高职院校的档案管理却经常忽视了这一目的，具体表现为：第一，经常遗失一些材料和档案，为老师和学生带来很重要的麻烦；第二，学生档案材料内容不统一,规范性较差,档案材料质量不高,利用率较低。学生材料主要是各系各辅导员管理，没有统一的要求，大多数材料基本上是一些由个人填写的判断式材料为主（如毕业生登记表），全面反映个人各方面素质的客观分析性材料较少；从而影响档案材料的真实性、完整性，使档案利用价值大大降低。在高职院校里，档案管理部门往往会被边缘化，高职院校各部门之间对档案管理普遍缺乏配合意识。

（二）“硬件”投入不足和“软件”建设严重滞后

随着国家对教育的大力支持，很多高职院校的条件设施有了明显改善，但很多高职院校对档案室的建设的“硬件”相对投入较少，现有的一些保管设备陈旧老化，很多高职院校档案房简陋，“六防”（防盗、防火、防蛀、防潮、防光、防高温）设施不到位，高职院校对档案室的设施设备投入较少，影响了高职院校档案工作的发展。“软件”建设严重滞后。很多高职院校档案管理制度不健全，档案的服务能力低，效率低下，档案的管理手段落后，高职院校档案管理的软件非常少等一系列问题。

（三）档案室档案的存放存在“散”，“乱”现象

档案的随便存放和一些档案并没有采取相应的保密措施除学生学籍档案和少数文件外，其他业务档案的存放大多数分散在教务处、人事处、财务处、学工处、各系部及个人手中，没有得到集中管理。

二、高职院校档案工作存在的问题的原因分析

（一）缺乏协同合作与管理

很多高职院校的中心工作和档案工作并没有实现好协同，缺乏协同合作。因为高职院校的各项资源有限，很多高职院校很难做到各项工作的同步协调，高职院校的很多部门也缺乏协同合作。由于高职院校以培养技能为核心就业为导向的办学目标，院领导往往会重视与现实利益相关的工作，如高职院校的教育和招生等的工作，一者院领导很难重视发展档案工作，二者档案工作在高职院校中很难协同合作。高职院校有很多档案工作者经常以自我们为中心，经常抱怨领导不重视和资源分配不均，缺乏与其它部门协同合作意识。

（二）档案工作没有更好的融入高职院校工作

高职院校领导对档案工作的没有引起高度重视，是档案工作没有融入高职院校工作的重要原因，档案工作由于对于高职院校的教学质量和教育水平的提升并没有太大的联系，很多高职院校很难把档案工作和高职院校的其它方面的工作融合在一起，档案工作没有更好的融入到高职院校工作，会容易遭到高职院校一些部门的忽视。

三、创新高职院校档案工作的策略及措施

创新既是民族进步和国家兴旺的动力，也是高职院校发展的支柱。高职院校档案管理只有不断创新，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来高等职业教育发展的步伐，才能适应社会主义市场体制的需要。所以要以创新管理思想为指导，加强协同为主线，把档案工作深度融合到高职院校的各项工作当中，才能促进高职院校档案管理规范化和科学化水平，才能服务学院建设。

（一）加强高职院校各部门之间协同合作

加强高职院校各部门之间协同合作就是指档案工作在高职院校各部门共同协作下，由档案管理协调处理完成。一是加强档案管理与学校各部门的文件管理工作相协同，让档案管理规范和标准融入文件管理有关环节过程之中（实现所谓的“前端控制”），同时进行有关工作流程的整合和优化。二是让档案工作深度融入高职院校管理体制之中，与学院同步协调发展。三是做好主动服务，在挥档案资料的参考价值和凭证价值的同时，通过做好档案资料与其它部门对接，以确保档案工作的正确无误。为了加强高职院校各部门之间协同合作，可以采取以下措施：第一，根据本校有关实际情况拟定合适的一套方案以确保高职院校各部门之间协同合作，以实现高职院校的档案管理工作良好的发展。第二，选择一定的“平台”或“载体”推进，比如文档一体化管理和利用校园网开展服务等。第三，加强高职院校各部门之间工作的协同，可以借助一定的时机推进，以便相对省力的打开局面。比如，借助高职院校迎接重大评估、达标升级或进行管理效能改革的时机，或者利用档案主管部门档案管理达标定级活动，以实现部门之间的协同，最后以规章制度形式保证部门之间的协同。

（二）把档案工作融合到高职院校工作各环节

为了使档案工作更好的融入高职院校工作的各个环节，可以采取以下措施：第一，要加强宣传、举办展览、座谈会等形式捕捉本高职院校档案工作的新亮点、新特点，使广大师生认识到档案的重要性；第二，可以运用各种先进的技术手段和网络软件利用，提高档案工作的管理效率和服务水平，也更好地方便教师和学生进行方便的查阅和提取档案，也是为了更好的面对繁多的各类评估检查；第三，加强领导，制定和完善各种档案机制，必须做到有领导抓、有机构管、有专人做，真正做到议事有位置、计划有内容、经费有保证、管理有措施、质量有提高；第四，把档案工作纳入高职院校发展规划和年度工作计划、纳入学校管理制度和有关人员的岗位职责、纳入校领导议事日程，档案工作经费纳入学校当年预算，确保“人、财、物”的到位，档案部门参加学校重要计划工作会议，参加学校科研课题、设计项目以及产品的评价、监定会、参加学校基建工程竣工验收工作、参加重大仪器设备开箱验收工作。同时学校下达项目计划任务，同时提出文件材料的归档要求；检查项目计划进度，同时检查文件材料形成情况；评审鉴定成果，同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料，这样才能更好的把档案工作融入学校工作各个环节。

（三）加强档案工作的协同管理

加强档案工作的协同管理，就是要对档案立卷归档工作（甚至包括公布利用环节）的流程、规范与文件管理工作有关流程进行规范整合和协同，对文件的起草、形成、审核、签发、执行、更改、归档过程进行控制。同时，也在协同管理中减少重复环节，降低成本，增加效率。为使档案之程序化、制度化，需要建立配套的工作流程、职责规定、业务范围。为此高职院校可以采取以下操作步骤：

1.熟悉档案管理的有关流程、规范，各部门（工作流程中有关）文件管理流程、规范；明确和熟悉档案收档范围；

2.分析现有工作程序、流程，按档案业务规范和协同管理降本增率需要，将之合理地简化、整合、增加、调整之后，建立针对文件管理与档案工作协同管理的一套业务流程（工作程序、岗位职责要求）和共同遵守的规范（公文制发要符合归档规范），确保文、档协同管理的工作机制程序化、制度化；

3.根据高职院校根据自身特点制定具体流程（例如，收到上级文件登记手续完后即到归档手续；给各有关单位建立获奖登记簿，获奖材料纸质文件与电子文件同步归档等等）。

（四）创新档案管理工作机制

要创新档案管理机制，就要打破呆板的档案管理思路和陈旧的管理格局。长期以来，档案管理工作一直处于封闭式的管理体制。档案管理的最终目的是利用，因此，档案管理工作者要“坚持以人为本，服务至上”为原则，为利用者提供优质服务，这对档案工作提出更高的要求，首先要加强自身建设，熟悉档案业务，要有扎实的档案专业知识，如档案文献编纂学、档案保护技术学、档案缩微技术学等；其次要提高素质：一是提高政治素质，二是提高业务素质，三是提高能力素质。总之，要提高创新能力，取于实践，勇于创新。

作者：韦翠清单位：广西现代职业技术学院