概述校史工作中的档案管理
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随着各大高校对校史工作的重视，校史工作中档案管理日渐成为档案管理的重要工作，并且成为学校工作中不容忽视的一个部分。它对于总结办学规律，推进教学改革具有重要作用，以下对其具体功能进行简要分析。
（一）见证校史的功能
高校校史是高校发展的总结和反映，校史档案中涵盖了学校发展过程中的教学、育人、科研和服务社会等多方面的工作，而且记载了教师、学生和其他职工所开展的内容多样、博大精深的活动，档案形成的过程及其结果的内容和形式决定了档案具有见证校史的功能。从档案的内容上看，档案是当时当事人直接使用相关文件从而转化来的，它不同于事后的另行编制，它是对以往历史的客观记录具有令人信服的特征。正如恩格斯说：“对于事态的真相，现在是无法用文件来证明的，只有事件本身成为历史的时候才可以拿出证据来证明它。”档案是历史沉迹的证据，它可以对往事形成证明作用。从档案的形式来看，文件上保留着历史的真迹，有些文件是全文性的、是当事人的对原事件的亲笔记录；有些文件上保留着负责人和有关人员的亲笔签字；还有些档案直接是原来事件形成的照片、录像和录音等。这些原始标记和数据是对原来事件最原始和最真实的印记。档案管理就是通过这些反映高校发展历程的档案集中管理和开发，从而使档案对校史的考证价值显示出来。以南京中医药大学为例，校史馆通过对早期档案的整理，就可以发现建校初期的成就。根据校史档案显示：1954年7月江苏省人民政府召开中医药工作会议，1954年8月江苏省人民政府卫生厅上报关于筹建中医药大学的方案，1954年10月江苏省编制委员会同意了卫生厅的方案，当月任命叶橘泉为副校长，1955年3月江苏省中医进修学校举行成立大会，并于当年在北京成立中医研究院，1956年根据的指示中医应该开办学校，于是在北京、上海、成都和广州成立了中医学院。这些校史档案是南京中医药大学在新中国中医教育史上的历史见证。从该校另一份档案材料可以发现该校早期的办学成果，第一，在学校建设方面它从一个专科进修学校升级为本科院校，硬件设施有了极大的改进。第二，教材建设方面，该校已经形成自己的系列教材。第三，办学班次方面，该校所招收的学员遍布全国各地，甚至还有还有海外留学生，所办班次引人入目。
（二）教化育人的功能
由丰富的校史档案所形成的高校发展历程本身就是一部非常有教育意义的教材，高校通过将最原始、最真实、最有说服力的档案材料呈现在人们面前，可以使人们体会到学校对真理的渴求和对学生欲望的满足，并使人们产生心灵的震撼。当该校的学生直面这些历史的时候就会激发起其以校为荣、尊师爱校的荣誉感和自豪感。因而，校史档案管理工作的开展具有教化育人的功能。搜集和整理校史档案工作材料其中有些是可以直接用于教书育人的，以高校的校训为例，如清华大学的校训是“自强不息、厚德载物”，厦门大学的校训是“自强不息、止于至善”。校训的形成是有一个过程的，从某种程度上可以说校训是高校办学传统和办学宗旨的高度概括，是学校引导学生做人、做事和做学问的行为准则，这些校训可以激发学生从事科学研究的兴趣培养学生的创新精神，为学校的学术氛围的营造奠定基础。无论是历史时间长的高校还是正在成熟的高校其档案管理都是其发展历程的真实写照，都是该校良好校风的凝结。高校档案管理教化育人的作用还体现在校史人物档案的建立上，高校的校史档案上记载了高校史上值得后人学习的优秀学子，他们自强不息艰苦奋斗的精神，可以营造教育人的良好环境，使人产生一种奋进的力量、使当前的大学生更加热爱母校，激发起创造业绩的雄心壮志。总之，校史档案的教化功能可以对学生进行思想和人生观教育，使其更加热爱本校热爱学习，增强对学校、个人的信心，从而更加自觉地投入到学习和科研中。
（三）传承校园文化的功能
首先，档案管理起着积淀校园文化的作用。高校的校史档案真实地记录了高校在发展中所形成的教育思想和教育内容，高校的校史档案是一个文化宝库。高校档案管理的作用就是要对这一财富进行完整地保存。其次，档案管理具有传播校园文化的作用。高校档案管理与校史工作的开展对校园文化的传播具有重要作用。校史的编辑、出版和展览过程中可以在每一个人的心中深深印上高校的形象，激发师生更加热爱自己的母校。
（四）服务科研的功能
首先，校史档案形成于当时教学、科研、党政管理活动中，是一系列活动的历史记录不仅可以纵向了解高校的发展还可以系统的归纳和评价科研工作方法，所以离开了校史的编研学术活动就无异于无源之水。其次，档案管理对校史编研的索引作用。不同类别的档案可以反映出学校工作的方方面面，有助于对校史纲领的勾勒，当有需要的时候师生可以从分门别类的档案中选择自己需要的信息。再次，档案管理对校史编研具有重要的参照作用。不同角度、不同侧面的史学材料相互之间存在着有机联系，把这些不同载体的档案归集起来就以对学校的历史进行复原从而起到重要的参考作用。
二、校史工作中档案管理的主要内容
（一）校史档案的征集工作
在校史档案的征集工作中应该做好以下几项工作：第一，做好宣传。档案征集管理应该做好宣传和教育，档案管理人员要从社会的需要出发，克服封闭状态，使人们认识到档案管理的重要性。第二，主动积极、细致工作。学校的档案管理部门要针对档案的材料来源广、范围大的特点，主动上门服务把反映学校主要功能的活动反映在教学、科研和实务中。第三，调动群众积极性。档案征集工作要涉及到学校的方方面面，因而要调动学校各个阶层人员的积极性做好会议文件、领导讲话的收集和整理工作，丰富档案管理工作的内容，为档案的利用提供极大的便利。第四，建立健全制度。档案管理要有规范的工作制度，来使工作有章可循，走向规范化的轨道。因此，要加强制度的建立和健全工作，使档案管理的各项工作逐步走向规范化。第五，学习新知识，提高业务水平。档案人员必须具有开拓创新意识，学习新知识，研究新学问，加强对电子文件的形成、归档和电子档案的管理学习，从而保证文件材料的真实性和可靠性。
（二）校史档案的科学管理
校史档案的管理工作应该遵循以下几个原则:第一，统一领导、实行校史档案二级管理模式。校史档案管理工作要严格执行国家方针政策，严格执行国家、省和高校系统有关档案管理与校史工作的规章制度和业务规范，因而应该建立健全校史档案管理的业务规章和业务规范，形成校史档案的院系二级管理制度，实现全校档案管理和校史工作的统一领导和科学管理。第二，努力维护学校校史档案的完全与完整。学校档案首先应该改善校史档案的保管条件，加强档案物质档案的保护措施，尽可能延长档案的寿命。档案管理要严守学校秘密，保证校史档案信息的安全按维护学校的合法权益。第三，便于学校党政机关及各个院系利用的原则。学校档案利用工作存在一个效率问题，要求利用及时准确。所以学校档案管理要从方便和提高效率的角度出发，改变作风、改进工作方式和改善工作手段途径，为利用者提供便利优质服务，这样才能使档案管理工作切实有效，为社会做好服务。
（三）校史档案的开发和利用
首先，开展多种形式的校史编研工作。通过多种校史编研工作，就可以吸引更多的师生、员工和校友来关注校史，为校园文化建设创造良好的氛围。其次，开发校史人物档案。人物档案的开发具有以下途径：报道式开发，报道式开发可以将科研人员的采访报道、科研成果简介编辑在校史人物传记上，通过这种方式可以收到很好的社会效果；展览式开发，很多高校档案利用馆藏人物档案资源，建立校史展览厅，使学校成为素质教育爱国教育基地；编纂式开发，编纂式开发分为简介、名录类、选编和专题书刊类，是校史人物档案开发利用的高级形式，可以起到良好的社会反响。再次，提供多渠道的校史信息服务。高校档案应根据学校校史档案信息的特别、用户的需求性质以及档案部门的自身条件，科学合理地设计和选择提供利用的方式方法，全方位地开展服务活动。具体应该做好以下工作：第一，编制校史档案检索工具。第二，提供档案报道服务。第三，提供档案阅览、咨询和复制服务。第四，不断提高校史档案的网络化建设。最后，建设富有特色的校史馆。校史馆的建设不能复制别的模式和样式，要抓住自己的特色做到精心选材，对历史有所选择有所取舍，体现特色，有针对性地体系学校的独到之处，发挥自己的档案优势，使之出现鲜明的特色。
三、结语
高校的档案管理工作在校史中具有重要作用，因而在校史档案管理工作中要做好校史档案的征集、对校史档案进行科学管理、做好校史档案的开发和利用，从而确保校史档案工作的效率和作用。
作者：陈亚利单位：南通大学档案馆
