探求文书档案管理工作
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基于传统手工模式之下，很难将改“卷”为“件”作用发挥出来。从当前档案管理发展现状来看，虽然一体化的档案管理已成为大势所趋，科学化、现代化的管理也在不断被深化，但就实际情况来看，我国当前的现代化管理水平仍存在很多不足。比如，在传统的“立案”整理方式当中，如果出现文件查找困难的情况，就可根据相关的目录索引来找寻相关信息。而当前以件的形式的档案管理，直接导致了档案检索工作的单一性，一般而言，仅仅只存在归档目录，同时，归档目录与卷盒之间也没有必然联系，也就是说，文件是否早已记录入账，管理者都是一无所知的。而在最初归档文件之时，多采用收文簿与发文簿的登记模式，这显然会影响到查阅文档的效率性，大多情况之下不予推荐。此外，如果发文文号与日期出现某些问题，而其检索的方式又只能通过目录来找查，在这样的情况之下，就只能够从页首翻到页尾，可以说即费时也费力。计算机在改“卷”为“件”的过程中并不具有十分健全的功能。将文书档案的管理进行改革，不但是计算机时代的要求而且也满足了时代更替的特性。就文书档案的归档来看，引入计算机进行档案管理，不仅可以让原文件的录入与复制功能得以实现，而且也不会影响到检索的便利性。但在这里必须指出的是，不是所有文书档案都适合于单份文件式的文件保管模式。由于保管单份文件自身所具备的特殊独立性。因此也确保了在计算机管理体系之下，可以查询文件信息检索与实体文件安放位置，最大程度将现代化的文件管理同传统档案管理相结合。在进行档案管理之时，引入计算机进行辅助管理，可以有效降低各种人为因素引起的管理混乱。但与此同时，对于不同门类的文书档案，计算机并不能通用，可以说，在这个过程里，计算机实行的并不是一体式服务，功能并未健全。
二、新时期优化文书档案管理的具体措施
随着党的十八大的召开，对我国各方面都提出了新的任务与工作部署计划，在这样一个新的时期，笔者认为要想不断优化文书档案管理，必须从以下几个方面开展工作。首先，不断提升文书档案工作者自身的责任意识。从一定程度上讲，文书档案管理是一项极为复杂且专业性极强的工作。勇于奉献的敬业精神、良好的工作责任感与职业道德等都是对其管理者的具体要求，但又不局限于此，扎实的科技知识与专业理论知识，特别是对现代化的先进管理手段与运用科技水平也是文档管理者所必须具备的基本能力。因此，只有综合化极强的管理者才能胜任此位。要不断通过各种手段宣传《文书学》《档案法》等与国家相关的文书工作规定，确保每一位文档管理者都可以意识到文档管理的重要性，并且将其做好是自己份内责任。与此同时，还要将文件资料的积累、整理、鉴定与统计划入档案工作者自身职责范围之内，加强对文书文档工作的考核与领导力度，不断提升文书文档管理水平。其次，提高对文书档案管理工作方法与程序的规范力度。要做到这点，要从以下两个方面开展工作：
1.全面普查所有案卷。将一些无用文件予以剔除，只有如此，才能有效避免在今后的计算机管理当中出现低效率与重复的现象。从一定程度上来讲，这也是实现文书档案管理规范化与标准化的第一步。
2.重新组合文书案卷，将案卷实现规范化。尽可能将那些内容混杂、组卷过厚的案卷再一次组卷。将那些在某种程度上具有一定相互内在联系的组卷有机结合在一起。在这个过程当中，对于那些标题不清、无案卷标题与目录及页码的案卷再进行加工填写，进一步加强案卷的规范性。再次，提高文书档案管理工作的科学信息化水平。在新时期的情况之下，做好文书档案工作的保障与基础即是掌握现代化的管理方式与技能。计算机技术于文档管理而言，可以使文件的整体环节同办公自动化相衔接，从而系统将文件的起草、删减、登记等程序予以完成。随着科学技术的不断发展，这种具有现代化的新型管理技术从一定程度上来讲迫切需要相关文档管理者在结合本岗的基础之上去进行运用与掌握，因此，在提高管理者业务水平的同时，也要加强对信息技术与计算机知识的学习，不断将信息技术与文书档案管理相结合。传统纸质管理档案的模式其劳动强度非常大且工作尤其繁琐，而信息技术的引入则可以很好地解决这一问题达到事半功倍之效。特别是在进行人工立卷之时，相关的立卷人虽都遵循的是统一标准，但由于个人理解有所不同，因而对同样的文件可能存在不同分类，由此不可避免出现分类不科学的现象，从而严重影响了案卷分类质量，对今后的各项查询工作会带来极大不便。而将计算机引入至文件检索领域，既从一定程度上降低了某些由于人为因素所带来的不良影响，而且还可充分发挥出计算机技术的管理优势，方便快捷，可以极大将工作效率进行提高，从而真正达到深化检索、简化整理的文书档案管理目的。综上所述，在新的历史时期之下，必须提高文书档案的管理水平，确保档案管理达到系统、完整与准确的要求，更好地服务于各单位。因此，不断优化当前文书档案管理工作也是新时期我国各行各业发展的必然选择与需求。
作者：王丽岩单位：河北省唐山市疾病预防控制中心
