探讨人事档案管理的见解

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一、人事档案管理与利用之问题症结

交接不畅。由于单位人事体制、部门管理的方式方法以及相关的隶属关系等历史问题难免会发生变动，加上交接程序可能不是太好，档案管理极其混乱不堪：档案材料袋破的不行；档案材料缺失；档案没有统一顺序存放；档案规格不一等等。办公条件有待改善。单位由于办公条件的限制，无法形成“三室分治”的局面，就是说阅览室、存档室和办公室三个地方分开。还有，单位在这些地方没有配上防盗设备、去湿设备。总之，硬件设施明显需要增进。没有实现专人专职。档案管理其实是一项专业性的工作，不是谁都可以做的，而通常情况下单位的档案管理都是人事人员兼着在做，这些人事人员却乏专业档案管理知识和能力，这种人事安排必定影响档案管理的质量。没有遵守统一规范制度。单位从领导到科员，对档案管理这件事都认为是小事，从来没有说认真按照上级部门要求，认真对档案进行规范化的统一整理，没有相应的配套程序或者规定，大大影响了档案资料的更新和利用效率。档案利用率有限。很多人认为档案管理就是单纯的保管，其实这种想法是大错特错的，而是包括一系列的服务内容的，包括档案信息的开发利用。现今，单位人事档案信息都没有被好好的利用起来，一般情况下，只在党员发展、职位晋升等情况下才用的着，没有充分起到人事档案的作用。未实现科技管理。现在是一个科技时代，单位没有把信息技术这个科技产物很好的与档案管理完全结合起来，通常只是简简单单发挥了档案材料的目录的录入作用，人事档案管理信息化的作用始终没有能够被开发。

二、对症下药

领导看重。领导一句话，顶过半边天。单位领导对人事档案管理这个事必须充分重视起来，要加强相关方面的意识，要对人事档案的作用有充分的认识。另外，要对人事档案管理这项工作有充分的部署，要设立机构，安排专门人员从事相关管理，做到有计划，有落实，有检验，对档案管理工作者要加强关心和了解，要让他们也得到同等福利待遇和升迁机会。这些必将提高相关人员的工作绩效，使他们有更好的工作心态，从而促进人事档案管理。拨款到位。对人事档案管理工作，要适当给予项目经费，要把它列入每年的经费预算之中，并且要安排专门的地方，尽量让三室分开，并且配置齐去湿去尘仪器，装好防盗防火设备，做到硬件设施杠杠的。要实现专业化。对相关人员入职时要提高入职门槛和入职标准，必须是招专业人员来进行人事档案管理这项工作，不要由人力资源相关人员兼着做，这样可以提高档案管理的水平，保证档案工作的长效性。其次，要提高档案管理人员的理论素质、业务素质、道德素质。档案管理人员应该不断学习最先进的管理知识，将它应用于实际工作中去，同时要不断结合单位实际情况，创新工作方式方法，提高业务能力。最后，要有良好的道德素质，做好档案管理工作，要有责任心，对每份人事档案都应仔细仔细再仔细，确保资料齐全真实，管理得当。单位应当制定相应的规章制度，定期检查。对档案的报送、收集、整理、资料是否完备、表达是否准确等方面都要经过细致检查，这些过程都要制定相应的标准，不能人为恣意的发挥主观能动性，一切按程序按制度来。实现科技化管理。应当及时更新档案管理技术，将档案管理与信息技术有效结合。把相关的存储技术、防护技术等等都用上，提高工作效率和工作质量，延长人事档案的寿命。

三、结语

只要做好以上几点，我相信我们人事档案管理与利用必将大大改观，上述问题必定能够迎刃而解，充分发挥人事档案管理的作用。

作者：曾爱武单位：荆州市人力资源和社会保障信息中心