管窥档案管理的现代化构建

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一、创新驱动发展

（一）创新文化是推动高校档案工作信息化建设的驱动力因此，必须重视科技创新文化软实力的建设，用科学发展观梳理高校档案工作发展思路，建立科学合理、成本低廉、优质高效的创新体制，让激励创新、敢为人先的创新文化植入到每个人思想里，落实到工作中。创新不仅是一种理念，更是知识、能力和责任的体现，只有形成以创新求发展的价值取向，与时俱进的创新动力，才能推动档案工作由传统到信息化的转变。实现基于信息系统的档案工作体系模式，是一项以信息化为特征，以信息技术为核心的深刻变革，必然会对传统的档案工作理念和手段带来巨大的冲击和挑战。同时，我们工作中的教条主义、经验主义、自以为是的态度、守旧观念和传统习惯是档案工作创新和转变工作模式的最大障碍，创新文化建设是突破障碍实现档案工作跨越式发展的根本动力。也是提升高校档案工作创新能力的根本之策。因此，必须深入探索和掌握基于信息系统的档案工作体系的科学规律，创新档案管理工作理论和实践，以创新驱动档案工作信息化建设，真正推动一场基于信息系统的档案工作体系革命，实现高校档案工作信息化建设又好又快的发展。

（二）观念更新，观念更新是自我否定、自我变革和自我超越的过程是艰难、痛苦的强制性的转变，如同破茧出蛾，需要冲破陈旧观念的束缚，破除固有的思维方式，改变现行的工作方法和行为习惯。观念不更新，眼光就短浅，思路就封闭，就设计不出具有创新性、突破性的高校档案工作信息化建设方案，就建不成基于信息系统的档案工作体系。高校档案管理工作必须解放思想、更新观念、创新变革、破除封闭僵化观念、确立科学先进理念，开创档案工作信息化建设的新局面。追赶上时展的步伐、

（三）制度应当创新创新的制度应当是保障和规范信息化建设和工作模式变革的制度，再造基于信息化环境下的新制度，广泛包容高校建设和发展相关的全部要素，重新调整内部与外部的关系，上级与下级的关系，部门与部门的关系，岗位与岗位的关系。保证基于信息系统的档案工作体系成为高校管理工作信息化体系中的有机组成部分，用制度去规范和约束高校各项工作的运行程序，使档案工作程序成为高校各项工作运行程序中的必经之路。加强对执行制度的情况进行考核，通过考核有效规范教职工的活动和行为，持续提高教职工的档案意识和培养保存凭证、留存档案的自觉性，促进、保障和规范高校档案信息化建设。

（四）技术规则立新技术规则是指预先在高校信息化建设规划和设计思想内嵌入档案管理工作信息化相关的技术，通过技术设置来迫使人们遵守规则，最终达到对高校档案信息化建设规划和设计思想的主动认知和践行。在由传统工作模式向信息化工作模式转型的过程中，会遇到由守旧观念和传统习惯而形成的巨大阻力。技术规则是破除障碍的最好利器，比如在需要限速的道路上设置减速带强制车辆在该路段减速以防止交通事故的发生。通过设置技术规则，强制性的倒逼着信息化体系中的所有单元（系统）、所有节点（部门）、所有终端（岗位）、甚至每一个人，都必须主动适应变化，融入档案工作体系，按照程序工作，确保执行落岗，规则落实。否则将无法胜任工作

（五）知识必须更新我们在高校档案工作息化建设的知识和认识程度上遇到了玻璃幕墙现象，我们现在只能认识和看到高校档案工作息化建设的表面却无法透视和探及本质。这就要求我们克服自满和畏惧情绪，加强学习和大胆吸纳新知识、新技术、新方法、新手段，突破实践与理论，专业与业余，封闭与开放，实体与虚拟，现实与未来的界限，丰富知识结构，弥补信息化技术知识的不足。当前，风起云涌的档案工作息化浪潮和工作模式变革，对高校档案工作者的创新意识、知识结构和综合能力，提出了更高的要求，创新意识不是无源之水，无土之木。创新意识有赖于知识的积累，丰厚的知识贮藏和良好的综合素质。在推进档案工作转型发展和工作模式转变的过程中，我们必须在学习中创新，在创新中积累知识。

（六）思路也要刷新，档案工作者同样是档案工作信息化的建设者必须通观国内、国外信息化发展趋势，厘清高校档案工作信息化建设需求现状，放小利识大局，抛弃拿来主义，买来主义，死搬硬套的现象，避免重复建设和建成过时的东西。不能只围绕档案管理系统软件和服务器打转转，而要结合高校档案工作实际，创新性的提出校园档案云、信息校园、云校园等概念，在更高的起点上参与谋划高校档案工作信息化建设。强化全局统筹跨界管理，严格把跨职能、跨系统互通性作为衡量档案工作信息化建设的标准，实现向系统融合、规则统一、操作一体、信息共享的基于信息系统的档案工作体系转型。

二、统筹规划、顶层设计、统一建设

档案工作是高校各项工作的重要组成部分，任何一项管理工作都与档案工作密切相关例如，在行政管理工作和活动中产生了行政类档案，在教学管理工作和活动中产生了教学类档案，在财务管理工作和活动中产生了财会类档案等。由此可见，档案所需要的文件材料绝大部分不是在档案管理机构和档案工作人员的工作与活动中产生的，而是在各职能部门每天的工作和活动中产生的。档案管理工作与学校的各项工作紧密相连，是高校管理体系中不可缺少的组成部分。因此，只靠档案馆自身搞档案信息化建设困难很大，高校档案工作信息化建设必须统筹规划，进入高校信息化建设的顶层设计，将高校档案工作信息化体系设计自上而下的落实到具体文件材料形成的初始点上，使基于信息系统的档案工作体系延伸至各职能部门的工作和活动中，使传统的树形化的工作体系转变为信息化的网络状的工作体系。高校档案工作信息化建设顶层设计的基本原则，就是要统筹所有的与档案工作有关的信息资源、重建包含档案工作信息化内容的各项规章制度、信息系统，考虑到高校档案工作信息化规划的战略性、前瞻性、统一性。所谓战略性是指高校档案工作信息化体系只是高校管理工作信息化体系中的一个子系统，它要配合整个高校信息化建设的发展格局和发展战略，要融入高校信息化建设的总战略和信息化体系，而不能与其相悖；前瞻性是指档案工作信息化是逐步建设完成的，需要几年、十几年甚至更长的时间，所以既要考虑到中短期的档案工作信息化可持续性即人力、物力、技术保障等问题，又要考虑到和规划好远期目标及各个发展阶段的无缝连接，符合基于信息系统的体系工作模式的发展方向；统一性是指档案工作信息化建设过程中，要充分考虑到档案资源建设的多元性、广泛性，对高校档案工作信息化建设进行全方位、全过程的精细规划。实行统一领导管理，统一规划计划、统一技术体制，无论是在顶层设计或实践推进过程中必须避免由档案管理部门独自进行信息化建设的规划与设计，而是引进档案管理部门参与高校信息化建设的规划与设计，把档案工作信息化建设融合到高校信息化建设体系中，形成顶层规划、联合设计、集中投入、系统集成、配套发展的思路。打破信息化建设村村点火、户户冒烟的体制机制性壁垒，逐步建设成为跨职能、跨领域、跨业务的一体化档案工作保障体系，实现系统兼容，体系运转，信息共享，标准统一，动态管理，减少层次、避免重复、化繁为简、降低成本、提高效率，一键归档。

三、基于信息系统的档案工作体系

系统是指由若干相互联系和相互作用的要素组成具有一定结构和功能的有机整体。当前，高校各职能部门根据业务需求对信息数据资源独立规划和建设，，已形成了由财务、资产、教学、档案等管理系统构成的复杂而庞大的系统群，但是构成这些系统的硬件和软件都是封闭管理、独立运行的，结果在高校的信息化建设中造成了各种系统独立设置、信息不能共享的信息孤岛，并在一定程度上存在着基础设施和基础数据重复建设和重复投资的问题。如果能够设计一个架构，将上述独立运行的各种管理系统整合集成起来，就可以实现信息化水平、综合管理能力和工作效率的大幅度跃升。而将这些系统有效整合起来的架构就是体系，简单的说，体系就是将各种不同的系统集成起来组成的一个整体。所谓系统集成（SI，SystemIntegration），就是将各个分离的设备、功能和信息等集成到相互关联的、统一和协调的体系之中，使设施和信息资源达到共享，实现集中、高效、便利、实时的管理。实现各种不同功能系统集成的一体化形式，是档案工作信息化建设的基础。基于信息系统的档案工作体系是指为实现档案工作的信息化管理能力，由各种既可以独立运行与管理，又可以整体同步、协调运转与管理的系统构成，并以“文件材料运行回路和人为回路”的方式不断调整与完善的系统。能够实现人的档案工作意志，体现人的档案工作目的和档案工作企图的系统集合，被称为档案工作信息化体系。基于信息系统的档案工作体系模式的前提是数字技术、网络技术、信息技术及其应用。档案是由人的工作和活动而形成，必然在人与人之间建立联系或联动机制，能够建设成为体系。将高校各项工作、工作单元、工作要素连接起来形成“神经系”，其中任何一个节点出现活动都会引起体系的注意，各类信息系统之间的信息共享和有效转递是实现档案工作信息化的关键。基于信息系统的档案工作体系模式的突出特点表现在：一是收文管理、行文管理、职能管理、项目管理（教学、学生、科研、设备、财务等）、档案管理、查询管理、用户管理、数据管理、技术支持等模块一体，各系统互通、互联、联动操作。信息形成、信息采集、信息传递、信息处理实时监控，实现从各项业务终端到档案工作中枢的无缝连接。二是打破了档案工作以及其他各项工作相互分割的界限，实现了各类信息共享和各项工作标准化、规范化。三是档案由实体空间向虚拟空间拓展，并受到虚拟空间的制约和影响，档案工作体系模式将离不开网络技术和信息技术的支持。四是档案工作体系模式更加重视个人的作用，基于信息系统的档案工作体系模式对个人的综合素质和能力提出了新的更严格的要求。在网状结构的档案工作体系模式中，每一个人都是档案工作体系上的一个节点，其自觉性、主动性、积极性和综合能力的发挥，直接影响到档案工作的效率和质量。档案工作信息化建设是一项复杂的系统工程，包括了基础设施建设，内部与外部的组织机构建设，软件系统及体系建设，系统技术支持、安全保障、灾难备份与恢复体系建设，信息化技术与档案业务及档案管理意识培养机制的建设等，是一项综合性、系统性、创新性工程。高校档案工作信息化建设牵涉到高校工作的方方面面，是一个动态的、渐进的、长期的过程，它的整体性和协调性是非常重要的，没有高校领导层的重视、参与、协调和督查就不可能无遗漏地布置和落实。因此，高校档案工作信息化建设必须坚持统筹规划，顶层设计，统一建设，破旧立新，系统集成，信息共享，形成基于信息系统的档案工作体系，才能推进高校档案工作信息化建设健康、稳步、快速发展。

作者：何强单位：济南大学档案馆