探求民企电子档案管理形式

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一、民营企业档案管理问题

（一）档案管理的内容单一、手段落后

民营企业档案管理工作相对其他的国家来说相对滞后，这是因为我国企业中档案收集的方法和途径相对落后，没有先进的技术和网络支持来管理，档案资源得不到及时的统计与征集，才使得对企业造成了一些不良影响。保证档案管理先进性的必要条件就是档案管理的理念和落后的设备，这也造成了档案收集过程中资源的开发不足和不同层次的利用不足。因此，为了解决企业对档案管理模式的需求，就要增强人员档案管理意识、增加设备投入、要求企业领导者提高档案管理认识。参照国家制定的法律法规编制出适合自己的规章制度，就要让民营企业以国家对档案管理工作制定的总体管理机制和体现为基础，根据实际情况研究出适合自己的符合自身企业发展的档案管理模式，才能取消一些落后的管理手段对企业的档案管理产生的负面影响。比如，选择社会化的档案管理模式对规模和实力都较小的企业来说可以节约成本还能完善的保管自己的档案。

（二）档案操作层的现状

1.档案行政管理部门指导不足。首先，让整个企业发展起来就要创新体制、强化服务和整个资源，民营企业的信息资源需要行政管理部门的积极的配合、指导和整合，已达到实现资源利用的有效价值，这样才能将企业的档案资源活跃起来。其次，民营企业现阶段缺乏建立档案的经验，档案行政管理部门要积极的帮助和采取主动一对一的服务，提供相应的建立档案方法、指南，业务管理制度和管理条例等，这样有了强有力的指导力度，民营企业中档案管理工作就能灵活、高效容易的展开了。

2.档案从业人员综合素质低。在当今网络和计算机高速发展的大环境下，原有的工作方法和现代化档案管理模式有了很大的差距，现阶段我国民营企业中档案管理人员学习不够积极，专业水平达不到现有学习水平，还停留在原有的工作经验中，这就造成了阻碍企业发展的因素，导致相应的档案管理工作不能按时完成。有的民营企业中完全不符合档案的保管要求，库房设施陈旧、环境差，对企业的形象和经营也有很大的损失。

二、成因分析

我国民营企业在档案管理上所呈现的问题从主观和客观上来说都要需要改善和提高的地方。第一，企业对档案工作的不够重视。由于民营企业的性质导致相关负责人对档案管理工作不够重视，我国的档案管理工作开展时间又很短，这其中很大程度上的原因是对档案管理工作认识上的误区。大多数民营企业中的领导人没有认真学习过“档案法”，对档案工作的不重视与企业的经营活动形成了很大反差，企业管理者对档案工作的认识程度是一个不可忽略的重要因素。因此，档案工作要想显现出其左右还需要很长是时间要走。第二，档案行政管理的指导不足。就目前我国现有的状态来看，我国行政管理部门与国企不同，其首先考虑的是经济效益，没有建立相应的监管机构，这就就会对民营企业的档案管理工作指导力度不够，约束能力不足。这就对管理部门的指导工作有一定限制，业务指导人员也没有达到很好的指导力度和效果。第三，企业信息化建设力度不够。当今时代，市场竞争激烈，要想在激烈的竞争中立于不败之地，就要企业加强整体管理水平和人员的素质，加快内部和外部信息化平台的建设。如宁波奥克斯集团4年中花费6000万元建立的档案信息资源体系,对企业的发展提供了很大的帮助，这种效果在以后会更加明显的感觉到也更加容易的被应用到各种企业中。

三、企业档案管理模式对策

随着计算机的发展与普及，很多的企业也开始重视起了档案部门，所以就要提高认识、宣传的力度，为档案管理跟上时代的步伐，这要包括：“档案法”的法规宣传，变换传统的工作思路，确定纸质的档案向电子的档案建设转化的工作重心。领导负责制企业内部加强组织建设,各负其责,互相督促,以领导的支持和组织保证为基础,开展建设档案工作就会更顺利。以点带面,通过抓典型可以减少工作中因经验少产生的障碍,全面开展这项长期复杂的工作是今后发展档案事业的坚实基础。重点坚持建设验收的制度以及项目档案登记，档案工作人员要坚持“三参加”制度、全程控制的管理以及做好项目管理收集、保管以及整理等工作。要做到项目建设与管理一起进行。企业信息化的建设以及档案的信息化网络化，全力发展信息资源，为了企业的发展，学习型组织是档案部门应该建设的，还要要求档案工作人员持证在岗。大力提升档案管理的人员的素质要以人为本，纸质档案与现在的企业的电子文件是不同的，电子的需要进行前端管理以及逻辑管理。国家批准的电子档案与文件归档中提出，文件在接受以及形成的时候，通过互联网向档案部门传送归档，面对着新的挑战以及危机，现代的企业要走的路还很长。四、总结民企的档案文档以及信息的一体化的管理、管理程度以及资源的管理的强度是民企档案管理的重要发展的趋势，很多的技术以及理论不够成熟，管理路程任重道远，计算机档案界和图书档案界以及其他企业之间要加强沟通以及合作，只要在技术以及理论上有了进展和突破，那么民企的档案管理的模式一定能达到完善以及成熟。

作者：申红单位：山西省长治市郊区妇幼保健院